膨大なFAX注文書を電子化し業務効率アップ

1日に1,500～2,000件にも上るFAX受注処理の効率アップに着手

ジャパックスは、商品の受注処理と物流センターへの出荷指示を東京の本社で一括して行っている。しかし、取引先からの注文書はほぼ全てがFAXで送られてくるため、その処理に多くの時間と労力を費やしていた。1日に1,500～2,000件の注文があり、午前中は3台の複合機がフル稼働している状態だった。その膨大な紙の注文書を、総勢15名のオペレーターが手作業で担当者別に振り分けたうえで、それぞれの担当者が基幹業務システムに受注データを入力。それを基に各地の物流センターに出荷依頼を行っていた。その際、大きなネックになっていたのが、商品の翌日配達を実現するために、午後12時までに注文があったものは12時30分までにデータを入力して即座に出荷依頼を行わなければならないことだった。

「12時30分の時点で間に合わなかった分は、15時に再度出荷依頼を行っていますが、それはあくまでも二次処理で、基本的には12時30分の一次処理の比率を高める必要があります。さもないと物流センターの業務負担が増え、配送業者を手配できなくなるからです」（岩野氏）

EDI化を進めつつFAX注文の電子化を図る

そこで岩野氏は、以前から基幹業務システム『SMILE 販売／会計／人事給与』の導入で取引していた大塚商会に相談し、FAXによる受注処理の課題解決に着手した。

まずは、取引先の協力を得ながらEDI化を推進し、EDIの受注データを『SMILE 販売』に直接取り込んで売上計上などを効率良く行える環境を整備することになった。

ただし、全ての取引先に一気にEDI対応してもらえるわけではない。そこで、大塚商会から提案を受けたのが、『おしごとブラウザー（Ridoc Smart Director）』で注文FAXを得意先ごとに振り分ける手作業をなくす仕組みだった。また、『まいと～くFAX』で得意先への納品書送付をPCから直接FAX送信することで省力化でき、かつペーパーレスが図れることが大きな利点だった。

テレワークでFAX受注処理に対応した環境を整備

ジャパックスは、2020年4月に発令された新型コロナウイルスの緊急事態宣言を受けて、社員のテレワーク環境も大塚商会を通じて整備している。例えば、社員の大半を占める営業担当者は、会社支給のノートPCで自宅から会社のサーバーにアクセスし業務を行えるようになった。実際、週2日程度の出社で通常業務を行う取り組みも進めている。

ところが、FAXによる膨大な紙の注文書を処理する受注部門だけはテレワーク業務を行える状況ではなかった。

「唯一、コロナ禍ですぐに実施できたのは、15名のオペレーターを3フロアに分けて『3密』の状態を軽減することくらいでした。しかし、大塚商会さんからFAX電子化の提案を受け、これはテレワークにも使えると直感しました」（岩野氏）

具体的には、FAXで受信した注文書を電子化して得意先番号で担当者別に自動的に振り分け、それを『おしごとブラウザー』の各担当者のフォルダーに保管する仕組みだ。在宅のオペレーターは、ノートPCからアクセスし注文書を即座に確認できるようになっている。その際、画面上で納期回答の文書を作成して、そのまま会社のFAXから送信することもできる。