生産管理表の種類や作り方とは？ 作成時のポイントや注意点も解説

生産管理表と工程管理表の違い

生産管理表と混同されやすいものに「工程管理表」があります。いずれも製造現場における進捗や状況を「見える化」するためのツールですが、それぞれの管理範囲や目的に明確な違いがあります。

製造現場の状況を共有できる

生産管理表は、各工程の進捗や作業内容、担当者、トラブルの有無などを一元的に管理できるため、誰が見ても状況をすぐに把握できる「見える化」が実現します。これにより、現場の判断スピードと対応力が高まるだけでなく、部門間の連携強化につながり、遅れているチームへの人員増強といった迅速な対応も可能となります。

また、現場の担当者だけでなく、営業・購買・品質管理など他部門とのスムーズな情報共有も実現します。

コスト削減につながる

生産管理表によって、製造現場の状況や数値が可視化されることで、どこに無駄が生じているのかを把握しやすくなります。例えば、材料の正確な必要数を把握することで過剰な発注や余剰在庫を防ぎ、材料費の削減が可能になります。また、作業ごとの所要時間や人員配置を見直すことで、必要最小限の人員で効率的に生産を進めることができ、コスト削減にもつながります。

業務の効率化や工期短縮につながる

生産管理表には、各工程のスケジュールや作業内容、担当者が明確に記載されており、作業の手戻りや重複、無駄な待ち時間を減らすことができます。前工程の進捗状況が後工程に与える影響も事前に把握できるため、現場での調整やリカバリーがしやすくなります。

また、省ける作業や少人数で対応できる工程も可視化されるため、不要な慣行作業の見直しや人員配置の最適化が進み、リードタイムの短縮や業務全体の効率化に貢献します。

納期厳守につながる

生産管理表を活用することで、生産計画や各工程の作業内容、納期が事前に明確化され、関係者全体で共有できます。各担当者が「いつまでに何をすべきか」を把握できるため、作業の遅れや抜け漏れを防ぐことが可能です。

また、生産管理表で進捗状況が「見える化」されていると、予定どおりに進んでいない工程にも早く気付くことができます。状況に応じて人員を増やしたり、工程を調整したりといった対応もしやすくなり、結果として納期の遅れを防ぐことにもつながります。こうした積み重ねが、取引先との信頼を守るうえでも大切な要素といえます。

バーチャート式

バーチャート式の生産管理表は、作業のスケジュールを一覧にした管理表で、作業ごとの予定工数や所要時間を棒グラフで表現します。縦軸に作業項目、横軸に日付や期間を配置し、各作業の開始から完了までの期間を棒状のバーで表示します。

ガントチャート式

ガントチャート式の生産管理表は、生産プロセスの進捗率を可視化する管理表で、全体の進捗状況を一目で確認できます。縦軸に工程名、横軸に達成率や期間を配置し、棒状のバーで進捗状況や期間を表します。

なお、実際の製造現場では、「ガントチャート」と呼ばれているものの多くが、前述のバーチャート式とほぼ同じ形式であることも少なくありません。両者を厳密に区別せずに使っているケースが多く、バーチャート式の生産管理表を「ガントチャート」と呼ぶことも一般的です。

ネットワーク式

ネットワーク式の生産管理表は、作業間の関連性や順序、必要工数を視覚的に表現します。各作業を丸印（ノード）や矢印（アロー）でつなぐことで表現します。

生産管理表作成の主な手順

各工程を洗い出し、細かく区分する

生産管理表の実用性を高めるためには、製造工程をしっかり洗い出し、できるだけ具体的な作業単位にまで分解して記載しましょう。大きな工程だけが記載された表では、大まかな進捗しか確認できず、正確な状況把握が困難になります。検査や承認といった中間作業も含めることで、全てのプロセスを把握しやすくなります。

これにより、進捗や遅延の把握がしやすくなり、スケジュール調整やリカバリー対応にも役立ちます。ただし、あまりに細分化しすぎると表が煩雑になり、かえって管理が難しくなることもあるため、現場の運用に合った粒度で整理することがポイントです。

目的や製造現場に必要な基本項目を網羅する

生産管理表は、目的に応じて必要な情報を過不足なく盛り込むことが重要です。自社にとって必要な情報を洗い出し、もれなく記載することで、納期の遅延やトラブルの発生といった課題に適切に対応できる実用的な管理表となります。現場の実情に合わせて、必要な項目を追加・調整することも検討しましょう。

誰が見ても理解できるようにする

生産管理表は、製造現場の担当者だけでなく、営業や購買、品質管理など他部門とも共有されることが多いため、誰が見てもすぐに理解できるようなレイアウトにすることが大切です。専門用語や略語の使用は避け、項目名やフォーマットを統一したり、進捗状況や重要度に応じて色分けを行ったりすることで、視認性が高く、使いやすい表になります。

管理者を決める

生産管理表は、一度作成して終わりではなく、現場の状況に応じて随時更新・修正していく必要があります。そのため、表の管理者を明確にしておくことが重要です。管理者を決めておくことで、情報の更新漏れや表の形骸化を防ぎ、常に最新かつ正確な状態を保つことができます。

データ量が多いと動作が重くなる可能性

ExcelやGoogleスプレッドシートは、生産管理で扱う製品の品番、価格、受発注の進捗状況など、情報が膨大になるにつれてファイルサイズが大きくなり、動作が遅くなったり、フリーズしたりすることがあります。特に複数の工程や製品を一つのファイルで管理している場合は、処理速度の低下に注意が必要です。

ファイルを複数に分けて管理する方法もありますが、その場合はデータの一貫性や整合性を保つ工夫が求められます。データ量が多くなることが想定される場合は、構成をシンプルに保つか、専用ツールの導入も視野に入れるとよいでしょう。

リアルタイムの情報共有

Excelファイルは、基本的に複数人での同時編集に向いておらず、誰かが更新した内容をほかの人がすぐに確認できないことがあります。ファイルのバージョンが複数存在してしまい、どれが最新か分からなくなるといったリスクもあります。これにより、部署間や従業員間で情報のタイムラグが生じ、古い情報に基づいて作業を進めてしまうなどの弊害が起こりやすくなります。問題発生時の対応が遅れる可能性も高まります。

Googleスプレッドシートであれば、インターネット環境があれば複数人でリアルタイムに編集・共有が可能ですが、ネット接続が前提となるため、利用環境に応じた使い分けが必要です。

業務の属人化

Excelの操作スキルは従業員によって異なるため、高度な関数やマクロを組める特定の社員に作業が集中し、業務が属人化しやすいという問題があります。特定の担当者が不在の場合、生産管理業務に支障が出たり、不具合が発生してもほかの従業員が対応できず、管理表が使えなくなったりするリスクも存在します。

こうした属人化を防ぐためには、運用ルールや更新手順、ファイルの構成意図などをチーム内で共有しておくことが重要です。テンプレートやマニュアルを整備しておくと、引き継ぎやチーム運用もスムーズになります。

リアルタイムでの情報更新と共有が可能

工程や在庫、納期などの情報をリアルタイムで反映・共有できるため、現場の変化にも素早く対応できます。

多くの情報を一元管理できる

生産計画、在庫、原価、品質などの情報を一つのシステムで管理でき、業務の一貫性が高まります。

他システムとの連携がしやすい

販売管理や購買管理などと連携することで、情報のズレや二重入力を防ぎ、業務全体の効率化につながります。

業務の標準化と属人化の防止

作業手順や管理ルールを共有できるため、特定の担当者に依存しない運用が可能になります。

在庫の最適化と欠品リスクの低減

在庫状況を正確に把握できるため、過剰在庫や欠品を防ぎ、安定した生産計画を立てやすくなります。

生産計画の精度向上と納期順守の強化

過去の実績や需要予測を基により精度の高い計画を立てることができ、納期管理にも強みを発揮します。

このように生産管理システムを導入することで、製造に関わる情報をリアルタイムかつ一元的に管理でき、部門間の連携や業務の整合性が大きく向上します。自社の生産形態や課題に合ったシステムを選ぶことで、より効率的で安定した生産体制の構築が期待できます。

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