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通関書類の管理・活用方法(電子化、検索、保管、廃棄)

通関書類、申告控え、許可証、INVOICE(商業送り状)、B/L(Bill of Lading:船荷証券)、Packing List (梱包明細書)、法令書類などに関する通関書類の文書管理のポイントをご紹介。通関書類の電子化や保管、検索・更新管理、最終的な廃棄の方法など、お客様のお困りごとを解決します。

通関書類は「電子化」してコピーをなくし、保管と検索の手間を省きましょう

通関業者や輸出入代行業者の共通の悩みの種となっているのが、保管されている資料の中から該当の書類を探し出す作業です。1案件あたり50枚にもなるといわれる通関書類は、電子化することで、検索作業がスピードアップします。

過去の通関書類も電子化されていれば、簡単に見つけ出すことができます。通関書類を電子化することで、「探す」という作業負荷と時間を軽減することができます。

通関書類を管理する時に気をつけておきたいポイント

【電子化】自社内のスキャンと外部のスキャニングサービスを併用

通関書類の電子化は、複合機のスキャン機能を使う、もしくは電子化作業を外部に委託する「スキャニングサービス」を利用するのがよいでしょう。「スキャニングサービス」なら、面倒なスキャン作業や作業を行うスタッフの手配が不要となり、本来の業務に注力することができます。

電子化する時には社内整理番号や申告番号をファイル名にしておきましょう。その後の検索や管理が楽になります。

【検索、管理】社内整理番号や申告番号から検索し、必要な書類を簡単に見つけ出す

電子化した通関書類を文書管理システムに登録すれば、目的の文書をすばやく探し出せて、各部署や拠点間での情報共有が可能になります。遠い拠点からも、社内整理番号や申告番号などから検索するだけで必要な書類を簡単に参照できるようになります。いちいち本社に保管されている書類をコピーし、FAXで送信といった面倒な手間を省くことができます。

また、通関書類は紙にコピーして保管するのではなく、データとして保管・共有しましょう。各部署、部門で最新の情報を共有できるうえ、コピーを最小限に抑えることができ、コピー費用の削減につながります。

【保管】保管の必要な通関書類は外部倉庫サービスの利用で、事務所スペースを有効活用

保管義務がある各種書類でも、現在は電子データによる保存が法的に認められているため(注)、通関書類はすべて電子化することが望まれます。最低限必要な書類は社内に保管するにしても、使用頻度が少ない書類に関しては、外部倉庫サービスを利用し、保管スペースを削減することをお勧めします。

  • (注)通関書類は、e-文書法適応により電子保管が可能な場合があります。

【廃棄】不要になった通関書類は溶解処理で廃棄時間とコストを軽減する

不要になった通関書類の廃棄は溶解処理がお勧めです。シュレッダーで処理するときには分別が大変なバインダやクリップ留めされた紙図面も、そのまま箱に詰めて送るだけの簡単作業で処理できます。箱は開梱せずにそのまま溶解処理を行うので情報漏えいの防止にも最適です。大量の通関書類を破棄する際も安心です。

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