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2022年1月、改正電子帳簿保存法が施行されました。法改正に伴い、国税関係の帳簿・書類のデータ保存が抜本的に見直され、業務の電子化がより一層加速することが見込まれています。
一方で、効率向上や規制緩和が大幅に進む反面、電子取引情報の保存義務化など、規制が強化される点もあります。特に本改正で盛り込まれた「電子取引データの紙保存禁止」は大きな変更点で、対応に追われる事業者も少なくありません。2024年以降も猶予期間が続くものの、対策は必要だといえるでしょう。しかし、具体的に何をすべきか、分からない方も多いはずです。
この記事では、電子帳簿保存法の概要や改正後のポイント、事業者が知っておきたい具体的な対応をご紹介します。
電子帳簿保存法とは、帳簿や請求書などの処理にかかる負担を軽減するため、国税関係の書類について一定の条件の下、電子データ（電磁的記録）などでの保存を認める法律です。
2022年の法改正のみならず、2023年10月に消費税インボイス制度が開始することもあり、企業の経理担当者や個人事業経営者などからの関心が高まっています。
電子帳簿保存法の概要やこれまでの経緯について、さらに詳しく確認してみましょう。
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類における電磁的記録（電子データ）の保存について定めた法律です。
具体的には、一定の要件を満たす会計ソフトなどで作成した電子帳簿や国税関係書類のスキャンデータ、電子取引データなどが対象となります。この法律が生まれる以前は、帳簿・請求書などは紙保存がメインでした。また、電子的に作成した国税関係帳簿を電子保存する場合、これまでは税務署長からの事前承認が必要でした。
しかし、昨今におけるデジタル化の浸透・経理業務の生産性向上などの理由から、当制度は現在から20年以上前、1998年に税制改正の一環として創設されました。
当時さまざまな分野でIT活用が進む中、税務・会計分野においても、納税者の負担軽減などの観点からIT活用の要望が高まったことがきっかけです。しかし、コンピューターで作成した文書のみを対象としていたこともあり、浸透は進みませんでした。
それが2005年のe-文書法の施行や2015、2016年の税制改正などを経て、徐々に要件が緩和されていったことで電子保存の下地が整ったのです。
電子帳簿保存法の対象となる国税関係の帳簿や書類としては、以下が挙げられます。
帳簿や書類の種類によって、保存方法が異なります。
一貫して電子作成している仕訳帳、総勘定元帳、そのほかの帳簿など（電子データ保存）
貸借対照表、損益計算書、試算表、棚卸表などの決算関係書類（電子データ保存）
自社発行および取引先などから受領した見積書、契約書、請求書、領収書など（電子データ保存、スキャナ保存）
クラウド取引やインターネット取引などによる請求書、利用明細書など（電子データ保存）
データの改ざんを防止する観点から、電子帳簿保存法においては「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められます。つまり、残された記録が改ざんされていないか確認できるものであるか（真実性の確保）、誰もが確認できるよう透明性が確保された状態であるか（可視性の確保）、という観点を持つことが必要です。
これらの要件を達成するための具体的な取り組みとしては、タイムスタンプの付与や情報履歴の確保、取引年月日や金額、勘定科目といった主要記録項目を検索できるようにすることなどが挙げられます。
データの保存方法は、電子データ保存とスキャナ保存に分かれており、それぞれ、詳細な保存要件が定められています。
スキャナ保存の対象文書など、要件やメリットについては「電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは？対象となる文書や保存の要件を解説」の記事をご参照ください。
では、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法による変更点を確認してみましょう。
改正以前は電子データ保存やスキャナ保存を行う場合は、原則3カ月前までに税務署長などへ申請し、承認を受ける必要がありました。しかし、改正後は事前承認制度そのものが廃止されています。
改正で規制が緩和されたことにより、改ざんや不正が発覚した際の処罰が厳罰化されました。
改正以前は、誰でも見られる「可視性の確保」や、書類における「真実性の確保」といった要件を満たすため、信用性の高いシステムを利用する必要がありました。しかし、改正後は最低限の要件を満たしたシステムであれば、利用が認められるようになったのです。また、以前と同様の詳細な基準を満たしているものは「優良な電子帳簿」として認められ、過少申告加算税について5%の軽減措置が設定されています。
電子取引に関係する書類は紙での保存ができなくなりますが、2023年12月末までは「電子データをプリントアウトしての保存も可とする」猶予期間（事前申請不要）が設けられています。さらに、令和5年度税制改正の大綱により、2024年以降も紙に出力しての保存が認められるようになりました。ただし、税務調査などの際に、電子取引データのダウンロードの求めにも応じられるようにしておかなくてはなりません。
タイムスタンプの付与期間が3日以内から2カ月＋7営業日以内に延長されました。また、電子データの受け取り側は自署が不要になり、以前よりも電子化に対応しやすくなっています。
スキャナ保存の原本保存が不要となりました。管理する書類が少なくなるため、事務処理にかかる負担を大幅に削減することが可能です。
改正電子帳簿保存法の詳しい変更点については「電子帳簿保存法改正のポイントと具体的な対応方法【2023年最新】」の記事をご参照ください。
電子帳簿保存法に対応することで得られるメリットは幾つかありますが、大きく三つの要素に大別できます。
まず一つ目のメリットは、業務効率が向上する点です。
先に触れたように、紙書類の電子データ化においては検索機能の確保などが要件として設定されています。当要件を満たすためにはシステムの導入などが求められますが、日付などを軸にして書類を簡単に見つけられるようになります。税務調査の準備に向けた書類整理の工数も削減されるでしょう。
このように、目的の情報を探したり整理したりする作業が減り、リスクチェックや問題点の確認・対策といったコア業務に充てる時間が多く持てるようになります。
続いて挙げられるのが、紛失リスクやミスの低減です。
従来の紙保存では、領収書の紛失リスクは避けられないものでした。しかし、電子データの保存ではこうした紛失リスクはありません。定期的にデータをバックアップすれば、トラブルをさらに回避できるでしょう。
三つ目は、保存スペースの削減などコスト面のメリットです。
ペーパーレス化によって保管スペースが削減されることはもちろん、紙・印刷・保存用ファイルやその他備品などの費用がかからなくなります。また、これら資源の削減に伴い、環境負荷を減らせることも電子化ならではの恩恵です。
データで受け取った書類、つまり電子取引の情報を紙に出力して保存することは原則認められていないため、対応が必要です。
ここからは電子帳簿保存法に対応する方法をご紹介します。
表計算ソフトなどを利用して検索簿を作成したり、規則的にファイル名を命名して情報を集約したりして、検索要件を満たすことが可能です。また、電子取引対応のソフトウェアを使って対応する方法もあります。
帳簿を含めた国税関係帳簿書類全般に対応する場合は、JIIMA認証されたソフトウェアやサービスを選定する必要があります。JIIMA認証のあるソフトウェアやサービスは、電子帳簿保存法の各種要件を満たしたものとされています。そのため、電子帳簿保存法およびそのほかの税法が要求している要件を個々にチェックすることなく、安心して導入することができます。
国税関係の書類以外にも、社内の重要書類や稟議（りんぎ）書、カタログなどを電子化するには、さまざまな書類に対応するソフトウェアやサービスを選定する必要があります。
なお、これら電子帳簿保存法の取り組みを進める中で困った際には、国税庁の相談窓口や国税庁が提供する「電子帳簿保存法一問一答（Q&A）」などを参考にしてみましょう。
また、会計士や税理士などへ相談するのも効果的な方法です。
そのほか、会計ソフトなどの導入支援を行っている企業に相談して、システム化のサポートを受けることも可能です。
直近の法改正によって大幅な規制緩和が行われたものの、電子化を進めるためには法改正のポイントをしっかり理解し、社内の体制を整えていく必要があります。
大塚商会では、複合機やコピー機、プリンターのレンタル、リースのほか、電子帳簿保存法に対応した以下のサービスやソリューションをご提供しています。改正後の電子帳簿保存法への対応にお悩みの方は、ぜひ大塚商会のソリューションをご活用ください。
契約書をはじめとした法定保存文書をすべて電子化し、スキャナ保存文書と電子取引データを総合的に管理できるソリューションです。電子帳簿保存法に対応しています。
安価なサービスですが、タイムスタンプは押し放題で、一括検証も行えます。
Quickスキャン V6は複合機・コピー機と連携したアプリケーションサービスで、書類を簡単に電子データ化できます。ファイル名の変更作業や電子化文書の仕分け・移動といった管理作業を効率向上できます。
受信したファクスをデータファイルに自動変換する「ファクス受信連携機能」、パソコンと連携させ複合機のパネル上からファイルの指定、印刷ができる「プルプリント機能」など、ほかにも便利な機能が多数搭載されています。
さらに、ICカード認証による情報漏えい対策が充実している点も、大きなポイントです。専用の保存先ボタンのみ表示させることができるため、機密性の高い文書の保存先ミスを防止できます。
また、スキャンした書類にタイムスタンプを付与し、保存やメール送信ができる「タイムスタンプオプション」もあります。
電子帳簿保存法に対応し、JIIMA認証を受けている文書管理システムです。
複合機との連携で紙文書を電子化でき、取引先からの請求書や領収書のスキャナ保存、電子取引データの保管などがスムーズに行えます。保存したデータは、属性検索や全文検索など強力な検索機能を使って、すぐに探せるほか、フォルダや文書単位ごとのアクセス権限設定などセキュリティ対策も万全です。
タイムスタンプオプションを利用することで、タイムスタンプの付与や一括検証なども低コストで行えます。
電子帳簿保存法は、経理コストの軽減を目的とした電子データ保存を認める制度です。
書類のデータ化は多くのメリットが得られる一方で細かな規定もあり、区分を確認しながら綿密に作業を行わなければなりません。そのため、社内で取り扱う書類がどのようなもので、要件を満たすためにはどのような仕組みづくりが必要なのか、あらためて見直すことが大切です。今回取り上げたサービスやシステムなどを導入し、無理のない業務プロセスを構築してみましょう。
電子帳簿保存法に対応したサービス導入を検討しているご担当者様は、大塚商会までお気軽にお問い合わせください。紙文書の電子化や、文書管理のソリューションで、お客様のお悩みを解決します。
大塚商会から提案したソリューション・製品を導入いただき、業務上の課題を解決されたさまざまな業種のお客様の事例をご紹介します。
サービス業101～1,000名
社会福祉法人 孝慈会 特別養護老人ホーム 古千谷苑
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地崎道路株式会社
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