電子帳簿保存法に対応する請求書の扱い方とは【2023年最新】

ペーパーレス化の後押しとなる「電子帳簿保存法」の改正が行われ、2022年1月から施行されています。電子帳簿保存法は電子データの保存方法に関する要件をまとめた法律で、2022年に大幅な緩和が行われたことで電子データ対応へのハードルがより低くなりました。

その一方で、しっかりと法律を把握しなければペナルティーを課せられる可能性もあるため、電子帳簿保存法に対応した運用が求められます。

この記事では、経理を担当している方が気になる請求書の取り扱いについて、電子データ保存の要件から注意点、業務効率化に役立つソリューションまで詳しく解説します。

請求書の電子化が容易に！法改正で保存要件が緩和

国税関係の帳簿や請求書などの書類は、本来は紙での保存が原則とされていました。電子帳簿保存法は、それらの事務処理にかかる負担を軽減する目的で、一定の条件のもとでの電子データ（電磁的記録）保存を認める法律です。

これまで、法改正によって段階的に保存要件が緩和されており、直近では2022年1月より大幅な改正が行われました。具体的には、これまでは電子データ保存やスキャナ保存を行う際には税務署へ申請する必要がありましたが、この事前承認制度が廃止となりました。

また、「スキャナ保存」においては、タイムスタンプ付与期間や検索要件の緩和、スキャナ保存後の原本保存が不要となるなど、電子データ化を推進したい企業にとっては大きな追い風となる内容となっています。そのほか、電子取引における国税関係書類が、電子データでの保存が義務化されるため、電子データ化に消極的だった企業も対応を急がなければなりません。

電子帳簿保存法の対象となる帳簿や書類は、「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」の3種類に分かれ、帳簿や書類の作成方法によって、「電子データ保存」と「スキャナ保存」の2種類の保存方法が定められています。これらの帳簿や書類は、紙で保存した場合もデータで保存した場合も、一定期間（法人は原則7年間）の保管が義務付けられているため、保管スペース削減のためにも、できる限り電子化を推進したいところです。

電子帳簿保存法の詳しい概要や電子化すべき書類については「電子帳簿保存法とは？概要と電子化すべき書類をわかりやすく解説」の記事をご参照ください。

電子帳簿保存法とは？概要と電子化すべき書類をわかりやすく解説

今後、請求書を電子化する場合の取り扱いはどうしたらいいのか、次に詳しく解説します。

電子帳簿保存法における請求書の扱い方

企業が扱う請求書には、自社で発行する「請求書の控え」と相手先から受領する「請求書」の2種類があります。電子帳簿保存法上の定義では、どちらの請求書に分類されるかによって保存方法が異なります。

請求書を発行する場合

自社が最初の記録の段階から一貫してコンピュータで作成した請求書（控え）に関しては、オリジナルの「電子データ保存」を行います。書面で作成したものについては、「スキャナ保存」も認められています。

一方、電子メールの本文や添付ファイル（PDF）で請求書などをやり取りした場合は、「電子取引」として分類されるため、改正後は紙への出力ではなく電子データとして保存しなければなりません。2023年12月末までの猶予措置に加え、2024年1月1日からも新たな猶予措置が始まりますが、いつまで続くかは不明です。先々の完全義務化に向けた準備をしておくと安心です。

紙やPDFで受領した請求書を電子データ保存する場合

取引先から受領した請求書はどのように取り扱えばいいのでしょうか。

紙の請求書を受け取った場合は、紙での保存のほか、「スキャナ保存」が認められています。法改正により、スキャナ保存を選びやすくなりましたが、保存要件に注意しなければなりません。

スキャナ保存を実行する場合、データ改ざん防止の観点から、「真実性の確保」と「可視性の確保」が規定されています。具体的には、タイムスタンプの付与（最長2カ月とおおむね7日以内）、解像度や諧調、大きさ情報の保存、カラー画像での保存、検索機能の確保（日付、金額、取引先）、帳簿との相互関連性、見読可能装置の備え付けなどです。

また、インターネットサイト上での取引など、電子メールの本文や添付のPDFファイルで受領した請求書は、電子取引に当たるため、電子データでの保存が義務付けられます。この場合も、スキャナ保存と同様、「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められます。

なお、令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しにより、2024年1月1日以後にスキャナ保存が⾏われる国税関係書類については、入力者等情報の確認要件や、解像度や階調、大きさに関する情報の保存が不要となります。また、帳簿との相互関連性の保持は重要書類に限定されます。

スキャナ保存制度の詳しい内容や保存要件については「電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは？対象となる文書や保存の要件を解説」の記事をご参照ください。

電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは？対象となる文書や保存の要件を解説

電子取引の詳しい解説については「電子取引とは？電子帳簿保存法の改正で変わること【2023年最新】」の記事をご参照ください。

電子取引とは？電子帳簿保存法の改正で変わること【2023年最新】

請求書の電子データ保存に向けて考慮すべきポイント

電子帳簿保存法は、創設当時よりも要件が緩和されているとはいえ、一定の要件を遵守する必要があることは変わりません。自社で電子データに対応したシステムを導入できたとしても、取引先によっては導入が難しい場合もあり、電子化を推進する際には以下の3点を考慮して進める必要があります。

1.相手先の意向を考慮した運用体制を構築する

請求書の扱いは、自社だけで完結するものではありません。取引先ごとに適した保存方法がどれなのかを把握することが重要です。例えば、相手先から紙と電子データの両方を受領した場合、原則はどちらも保存する必要が生じます。そのため、紙の請求書を自社でスキャナ保存するなら「電子データは必要ないと伝える」、電子データで保存するなら「紙の請求書は送らないよう伝える」などの運用をしなければなりません。同様に、自社の請求書を電子データで発行するなら、相手先の同意を事前に得てから送付する必要があります。

2.電子帳簿保存法に対応したシステムを導入して作業の効率化を図る

相手先によって、請求書を電子データで送ったり、紙で送ったり、対応が混在する可能性があります。作業の効率アップを図るためには、電子帳簿保存法に対応した製品から、自社の運用に合ったシステムを導入するのがおすすめです。

3.電子帳簿保存法に対応したソフトウェアを利用しない場合

予算の都合などでなかなか導入が難しい場合もあるかもしれません。その場合は、電子帳簿保存法で定められている「保存要件」や「事務処理規定」「検索機能」などを満たしたデータを作成するために、自社できちんとしたルール作りを行う必要があります。

なお、2023年10月からは、インボイス制度（適格請求書等保存方式）が開始されるため、経理担当者の方はその準備にも取り組まなければなりません。

インボイス制度が始まると、消費税の仕入税額控除を受けるには、「適格請求書発行事業者」が発行した「適格請求書（インボイス）」の保存が必要となり、電子データとしての電子インボイスの交付、保存も認められるようになります。

軽減税率の対象となる商品を販売していなくても、売り手側には適格請求書の交付義務があるため、登録申請書を提出して「適格請求書発行事業者」として登録を行わなければなりません。そのほか、請求書フォーマットの準備や保存方法の検討など、インボイス制度に対応するには相応の準備が求められます。

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