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電子取引の紙保存が廃止に！ 企業が取るべき対策を解説
2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、これまで印刷して書面で保存することも認められていた電子取引情報が、電子データのまま保存する以外認められなくなりました。猶予期間は設けられているものの、これまで該当書類を紙で保存していた企業は、運用方法を変更しなければいけません。
この記事では、電子帳簿保存法の改正で、電子取引の紙保存が廃止になった背景や、改正にあたっての具体的な対策を解説します。
2022年1月の電子帳簿保存法改正で電子取引の電子データ保存が必須に
電子帳簿保存法とは、税金に関する帳簿や書類に対して、電子データでの保存を認める法律です。電子帳簿保存法が施行された当初は保存要件が非常に厳しいものでした。企業も電子データを保存するノウハウが少なかったことから、電子データの保存を行う企業は一部だった背景があります。
しかし、幾度かの法改正を経て保存要件が緩和されたことにより、国税関係の帳簿や書類の電子化に取り組む企業が増えてきました。今回の法改正では、さらに大幅な要件の見直しが行われており、低いコストで電子化に取り組める条件がそろってきたといえるでしょう。
では、どのような点が変更されたのか、改正のポイントを紹介します。
電子帳簿保存法、改正のポイントは？
主な変更点は、多くの企業がデジタル化へ向けて舵（かじ）を取れるようになるためのものです。主に以下の内容が変更点として挙げられます。
- 事前承認制度の廃止
- 適正事務処理要件の廃止
- システム要件と検索要件の緩和
- 電子取引における電子データ保存の義務化
- タイムスタンプ要件の緩和
なかでも、これからの企業運営に大きくかかわる変更点は「電子取引における電子データ保存の義務化」でしょう。
そもそも電子取引とは？
電子取引とは、電子データを用いてやり取りを行う取引を指します。国税庁で紹介している電子取引の事例のうち、主に見られるケースを以下に紹介します。
- 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
- Webページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を利用、またはホームページ上に表示される請求書や領収書等の画面印刷（いわゆるハードコピー）を利用
- 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
- ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」の問2「電子取引とは、どのようなものをいいますか。」より（国税庁のページが開きます）
電子取引の書類は電子データ保存が義務だが猶予措置あり
電子帳簿保存法が改正された2022年1月まで、電子取引書類の保存方法は、以下の2つが認められていました。
紙保存
電子取引で請求書などの電子データを受領した際に、紙に印刷して保管する保存方法です。
電子保存
電子データで送付または受領した、請求書や契約書を電子データのまま保存する方法です。電子保存を行う際は、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。
今回の法改正で、電子取引データの保存は電子データで行うことが義務化されました。対象となるのは全ての事業者です。
ただし、国税庁は、電子保存への対応が追い付いていない企業の存在を考慮し、2023年12月31日までは、電子データを紙保存できる猶予期間を設けました。さらに、令和5年度税制改正大綱により、2024年1月1日以降も条件を満たす場合は新たな猶予措置が適用されることとなりました。猶予措置がいつまで継続されるかは未定です。
条件のうち「保存要件に従って保存することができない相当の理由がある」というものがあり、この「相当の理由」については今のところ発表されていません。また「取引データの電子情報をダウンロードできるようにしておく」という条件もあります。つまり、データの保存自体は必要となります。準備を先延ばしにせず、電子取引のデータ保存の準備を進めておくのが賢明でしょう。
紙保存廃止、電子取引を行うために企業が取るべき対応とは
紙での出力保存が認められなくなった場合、電子取引を継続して行ううえで企業にはどのような対応が求められるのでしょうか。
まずは自社の取引を把握
自社の取引で用いられている書類には何があるのか、また、その書類がどのような手段で交付・授受されているのかを確認しておきましょう。
該当する書類は、請求書・納品書など他企業との取引で用いられる書類だけではありません。例えば、従業員が個別に立て替えたクレジットカードなどによる利用明細などもこれに含まれます。そのため、どのような電子取引のパターンがあるのかを包括的に把握することは非常に重要です。
そのうえで、現在用いられている授受の方法やその書類やデータをどこにどのような方法で保存しているのか確認しましょう。また、月単位や年単位でどの程度の取引があるのか、といった内容をリストアップすることも重要です。
電子取引の保存要件を確認
電子帳簿保存法で定められている電子取引の保存要件を見直しましょう。電子データを保存する際には、「真実性の確保」と「可視性の確保」を担保しなければなりません。
「真実性の確保」のためには、以下四つの選択肢のうちいずれかを行う必要があります。
- タイムスタンプを付与した後に、授受を行う
- 取引情報の受領後、速やかにタイムスタンプの付与を行う
- 記録事項を訂正・削除できないシステム上で取引情報の授受および保存を行う
- 電子取引情報の正当な理由のない訂正削除の防止のための事務処理規程を作成・運用を行う
「可視性の確保」のためには以下三つの要件を満たす必要があります。
- 検索機能の確保
- 関係書類の備え付け
- 見読可能装置の備え付け
このうち、2022年の改正において変更が加えられたのは「タイムスタンプの付与」と「検索機能の確保」の2点です。
これまでタイムスタンプの付与は、「遅延なく」行う必要がありました。今回の改正で、付与の期限は2カ月プラス7営業日以内へと緩和されたのです。
ただし、タイムスタンプを導入する際には「データを受領後速やかに（またはその業務の処理にかかわる期間が経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すこと」と変更が加えられています。データの真実性を高めるために効率的な経理処理が求められるでしょう。
また、「検索機能の確保」については2022年の改正でも条件が緩和されましたが、令和5年度税制改正大綱で一層の緩和策が講じられることになりました。
2024年1月1日以降にやり取りする電子取引データについては、「前々年度の売上高が5,000万円以下」もしくは「データの印刷物を取引年月日・取引先ごとに整理された状態で提示・提出できるようにしている」対象者については、税務調査の際に電子データのダウンロードが可能であれば、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の検索機能要件の全てが不要です。
電子取引の取引情報を紙で出力して保存している場合はすぐに対応を
継続的に電子データによる取引を行う場合は、電子取引の保存要件に従って運用を行わなければいけません。紙で出力して保存を行っている場合は対応を急ぎましょう。
また、保存要件を満たすには、検索機能の確保も必要です。多くの電子文書を取り扱う法人の場合は、電子書類の管理機能を備えた有償のシステムの導入を推奨します。有償のツールのなかには、書類のアップロードにより簡単にタイムスタンプが付与される機能など、電子取引に適した機能が備わっています。
電子取引の紙保存廃止の対象は？ケース別紙保存措置廃止への対策
電子帳簿保存法では、保存対象によって保存方法を「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つに大別しています。そのうち、今回紙への出力保存が廃止となるのは「電子取引」にあたる書類に限られます。では、具体的にどのようなシチュエーションにおいて該当するのか見ていきましょう。
取引先に電子データで送信した書類
電子データで送信したデータの保存方法は、紙保存と電磁的記録の2つがあります。例えば、確認のために電子データで送信はするけれど、紙の書類も郵送している場合で、紙を正本としていれば紙保存は可能です。しかし、紙の書類を郵送せずに相手先へ電子で送っただけでは、電子取引に該当するため紙での保存は認められず、電子取引の保存要件のもと、データを保存することが求められます。
取引先から電子データで受領した書類
取引先から電子データで受領した書類は、電子データのまま保存しなければいけません。取引先とやり取りする請求書・領収書・見積書などが該当します。これらの書類を保存する際は、電子取引の保存要件を満たさなければいけません。
FAXで書面を送った、受け取った場合
FAXの場合は、紙保存できる場合と電磁的記録のみが認められている場合があるため、注意が必要です。
書面をベースに送信または受信している場合は、電子取引には含まれません。そのため紙保存が認められています。
一方で、インターネットFAXなどペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用するケースは、電子取引に該当するため電子データでの保存が必要となります。
電子帳簿保存法違反となった場合の罰則は？
改正された電子帳簿保存法では、保存要件などさまざまな要件が緩和された反面、保存規定違反などがあった場合の罰則規定が強化されています。
青色申告の承認の取り消し
帳簿書類を提示しない、要件に従っていない場合、青色申告の承認を取り消される可能性があります。
国税庁は「今後の改善可能性等を総合勘案の上、真に青色申告書を提出するにふさわしいと認められるかどうかを検討し、判断する」と補足しており、要件に従っていない場合でも、取引内容の事実関係が認められれば、直ちに青色申告が取り消されるわけではありません。
追徴課税
電子データの改ざん、隠ぺいなどがあった場合は、重加算税の対象になり、さらにペナルティーとして10％が加重されるため注意しましょう。
会社法による過料
電磁的記録を実施する際には、電子帳簿保存法以外に「会社法」も守らなければいけません。保存要件の違反などがあった場合には、100万円以下の罰金が科せられる場合があるため注意が必要です。
電子帳簿保存法の要件に対応するシステムを選ぶポイント
電子データを適切に運用・管理するためには、どのようなシステムを導入すれば良いのでしょうか。
電磁的記録に対応した新たなシステムを導入する場合は電子取引の要件を満たすシステムを選ばなければなりません。どのような書類を電子化するのかによっても必要な機能が変わります。まずは、要件を整理しましょう。
書類の管理のしやすさも選定のポイントでしょう。管理する書類が多岐にわたる企業であれば、検索のしやすさや閲覧のしやすさも確認しておくことを推奨します。
また、タイムスタンプを簡単に付与できるか、データの自動読み取りができるか、紙の書類を効率的に電子化できるかなど、管理業務の効率アップにつながるシステムを選びましょう。
ソフトウェアやシステムを導入する際は、法律に準拠した製品であるかどうかも重要なポイントです。
市販のソフトウェアが法的要件に適合しているかどうかの認証を「JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）」が行っており、国税庁では電子帳簿保存法に対応したJIIMA認証のソフトウェアやサービスのリストを公開しています。
紙保存廃止による法要件を満たすシステムやソフトウェアなどのご相談は大塚商会まで
大塚商会では、今回の改正による電子帳簿保存法に対応した製品をご提供しています。
eValue V 2nd Edition ドキュメント管理
書類の安全な管理と有効活用を実現する統合パッケージです。電子取引データの要件に見合った保存形式だけでなく、スキャナ保存や高度な検索機能を有し、アクセス権限設定などのセキュリティ対策も充実しています。「タイムスタンプオプション」を利用することで、スキャナ保存をした文書や電子取引データのタイムスタンプを付与、さらに一括検証を素早く実行できます。JIIMAの認証を受けたソフトウェアです。
paperlogic電子書庫（ペーパーロジック）
タイムスタンプ付与が可能で、電子取引だけでなくスキャナ保存にも対応した文書管理システムです。シンプルな機能と分かりやすい操作性で簡単に電子帳簿保存法に対応した保管が可能です。
Ats-Press30
書類ファイルに簡単にタイムスタンプを付与するための「タイムスタンプ処理自動監視ツール」です。特定のフォルダーに書類ファイルを配置すると、自動的にタイムスタンプが付与されます。パソコンやサーバーにインストールでき、EXCELやPDF、音声ファイルなどさまざまなファイル形式に対応しています。
このほかにも、大塚商会では多様なソリューションとノウハウで企業のみなさまの課題解決に向けてサポートしています。電子帳簿保存法の対応でお困りの方は、ぜひ大塚商会までご相談ください。
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