膨大なFAX注文書を電子化し業務効率アップ

大量注文のEDI化推進とFAXソリューションの環境整備で受注処理業務の効率アップを実現

株式会社ジャパックス 導入事例

製造業1~100名ERP・基幹業務・業務管理文書管理・電子契約・ペーパーレス営業・業務プロセス効率化コスト削減・売り上げ向上

株式会社ジャパックスは、1998年に設立されたポリエチレン製ゴミ袋(ポリ袋)の専門商社だ。FAXによる注文が1日に1,500~2,000件あり、その受注処理に多くの時間と労力を要していた。しかし、FAX受信文書の自動振り分けとEDI化の環境整備によって業務効率が格段に向上。テレワークにも柔軟に対応できるようになった。

  • 業務の効率向上
  • ペーパーレス
  • テレワーク対策

2020年10月取材

株式会社ジャパックス

導入先の概要

業種
ポリ袋製造業
事業内容
ポリエチレン製ゴミ袋、フィルム、ショッピングバッグ等のプラスチックフィルム製品全般の製造、販売及び上記製品の輸出入
年商
162億円(2020年3月期実績)
従業員数
91名(2019年4月現在)
ホームページ
https://www.japacks.com

導入の狙い

  • FAXによる受注処理の効率アップを図りたい
  • 翌日配送を可能にし、直送などの顧客要望にきめ細かく対応したい
  • BCP対策としてテレワークを推進したい

解決策

  • FAX注文を電子化し受発注業務の効率を向上
  • EDIによる受注環境を整え出荷指示作業の早期化につなげる

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
基幹業務システムSMILE V 販売お問い合わせ
SMILE V 会計お問い合わせ
SMILE V 人事給与お問い合わせ
FAXソリューションおしごとブラウザー
(Ridoc Smart Director)
お問い合わせ
まいと~くFAX
勤怠管理システム勤次郎 Enterpriseお問い合わせ
マイナンバー管理システムらくらくマイナンバー対応システムお問い合わせ

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導入事例詳細

ポリ袋の当日出荷・翌日配達を実現。家庭用手付きレジ袋の売り上げが急増

執行役員 販売促進本部 本部長 兼 システム管理室 室長 岩野 智彦氏

株式会社ジャパックス(以下、ジャパックス)が取り扱うポリ袋は、業務用と家庭用に大別される。業務用は全国の日用雑貨問屋や包装資材問屋、清掃用品卸問屋などに販売。家庭用は、スーパーやコンビニなどの大手小売業者を通じて販売されている。自社で企画・開発したオリジナル製品を海外の提携工場(約30社)で生産し、東京・名古屋・大阪・福岡・北海道、さらに茨城県龍ヶ崎市にある物流センターを介して全国展開している。このうち、北海道の物流センターは2020年3月に開設したばかりだ。これにより、沖縄を除く全国において、午後12時までに受注した商品の翌日配達を実現している。

ここ10年は、毎年約105%の伸び率で堅調に売り上げが増えている。2020年4~6月は、新型コロナウイルスによる緊急事態宣言の影響を受けて対前年同月比の売り上げは減少したが、同年7月にスタートしたレジ袋の有料化をきっかけに、家庭用レジ袋の売り上げが急増したという。

「ホームセンターなどで購入できる束売りの手付きポリ袋は安価なので、コンビニで有料レジ袋を購入するよりも安くなります。そのため、生産が追い付かないほどよく売れている状況です」と執行役員 販売促進本部 本部長 兼 システム管理室 室長の岩野 智彦氏は語る。特に現在は、バイオマスの原料を用いた環境に配慮した新製品が好評だという。

1日に1,500~2,000件にも上るFAX受注処理の効率アップに着手

ジャパックスは、商品の受注処理と物流センターへの出荷指示を東京の本社で一括して行っている。しかし、取引先からの注文書はほぼ全てがFAXで送られてくるため、その処理に多くの時間と労力を費やしていた。1日に1,500~2,000件の注文があり、午前中は3台の複合機がフル稼働している状態だった。その膨大な紙の注文書を、総勢15名のオペレーターが手作業で担当者別に振り分けたうえで、それぞれの担当者が基幹業務システムに受注データを入力。それを基に各地の物流センターに出荷依頼を行っていた。その際、大きなネックになっていたのが、商品の翌日配達を実現するために、午後12時までに注文があったものは12時30分までにデータを入力して即座に出荷依頼を行わなければならないことだった。

「12時30分の時点で間に合わなかった分は、15時に再度出荷依頼を行っていますが、それはあくまでも二次処理で、基本的には12時30分の一次処理の比率を高める必要があります。さもないと物流センターの業務負担が増え、配送業者を手配できなくなるからです」(岩野氏)

EDI化を進めつつFAX注文の電子化を図る

そこで岩野氏は、以前から基幹業務システム『SMILE 販売/会計/人事給与』の導入で取引していた大塚商会に相談し、FAXによる受注処理の課題解決に着手した。

まずは、取引先の協力を得ながらEDI化を推進し、EDIの受注データを『SMILE 販売』に直接取り込んで売上計上などを効率良く行える環境を整備することになった。

ただし、全ての取引先に一気にEDI対応してもらえるわけではない。そこで、大塚商会から提案を受けたのが、『おしごとブラウザー(Ridoc Smart Director)』で注文FAXを得意先ごとに振り分ける手作業をなくす仕組みだった。また、『まいと~くFAX』で得意先への納品書送付をPCから直接FAX送信することで省力化でき、かつペーパーレスが図れることが大きな利点だった。

SMILE連携で受注業務のEDI化が進展。FAXソリューションでテレワーク環境も整備

受注業務のEDI化は着実に進展。家庭用製品については既に大口の取引先が日用品業界のEDIプラットフォーム「プラネット」を活用していたので、その仕組みと『SMILE 販売』をEDI連携させることで、効率良く注文データの受け渡しを行える環境を整備した。

EDIによる注文情報はSMILEに取り込まれ在庫表にも自動反映されるので、大量の受注や問い合わせがあってもすぐに確認できる。また、最新の在庫状況を把握しながら工場への製造指示ができるので、在庫を切らすことなく出荷できているという。

その反面、業務用製品についてはまだ手書きの注文書を使っている取引先が多いため、当面はFAXによるやりとりが中心になるという。しかし、業務用製品のEDIプラットフォームも徐々に整備されつつあるので、今後の展開に大きな期待を寄せている。

テレワークでFAX受注処理に対応した環境を整備

ジャパックスは、2020年4月に発令された新型コロナウイルスの緊急事態宣言を受けて、社員のテレワーク環境も大塚商会を通じて整備している。例えば、社員の大半を占める営業担当者は、会社支給のノートPCで自宅から会社のサーバーにアクセスし業務を行えるようになった。実際、週2日程度の出社で通常業務を行う取り組みも進めている。

ところが、FAXによる膨大な紙の注文書を処理する受注部門だけはテレワーク業務を行える状況ではなかった。

「唯一、コロナ禍ですぐに実施できたのは、15名のオペレーターを3フロアに分けて『3密』の状態を軽減することくらいでした。しかし、大塚商会さんからFAX電子化の提案を受け、これはテレワークにも使えると直感しました」(岩野氏)

具体的には、FAXで受信した注文書を電子化して得意先番号で担当者別に自動的に振り分け、それを『おしごとブラウザー』の各担当者のフォルダーに保管する仕組みだ。在宅のオペレーターは、ノートPCからアクセスし注文書を即座に確認できるようになっている。その際、画面上で納期回答の文書を作成して、そのまま会社のFAXから送信することもできる。

オペレーターの数を増やすことなく受注量の増加に対応できる環境を実現

以前は、注文書を受信するために3台の複合機が朝からフル稼働していたが、現在は1台で対応できるようになり、ほかの2台は印刷用に使えるようになった

FAXソリューションを導入したことで、煩雑な受注業務の効率が改善した効果は極めて大きいという。

「FAX受信文書の担当者別の振り分けが自動化されたことで、これまで多くの時間と労力を費やしていたアナログな作業が一切不要になりました、その結果、受注量がどんなに増えても、オペレーターの数を増やすことなく、一次処理の比率を9割に保てるようになりました」(岩野氏)

さらに、会社宛てのFAX文書を取り扱っているにもかかわらず、自宅でのテレワークに対応できるようになったことも大きな導入効果だ。

「実際に大型台風が接近した際、遠方から通っているオペレーターに試験的にテレワークで作業してもらったところ、会社にいるときと同じ業務を一通り行うことができました、コロナ禍でBCP対策や働き方改革を進めるうえで、まさにうってつけの仕組みでした」(岩野氏)

現在は、これまでFAXで注文書を送っていた取引先がEDIに移行するケースも増えている。現時点のEDI化率は2割程度だが、最終的には7割を目指したいという。

「特にFAXによる受注が多いお客様がEDIに移行できれば、それだけで受注処理業務を1.5人日くらい工数削減できます。また、2023年末のINSネット(ディジタル通信モード)の終了に向けて、回線や手順見直しの相談を大塚商会さんにしており、これが実現することでEDI受注のデータ通信時間が大幅に削減され、さらなる業務改善につながります」(岩野氏)

ジャパックスでは、今回の受注業務の改善以外にも勤怠管理の工数削減を図るため、大塚商会から勤怠管理システム『勤次郎 Enterprise』を導入。従来は各拠点にタイムレコーダーを設置していたが、現在はノートPCを使って勤怠管理が円滑に行えるので、直行・直帰や出張するときに役立っているという。さらに、『らくらくマイナンバー対応システム』も導入し、社員のマイナンバーを自社内で安全に保管・管理する環境づくりを行っている。

また今後は、本社内で管理しているバックアップサーバーをデータセンターに設置することも検討している。それによりBCP対策をより一層強化していく考えだ。

大塚商会担当者からのコメント

「FAXによる受注処理の課題解決を全力でサポートします」

ジャパックス様は、FAXによる受注処理に膨大な時間と労力を要していましたが、FAX受注文書の自動振り分けやEDI化の推進によって、作業時間を大幅に短縮されました。今後もお客様の課題解決を全力でご支援します。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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