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契約書の管理・活用方法(電子化、検索、保管)

機密保持契約書、業務委託契約書、基本取引契約書、代理店契約書、賃貸契約書、リース契約書、売買契約書など、契約書に関する管理のポイントをご紹介。契約書の電子化や保管、検索・更新管理、最終的な廃棄の方法など、お客様のお困りごとを解決します。

契約書は「電子化」して、原本は安全な「外部倉庫に保存」しましょう

増え続ける契約書は電子化するのが便利です。原本書類はセキュリティ水準の高い倉庫で保管すれば社内の保管スペースを削減でき、データ化した契約書は文書管理システムで管理することで、検索や更新管理が簡単にできるようになります。

最終的に保管期限が過ぎて不要になった契約書は、手軽かつ安全に廃棄できる溶解処理がお勧めです。

契約書を管理する時に気をつけておきたいポイント

【電子化】手間のかかる電子化業務はアウトソースすればコスト削減、業務効率アップ

契約書は1枚の場合もありますが、冊子状で割り印が押印されているものが多く、スキャニングには手間がかかります。数が少なければ自社内で作業を行うこともできますが、多い場合は自社での作業ではなく、外部のスキャニングサービスの利用が効率的です。

契約書という重要な書類を外部に委託するのは不安という場合は、機器を持ち込んでもらい担当者立ち会いの下でスキャニング処理を行うサービスを利用しましょう。情報漏えいに対しても万全の体制を持ったこのようなサービスであれば、企業コンプライアンス上も安心です。

【検索、管理】文書管理システムで管理すれば、検索や更新管理、他書類との紐付けが簡単

契約書を電子化しても、使いやすく整理できなければ活用を進めることはできません。電子化した契約書を文書管理システムで管理することで、契約相手・種類・契約日・有効期限日・自動更新の有無などを検索、抽出できるようになります。

一つの契約書に覚え書きや図面などの関連文書がある場合は、それらを文書管理システムでひも付けして一元管理しておけば、関連文書を探す手間が省けます。有効期限の近い契約書をメールで通知させる機能を使えば更新作業も楽になります。

【保管】電子化した契約書の原本は安全な外部倉庫に保管

電子化した後は原本の紙文書を扱うことは少なくなりますが、廃棄するわけにはいきません。しかし大量の書類を社内で保管し続けることはセキュリティや、保管スペースの面などで問題になります。セキュリティや保管設備がしっかり整った専用の外部倉庫で保管することでこれらの問題は解消できます。

【廃棄】保管期限が過ぎて不要になった契約書は溶解処理で廃棄時間とコストを軽減

保管期限が過ぎた契約書の廃棄は溶解処理がお勧めです。シュレッダーで処理するときには分別が大変なバインダーやクリップ留めされた機密書類も、そのまま箱に詰めて送るだけの簡単作業で処理できます。箱は開梱せずそのまま溶解処理を行うので情報漏えいの防止にも最適です。大量の機密書類や重要書類を破棄する際も安心です。

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