OCRの精度で変わる！ FAX受注業務の改善策

電子化したのに文字が認識されず、記載された文字を確認・入力する手間が減らない「FAX文書」。AIの活用により文字認識の精度が向上したOCRが、FAX文書の課題を解決します。

FAX文書で起きる課題の多くは文書内のデータ入力と文書管理

受信したFAX文書の処理で必ず行うのが「受注業務」です。あらかじめ用意したフォーマットに記入がされたFAX文書でも、文書内の文字情報は認識されず調査・確認・データ入力などの手作業が増え、目視確認・手動入力のミスや文書の検索性が大きな課題になってきます。

受信したFAX文書のデータ入力では、記載されている文字情報を目視確認するため、それに伴う文字認識のミスや手動入力に伴う入力ミスなどの「人的なミス」が避けられません。

キーワードの検索を行いたいのに、文字データとして残っていないことから検索ができず、文書を開いて目視による調査・確認と、多くの時間と手間がかかります。

「OCR」とは、スキャン・FAXで電子化されたファイルの中に記載されている文字部分を文字データとして読み込む機能です。このOCRと機能の精度がFAX文書のデータ入力や管理業務に改善につながります。

従来のOCRは決まった書体でしか文字を認識できず、手書きはもちろんのこと、パソコンで入力されたテキストでも書体が違えば文字を認識できず、精度が高いとはとてもいえない状況でした。

AIの普及率増加に伴い、OCRもAIの活用で文字認識の精度が上がりました。製品によっては手書きの文字まで認識が可能になり、従来のOCRと比較すると、文書内に記載されている文字認識の割合も増えました。

OCRで文字認識の精度が高いほど、受信したFAX文書の内容確認や入力にかかる作業時間も削減され、その分入力ミスの軽減にもつながります。

OCRは、電子化されたファイルに文字情報が加わるため、検索性も向上しFAX文書に限らず、その他の電子化された文書ファイルの調査や管理にも役立ちます。

電子化ファイルの活用は
OCRの「精度」が鍵

OCRは、精度や使い方によって電子化した文書の管理・活用の幅を広げます。大塚商会ではOCR製品の取り扱いはもちろん、複合機・コピー機で受信したFAX文書をフォルダーに自動保存・仕分けできる製品など豊富に取りそろえています。紙文書の管理・活用について一度、大塚商会へご相談ください。

AnyForm OCRは、自社で作成した固定帳票だけでなく、取引先システムから出力されたさまざまなレイアウトの帳票にも対応した、汎用性の高いOCR処理システムです。オプションのAI OCRの活用により、手書き日本語文字の認識も可能な製品です。

LAQOOTは、AI OCRだけでは読み取れなかった文字をヒトが自動補完することで理論上100％の高精度なデータ化が行える製品です。クラウド型でのサービス提供となるため、導入中のRPA製品と連携も可能になり、業務コストを大幅に削減することも可能になります。

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