紙文書のPDF化は利便性を高めて保管スペースも削減

取り扱いが面倒な紙文書も、PDFにすることで利便性が向上し、企業内の情報流通を円滑にしてくれます。保管スペースのムダも省いてくれるPDF化は、デジタル化への第一歩です。

PDFは電子の紙

PDFには、紙文書にはないメリットがあります。

紙文書の宿命である、経年変化がPDFにはありません。また、大判のサイズであっても、折りたたむ必要がありませんので、折り跡もつきません。このような物理的なデメリットから解放されるだけでなく、紙文書にはなかったメリットをPDF化することで得ることが可能になります。

PDFが持つ代表的なメリット

PDFを使うと、これまで紙を使っていた情報の伝達・管理がしやすくなります。さらにPDF化することで情報の伝達コストの削減、保管・管理のスペース削減、検索の効率化、情報交換に要する時間の節約など大きな経済効果が期待されます。PDF化することのメリットの中から、代表的なメリットを紹介します。

アプリケーションからの独立性

一般的にアプリケーションソフトで作成されたデータは、そのアプリケーションでしか見ることができません。しかし、PDFは、PDFリーダがあれば、どのアプリケーションで作られたのかに関係なく、ファイルを見ることができます。

環境からの独立性

コンピューターでやりとりされるデータは、作成した環境に依存します。文書データでいえば、文字がその代表的な要素です。電子データを別の環境で見るとき、作成された環境と同じフォントがないと表示したときの結果が変わることがあります。最悪の場合、文字が化けてしまい、内容を読むことができなくなります。しかしPDFであれば、フォントを埋め込むことで、閲覧する側に使われているフォントがなくても、文字化けすることなく読むことができます。

セキュリティ機能

PDFファイルにはセキュリティ設定が可能です。PDFが持つセキュリティ機能は、特定の受け手にしか見せないようにするための閲覧制限のほか、コピー・変更の制限、印刷の制限などが代表的なものです。さらにセキュリティの設定方法も、パスワード以外に、公開鍵証明書を利用する高度な方法も用意されていますので、情報漏えい対策としても効果的です。

改ざん防止

紙の文書では、経年変化、インクのシミ、紙の汚れ、書かれている筆跡などのような、物理的な変化を視覚で判断し、改ざんの有無を判断することになります。しかしPDFでは、電子署名を付加することでデータに改ざんがあるかどうかが簡単に検出できます。

紙文書をPDF化する方法

既存の紙文書をPDF化するためには、最初にスキャナーで紙文書を読み込みます。どのくらいの枚数をPDF化するのか、元の紙文書はどのような形態なのかにもよりますが、自社で処理する、外部の企業にアウトソースするという方法があります。

自社で紙文書をPDF化する

電子化する紙文書がそれほど大量ではない、サイズがほとんど同じであれば、複合機を利用して紙文書を読み込むことができます。複合機とOCRソフトを組み合わせることで、紙文書を電子化できます。

外部の企業にアウトソース

図面のように大判のもの、古くなってしまい、紙が破れやすくなっている、折り目が目立つなど、物理的な制限を持つ紙文書のスキャンには、外部のスキャニングサービスの利用が便利です。

スキャン後にOCR機能で形式を変換する

紙文書をスキャナーで読み込んだだけでは、画像データにしかなりません。この画像データから文字を取り出しPDF文書にするためには、OCR（光学文字認識）機能が必要になります。OCR機能を利用することで、スキャナーで読み込んだ画像データの中から文字情報だけを取り出し、コンピューターで扱いやすいデータに変換します。このことにより、データ化された文書の検索性や利便性を高めることが可能となります。

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