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ペーパーレス化の方法とは? その効果と導入のポイント

電子書籍や電子ノートなど、取り扱う情報があらかじめ電子化され紙が介在しない「ペーパーレス化」の動きが進んでいます。同様に、既存の紙書類や資料をデジタル化して保存する企業も増加しています。では、ペーパーレス化がもたらす効果とはどのようなものなのでしょうか。この記事では、書類資料のデータ化を検討している方に向けて、ペーパーレス化の現状・課題から導入によるメリット・デメリット、導入方法などのお役立ち情報までご紹介します。

ペーパーレス化とは? 現状と課題

ペーパーレスとは、資料を活用しやすいように電子化して保存、保管を行うことです。紙をなくすのが目的ではなく、オフィス内の文書や書類資料、請求書、掲示物などを電子化することにより、業務効率の改善を図ることが主な目的です。

昨今は新型コロナウイルス感染症対策としてテレワークの実施率が上昇し、文書のデジタル化が進んでいるものの、ペーパーレス化にはさまざまな課題があるのが現状です。ペーパーレスで働くための設備の不足や自宅とオフィスの機材格差、社内のルール整備などができていないなどの理由から、紙での資料や書類を取り扱うためだけに出社する必要が発生しています。ペーパーレス化を企業に根付かせるためには、これらの課題への対策が必要です。

ペーパーレス化とは? メリット・デメリットと導入時の推進ポイント

ペーパーレス化のメリット・デメリットと導入による効果

では、書類資料の電子化にはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。ここでは企業の成功事例などもあわせてご紹介します。

ペーパーレス化のメリット・デメリット

企業でペーパーレス化を進めると、以下のようなメリットがあります。

業務効率向上

デジタル化を行うことで、資料や情報を即座に見つけられます。保存環境を整えることで、パソコンやスマートフォン、タブレットなどさまざまな機器からアクセスが可能です。さらに、情報共有の際も、書類をプリントアウトする必要がなくなります。

コスト削減

用紙代や印紙代、インク代、印刷機器のメンテナンス費用、資料の郵送費用、廃棄費用など、紙に関連するコストを大幅に削減可能です。また、印刷やコピー、郵送などの手間も省略できるため、時間的・人的コストの削減も期待できます。

電子契約の導入でコストを削減!電子契約で印紙が不要な理由とは

オフィスの有効活用

書類資料の保管が不要となるため、その分のオフィススペースを有効活用できます。また、キャビネットやバインダーなど、資料を保管する際に必要な備品も不要になるため、コスト削減にもつながります。

セキュリティ強化

デジタル化した資料は、パスワードやアクセス権限を設定できます。社内でパスワードの管理を徹底することで、紛失・情報漏えいのリスクを低減できるでしょう。さらに、紙の資料では起こり得る物質的な紙の劣化も防止できます。

書類資料の電子化によって多くのメリットが得られます。一方で、以下のようなデメリットが発生することもあります。

資料の全体像が見づらい

ディスプレイの画面サイズによっては、一度に表示できる情報量に限りがあります。複数枚や大きいサイズの資料を閲覧するには工夫が必要です。

導入コストがかかる

書類をデジタル化するためには、スキャナーなどのハードウェアに加え、用途に応じたツールが求められます。また、閲覧するためのパソコンやタブレット端末の準備や、セキュリティ対策のためのソフトウェア導入、ネット環境の整備なども必要になります。

システム障害の影響を受ける可能性がある

クラウド上に資料を保存する際、ネット環境やクラウドサーバーに障害が生じると資料にアクセスできなくなるリスクがあります。サーバーや端末が故障すると、データを失ってしまう危険性もあります。そのため、システム障害が発生した際の対応やバックアップを取るなどの対策を講じておくことが重要です。

ペーパーレスのメリット・デメリットをチェック! 成功に導く導入のポイントとは

ペーパーレス化による業務効率向上の効果と事例

大塚商会は企業のペーパーレス化を推進するさまざまなサービスをご提供しています。ここでは、デジタル化によって業務効率が向上した事例を3点ご紹介します。

ビジネス文書の電子化による業務効率の向上

A社はFAXによる注文が1日に1,500~2,000件あり、その受注処理に時間と労力を費やしていました。そこで、ビジネス文書を電子的に交換するEDI化を実施し、大塚商会が提供している「SMILE V 販売」に受注データを取り込んで、作業効率の向上を図りました。その結果、1日当たり1.5人分の入力工数が削減でき、出荷指示スピードもアップしました。

導入事例:膨大なFAX注文書を電子化し業務効率アップ

書類の管理・セキュリティの強化、コピー代の削減

B社は数多くの契約者からの問い合わせ対応のため、書庫に保管されている膨大な数の書類の中から、該当書類を探し出す必要がありました。そこで複合機を最新の機種に置き替え、大塚商会が提供する紙書類を電子化する「Quickスキャン V4」と、ドキュメントファイリングソフト「楽2ライブラリ」の連携を行いました。

その結果、問い合わせ業務対応の効率が向上し、セキュリティ対策により顧客情報を安全に管理できる体制が整いました。さらに、最新の複合機の導入によって、コピー機のコスト削減も実現しました。

導入事例:数万件に及ぶ紙の契約書類を複合機アプリケーションで電子化。

1人当たりの勤務時間を短縮、紙出力を抑え環境対策にも貢献

自社配送サービスを手掛けるC社では、毎朝ドライバーがFAX注文書を手作業で仕分けていました。FAX自動仕分けを行うために、ドキュメント配信システム「Ridoc GlobalScan Version2」とFAX文書処理ソフト「Ridoc Smart Director」の導入を決定しました。
その結果、ドライバー1人当たりの勤務時間を月20時間短縮できただけでなく、紙出力を50%削減できました。また、顧客からの問い合わせにも迅速に対応できるようになりました。

これらの事例だけでも、書類資料のデジタル化によりコスト削減や業務効率を向上できることに加え、部分的にではありますが「働き方改革」や「SDGs」(地球環境保護の取り組み)を促進する効果があることが分かります。また、リモートワークやテレワークを導入する企業が増加傾向にある中、デジタル化した資料を用いたオンライン商談であれば、対面や場所にとらわれることなく業務の遂行が可能です。

導入事例:業務用食品商社が受信FAXのペーパーレスソリューションで業務を大幅に効率化。問い合わせへの迅速な対応にも貢献

社内でペーパーレス化を推進する方法とステップ

ペーパーレス化を推進し、書類を電子化するためには、業務効率向上やコスト削減など電子化の意義や目的を明確化させましょう。デジタル化の必要性を経営幹部や役職者にプレゼンテーションし、続いて従業員にデジタル化の目的やメリットを丁寧に周知します。デジタル化の必要性を企業全体で認識・理解することが重要で、段階的に進めていくことがポイントです。

実際に導入する際は、紙媒体で利用している書類やデジタル化不可能な書類を、部署やプロジェクトごとに分類することから始めましょう。業務ごとや部署単位で徐々に導入することが望ましく、部署によってはFAXの電子化が特に大きな成果を上げることもあるかもしれません。また、普段から使い慣れているスマートフォンやタブレット端末などから導入すると抵抗感を抑えて推進することができます。

オンラインストレージや文書管理システム、オンライン会議システム、ペーパーレスFAXなどのツールや、導入支援・代行サービスを利用すると、よりスムーズに導入でき成功しやすいでしょう。

電子契約でコスト削減!電子契約のメリットとデメリットとは?

ペーパーレス化をする方法とサービス&サポート

ここでは、書類資料のデジタル化を円滑に進めるための支援ソリューション(サービス&サポート)をご紹介します。
大塚商会の文書管理ソリューションを活用すれば、書類の電子化・管理・検索・共有・保存・廃棄まで、さまざまな文書管理に関する業務の効率向上が図れます。具体的なサービスとしては、以下のようなものが挙げられます。

文書管理

  • バインダーのように文書をファイリングして共有できる「楽2ライブラリ」
  • 情報を安全に共有・管理する「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」

楽2ライブラリ クライアントサーバ

SMILE V / eValue V ドキュメント管理

文書の電子化(スキャニング)

  • 複合機の機能を有効活用して電子化する、複合機のスキャン機能(電子化機能)
  • 紙文書をテキスト付きPDFに簡単自動変換する「HG/PscanServ」
  • 手書きや活字文字を認識してCSVファイル等のデータとして出力する「FormOCR」

書類の「電子化(スキャニング)」に関する文書管理ソリューション

ペーパーレスFAX

  • FAXや紙文書管理のペーパーレス化で業務を効率化する「Ridoc Smart Director」

Ridoc Smart Director

ペーパーレス化導入のご相談は大塚商会まで

ペーパーレス化の概要と課題、導入する際のポイントについてご紹介しました。ペーパーレス化の導入は、意義や目的などの必要性を明確化し、段階的に進めていくことがポイントです。目的に合ったツールの活用以外に、導入支援・代行サービスを積極的に利用することで、自社にとって適切なシステムや導入環境を迅速に整えることが可能になるでしょう。
ペーパーレス化導入支援なら、ぜひ大塚商会へお問い合わせください。

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