今回の電子帳簿保存法の改正では、電子データの保存要件などは緩和される一方、電子取引データは電子データでの保存が義務付けられるなど、大きな変更が加えられました。これまで電子データ保存を行っていた事業所でも、システムの見直しが必要となる場合もあります。
今回の改正を機に電子帳簿保存法対策をお考えのご担当者様は、ぜひ大塚商会にご相談ください。大塚商会では、改正後の電子帳簿保存法への対応を含め、豊富な経験と多種多様なソリューションを活用し、さまざまなご提案をしてまいります。
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企業が電子帳簿保存法に対応すべきこととは？ 2022年法改正のポイントを解説
1998年に行われた税制改正の一環として、一定の条件を満たしている帳簿や書類については、紙以外に電子データでの保存も認めるという保存制度が創設されました。それが、電子帳簿保存法です。
これまで、実務と法律の差異を縮めるために、何度も改正が行われてきました。そして2021年度の税制改正においては、抜本的な見直しが行われ、2022年1月1日に施行されました。
本記事では、電子帳簿保存法の概要と、今回の改正点や改正への対応法を説明します。
電子帳簿保存法とは？ 2022年改正で押さえるべきポイント
電子帳簿保存法とは、事業所が作成する国税に関連する帳簿や書類を、電子保存する際の規定を示す法律です。正式な名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言います。
ここでは、電子帳簿保存法の概要と、今回の改正で大きく変わったポイントをご説明します。
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法では、日々の取引を記録した帳簿や、貸借対照表や損益計算書、領収書、契約書などの書類、そして電子取引の書類について、一定の要件を満たせばその全部または一部を電子データで保存できると定めています。
具体的には、一定の要件を満たす会計ソフトなどで作成した電子帳簿や国税関係書類のスキャンデータ、電子取引データなどが対象となります。この法律が生まれる以前は、帳簿・請求書などは紙での保存がメインで、電子的に作成した国税関係帳簿を電子保存する場合、税務署長からの事前承認が必要でした。
また、データの改ざんを防止する観点から、電子帳簿保存法では「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められます。つまり、残された記録が改ざんされていないか確認できるもの（真実性の確保）、誰もが確認できるよう透明性が確保された状態であるか（可視性の確保）という観点が求められます。
データの保存方法は、電子データ保存とスキャナ保存に分かれており、それぞれ、詳細な保存要件が定められています。
なお、電子帳簿保存法の詳しい概要については「電子帳簿保存法とは？ 概要と電子化すべき書類を分かりやすく解説」の記事をご参照ください。
2022年1月施行改正電子帳簿保存法で何が変わったのか
今回の改正では、経理業務の電子化による生産性の向上や、記帳水準の向上を目的に、帳簿や書類の電子保存に際して必要な手続きなどについて、抜本的な見直しが行われました。ここでは主なポイントを解説します。
大きく変わったポイントは、以下の3点です。
1.規制緩和
・事前承認申請の廃止
これまでは、帳簿や書類などを電子データで保存するには、事前に税務署長の承認が必要でしたが、今回の改正によって事前承認は不要になりました。なお、電子取引についてはもともと事前承認が不要なため、今後は国税関連の会計書類は全て、税務署長への事前承認なしで保存ができるようになりました。
・システム要件の緩和
前述した「真実性の確保」「可視性の確保」の原則により、以前は電子データの保存には詳細な要件が定められていました。しかし、改正後は正式な簿記の原則（一般的には複式簿記）で記録されており、最低限の要件を満たしていれば電子保存が可能になりました。
・タイムスタンプ要件、検索要件の緩和
スキャナ保存の場合、受領者の自署と3営業日以内のタイムスタンプ付与が要件となっていた要件の内容が緩和されました。タイムスタンプの付与は最長「約2カ月とおおむね７営業日以内」に期間が延長されたほか、受領者の自署も不要です。また、電子データに訂正または削除を行った場合、それらの事実や内容を確認できるときは、タイムスタンプの付与に代えることができるようになりました。
検索案件の記録項目についても、取引年月日その他の日付、取引金額および取引先に限定されました。さらに、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合は、範囲指定および項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要となりました。
・適正事務処理要件の廃止
電子帳簿保存に関して不備や不正が起こらないよう、関係業務を2人以上で行うことで相互にけん制することや、処理内容の定期的な検査、万が一不備があった場合の再発防止などを行う義務が廃止されました。
2.電子取引の電子データ保存の義務化
電子取引のデータに関して、これまでは紙に出力して保存し、国税関係の公式書類として使用できましたが、今後は電子データでの保存が義務となり、紙での保存は無効となります。ただし、2023年12月31日までは保存義務の猶予期間が設けられ、さらに2024年1月1日以降も条件を満たす場合は猶予されることとなりました。
3.罰則強化
帳簿や書類の電子データ保存について事前申請の義務がなくなった一方で、適正な保存を担保するために、スキャナ保存や電子取引データ保存で不備や不正があった場合の罰則が強化されました。具体的には、重加算税が10％加重されます。
なお、電子帳簿保存法改正の詳しいポイントや対応方法については「電子帳簿保存法改正のポイントと具体的な対応方法【2023年最新】」の記事をご参照ください。
電子帳簿保存法に対応する具体的な方法は？
2022年1月改正後の電子帳簿保存法では、要件の緩和が行われる一方、国税関係帳簿や書類に必要な「真実性の確保」「可視性の確保」を、デジタル技術によっていかに確実に、効率的に実現するかが求められています。では、事業所では、具体的にどのような対策を図れば良いのでしょうか。
とりわけ電子取引については、紙での保存は無効とされ、電子データでの保存が義務となったため、まだ対応していない事業所は早急な対応が必要です。
電子取引の電子データ保存の義務化に向けて
今回の改正への対応でポイントとなるのは、「電子取引」です。そもそも電子取引とはどのような取引のことなのでしょうか。国税庁は具体例として以下のような項目を挙げています。
- 電子メールで請求書や領収書などのデータ（PDFファイルなど）を受領する場合
- インターネットのホームページからダウンロードしたデータ（PDFファイルなど）やホームページ上に表示されたデータのスクリーンショットを、請求書や領収書のデータとして利用する場合
- 電子請求書や電子領収書などの授受に係るクラウドサービスを利用
- クレジットカードの利用明細や交通系ICカードによる支払、スマートフォンアプリによる決済などのデータを活用したクラウドサービスを利用
- EDIシステムを利用
- ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
- 請求書や領収書などのデータをDVDなどの記憶媒体を介して受領する場合
これらはすべて電子取引として認められるため、取引データ（取引年月日、取引先、取引金額など）を電子データで保存しなければなりません。
そのため、事業所の対応としては、まずは自社がどのような電子取引を行っているか、すべての電子取引を確認する必要があります。
電子取引のデータ保存要件
事業所内で行われている電子取引をすべて確認したら、電子取引データ保存への対応を行います。保存には「真実性の確保」と「可視性の確保」といった要件を満たす必要があります。
真実性の確保
真実性を確保するためには、以下のいずれかの対応が求められます。
- タイムスタンプを付与した後に取引情報の受け渡しを行うこと。
- 取引情報の授受後は、速やかにタイムスタンプを付与し、保存担当者や監督者に関する情報を確認できるようにしておくこと。また、業務に時間がかかる場合には、通常その業務にかかる期間を経過したら、速やかに行うこと。
- 記録内容の訂正や削除を行った場合、その事実や内容を確認できるシステム、または訂正や削除を行うことができないシステムを使用すること。
- 正当な理由がない訂正や削除の防止に関する事務処理規定を設け、規定に沿った運用をすること。
可視性の確保
可視化の確保では、以下の全てに対応することが求められます。
- 保存しているデータをいつでも速やかに見られるように、パソコンなどの電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンターなどの出力機器を、操作説明書と共に整然とした形で備え付け、いつでも出力できるようにしておくこと。
- 電子計算機処理システムの概要書などを備え付けておくこと。
- 検索機能を確保すること。（機能の内容は帳簿の検索要件に準ずる）
電子帳簿保存法の対応に必要となるシステムは？
電子帳簿保存法で規定された保存の区分には、「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子データ保存」の三つがあります。この機会に国税関係の帳簿や書類の保存を電子化しようと考えている事業所は、具体的に何をすれば良いのでしょうか。
電子取引に関する文書のみ電子データ保存したいのか、国税関係帳簿や書類も電子データ保存するのか、さらには保存の区分によってもそれぞれ要件が異なります。そのため、電子化する書類に応じたシステム選びが重要です。
使用するシステムに応じて電子帳簿の保存要件は「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」に分かれます。「優良な電子帳簿」とは、青色申告など一定の国税関係帳簿について要件を満たしている帳簿のことです。優良な電子帳簿には、申告漏れに課される過少申告加算税が5％軽減される措置が、今回の法改正によって整備されました。軽減措置などを受けたい場合は、優良な電子帳簿に対応したシステムを選ぶと良いでしょう。
なお、令和5年度税制改正大綱により、過少申告加算税の軽減措置の適用を受ける場合に、優良な電子帳簿として作成しなければならない帳簿の範囲が見直されました（申告所得税・法人税に限る）。令和6年1月1日以後に法定申告期限等が到来する国税について適用されます。
現在、さまざまなシステムが開発されています。例えば、会計システムや会計ソフト、電子データを保存するストレージ、タイムスタンプ専用端末、文書管理システム、電子帳簿保存法に対応したスキャナーソフト、スキャンを行う複合機などがあります。
自社で実現したいことによって、導入するシステムも変わってきます。システムを導入する前に、現在事業所にあるシステムや機器でできることを確認し、コスト面なども含めてよく検討するようにしましょう。
迷ったときは、国税庁が「優良な電子帳簿」とする要件に対応したシステムを選ぶと良いでしょう。「優良な電子帳簿」に対応していないシステムも存在するため、システム選びの選択肢の一つとして参考にしてください。
電子帳簿保存法に慌てず対応するコツ
今回の改正では、検索要件やタイムスタンプ、電子取引の保存要件など、事業所内のシステムや業務プロセスの見直しを伴うような大きな改正が行われました。そのため、IT基盤の構築を検討したいけれど、何から準備したら良いのか分からない方もいるかもしれません。
そういった不安の声に対応するため、電子取引の電子データでの保存義務については、2023年12月31日までの猶予期間が設けられ、さらに、2024年1月1日以降も条件を満たす場合は保存義務が猶予されることになりました。しかし、電子化の流れは今後も進んでいくでしょう。先延ばしにするよりも、必要なシステムやソフトウェアの導入を検討し始めることをおすすめします。
新しいシステムやソフトウェアなどを導入する場合、法律に準拠したものを選ぶことが最も重要です。公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）では、市販のソフトウェアなどが法的要件に適合しているかどうかの認証を行っています。国税庁でも、JIIMA認証情報リストを公開し、認証を受けたソフトの利用を推奨しています。
迷った際は、多くの事業所へのシステム導入を手掛けているプロフェッショナルに相談するという方法があります。業務や法律、コスト面などさまざまな観点から最適な方法を提案してもらえるでしょう。法規に関しては、税理士や会計士などの専門家に相談するのも一案です。
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