受発注業務にかかる時間を半分以下に削減

主に出産用品を販売する商社が、基幹業務システムの一元化を図り受発注業務の大幅な効率向上を実現

相模原商事株式会社 導入事例

サービス業1~100名ERP・基幹業務・業務管理営業・業務プロセス効率化コスト削減・売り上げ向上

相模原商事株式会社は、出産用品や医療機器を販売するホスピタル事業で独自のビジネスモデルを確立している。以前は、複数のソフトウェアで受発注業務を行っていたため運用管理が煩雑になっていた。しかし、『SMILE V 販売』で一元化することによって課題を解消。受発注業務を効率良く行える業務基盤が整った。

  • 業務の効率向上
  • 災害対策
  • 営業力強化

2020年10月取材

相模原商事株式会社

導入先の概要

業種
出産・介護用品販売業
事業内容
ホスピタル事業:出産用品、衛生材料医療資材・機器の卸・販売
ホームケア事業:介護保険における福祉用具のレンタル・販売、住宅改修など
従業員数
38名(パート含む 2020年10月現在)
ホームページ
https://sagami-s.jp/

導入の狙い

  • 基幹業務システムを一元管理したい
  • 受発注業務の効率向上を図りたい
  • 営業成績の集計などの手間を削減したい

解決策

  • 『SMILE V 販売』をベースに、独自の項目や帳票を追加できる『自由帳票設計業務オプション』で自社特有の業務をカバー
  • システム一本化による受発注業務の効率向上をご支援

導入したメリット

導入システム

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導入事例詳細

ホスピタル事業とホームケア事業で出産から介護までトータルにサポート

代表取締役社長 蛯谷 康一氏

相模原商事株式会社(以下、相模原商事)は1968年に創業し、神奈川県内および東京・多摩エリアを中心に病院の産婦人科向けに特化した出産用品や医療機器を販売するホスピタル事業を展開。その後、在宅介護を中心とした福祉用具のレンタル・販売、住宅改修などを手掛けるホームケア事業部も立ち上げた。

ホスピタル事業では、妊産婦が病院で快適に過ごすために必要なお産セットを、各病院のオリジナル商品として提供している。近年では、胎児の様子を確認するための超音波エコー装置など、比較的高額な医療機器の取り扱いも開始した。

「病院も人手不足なので、出産用品や医療用品の管理を自前で行うのは限界があります。そのような中、当社は長年の信頼関係の下、各病院の棚の管理を任せていただいています。出産用品や医療用品を切らさないように、営業担当者が週2日のペースで定期的に病院を訪問し、不足しているものがあればすぐに手配して補充するビジネスモデルを確立していることが大きな強みです。昨今の新型コロナ禍では、マスクやアルコール消毒液、使い捨て手袋などの感染対策商品の入手が困難な状況でしたが、商品を確実に確保して対応しています」と代表取締役社長の蛯谷 康一氏は語る。

一方、新たに立ち上げたホームケア事業では、介護保険における福祉用具のレンタルと販売や住宅改修などを展開。また、近隣の在宅介護事業者から事業継承の要望を受け、2021年4月には新社屋を建設して介護サービスにも参入し、要介護者とその家族のサポートも行う予定だ。「出産・育児から介護まで、人生をトータルサポート」をモットーに、地域に密着しながら、着実に事業領域を広げつつある。

複数あったソフトウェアを一元化して煩雑な受発注業務の課題解決に着手

ホスピタル事業部 営業サポート サブリーダー 小澤 勇氏

相模原商事は2000年に販売管理システムを導入したが、事業規模の拡大に伴い多くの課題に直面していた。例えば、取引先ごとに商品価格を設定し、その登録を事前に完了したうえで受注処理を行っているが、以前のシステムだけではその業務の流れに対応できなかったため、受注処理用のソフトウェアを別途導入して運用していた。同様に、お産セットに同梱(どうこん)されている複数商品の原価を一元的に管理できなかったので、そのためにまた別のソフトウェアを利用していた。さらに、販売管理システムで作成した仕入れ先への発注書を紙に印刷せずに直接FAX送信できるようにするために、別の開発ベンダーにカスタマイズを依頼して運用していた。その結果、受注業務や発注業務が煩雑になり、営業サポート部門の負担が増える一方だった。

「システム上で不具合が発生すると、どこに原因があるのか分からないので、数社のベンダーに電話をかけて対応せざるを得ない状態でした。そのため復旧するまでにかなりの時間がかかり、日常業務に少なからず支障を来していました」とホスピタル事業部 営業サポート サブリーダーの小澤 勇氏は語る。

『SMILE V 販売』の標準機能とオプションを有効活用

そこで、Windows 7からWindows 10へ移行するタイミングで、従来の販売管理システムを刷新することに。3社に新システムの提案を依頼し、最終的に選定されたのが大塚商会のプランだった。基幹業務システム『SMILE V 販売』の標準機能をベースに、『自由帳票設計業務オプション』と『メール/FAX送信テンプレート』を有効活用。自社独自の管理項目や追加機能を実装することで、システムの一元化を図れることが大きな選定理由だった。

取引先ごとの商品単価に対応し、セット商品の原価計算を自動化

営業担当者全員にモバイルデバイス『Surface』を支給し、社外から『SMILE V 販売』にアクセスして受注データの入力や商品単価の確認などが行える環境を整備した

新システムを構築するに当たっては、大塚商会と打ち合わせを重ねながら、『SMILE V 販売』の標準機能をベースにさまざまな創意工夫を行っている。

まず受注処理では、『SMILE V 販売』の単価マスターを活用し、得意先の商品単価を事前に登録しないと注文内容を入力できないようにカスタマイズを施した。それによって、取引先の商品単価を間違えて入力する人的ミスを防いでいる。

またお産セットの商品管理では、『SMILE V 販売』のセット品管理機能を活用。自社の業務内容に合わせて管理項目を追加し、セット品に同梱される複数商品の原価を自動で集計して在庫管理まで一貫して行える体制を整えた。

「お産セットには、タオルや歯ブラシなど15品目あるものもあれば、10品目のものもあります。セット品の種類が多いので、以前はセット品の原価を計算するのが大変でした。しかし『SMILE V 販売』に移行したことで、その手間が省けるようになりました」(小澤氏)

発注データの一括生成と一斉FAX送信を実現

一方、発注業務では、前日に入力した受注情報を自動で反映させて仕入れ先の発注データを一括生成する仕組みを実現。これにより、受注日の翌日に仕入れ先へ発注する商品の数量や単価を入力してチェックする手間を省いている。

そのうえで、『メール/FAX送信テンプレート』を活用し、マスターに登録された仕入れ先に、発注書を印刷せずにFAX送信できる業務環境を整えた。

「以前のシステムでもPCからFAX送信できたのですが、仕入れ先ごとにFAX送信するための選択項目が多く、1社へ発注するのにも時間がかかっていました。しかし現在は、1クリックで仕入れ先へ一斉にFAX送信できるので、発注業務の工数がかなり軽減されました」(小澤氏)

同社は今回の新システムの導入を機に、モバイル環境などインフラ面も整備している。『SMILE V 販売』をはじめとする社内に設置していたオンプレミスのサーバーは、大塚商会のデータセンターに移設し、営業担当者全員にモバイルデバイス『Surface』を支給した。また、リモートアクセスツール『どこでもコネクトリモート』を経由して、社外からでも受注データの入力や商品単価の確認が行える業務基盤を構築。BCP対策とテレワークの両立を実現した

受発注処理の時間を5~6割削減し、モバイル環境の整備で営業力を強化

運用管理面の最大の導入効果は、サポート窓口が一本化されたことだという。「システム上で問題が発生しても、大塚商会さんに連絡すれば迅速に対応してもらえるので、安心して業務に専念できます。同時に、システムが一元化されて効率良く受発注業務を行えるようになりました。その結果、事務処理全体の時間が約5~6割も削減できています」(小澤氏)

モバイル環境が整備されたことも大きな成果だ。新型コロナ禍でも業務を継続して行えるようになり、営業機会の損失を未然に防げるようになった。

外出先からシステムに入れるので、あとは営業用の車に得意先の商品を積んでおけば、直行・直帰で業務が行えます。新型コロナウイルスによる緊急事態宣言が発令された際も、営業担当者はオフィスへ寄らずに対処できました」(蛯谷氏)

『SMILE V 販売』の豊富な標準機能や『自由帳票設計業務オプション』を有効活用することで、営業担当者の業務効率も格段に向上している。商品マスターに登録していない商品は新規扱い、売り上げの多いものは大手扱いとなるが、いずれも営業成績に影響するので、これまで営業担当者はExcelで個別に管理していた。しかし、現在は受注画面の拡張項目に新規案件や大手案件のフラグを立てておけば自動で処理されるので、個別に管理する手間が省けるようになった。

従来は、営業担当者が自分の売上状況などを事務担当者に聞いて確認するのが当たり前でした。その点、現在は『自由帳票設計業務オプション』で作成した営業用の帳票を使って自分たちで情報を即座に確認できるので、営業活動のスピードアップに貢献しています」(小澤氏)

また、以前は請求書を印刷するために専用のドットプリンターを利用していたが、現在は複合機で印刷できるようになった。その結果、締め日に半日以上かけて行っていた請求書の印刷作業が迅速になり、約50%の時間短縮になったという。

その一方で、新たな課題も見てきた。その一つが仕入れと在庫管理の強化だ。

「今後はなるべく在庫は持たず、商品を仕入れた段階ですぐに出荷して売り上げを計上できる仕組み整備し、より利益率を高める体制を整えていきたいです」(蛯谷氏)

大塚商会担当者からのコメント

「基幹業務システムの一元化と業務の効率向上を実現します」

相模原商事様は、複数のソフトウェアで受発注業務を行っていましたが、『SMILE V 販売』に一元化することで煩雑な業務の効率向上を実現されました。今後もお客様の業務改善を継続的にサポートしていきます。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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