電子化の第一歩!ペーパーレスFAXを手軽に!

手軽に電子化を成し遂げるEasyファクスで、働き方も改革!

管理や検索に手間がかかる書類を、データとして保存する「電子化」。近年ではそのためのツールも登場しています。今回はペーパーレスFAXを促進するEasyファクスをご紹介します。

Easyファクスとは?

Easyファクスとは、サイオステクノロジー株式会社と大塚商会がリコー社製の複合機でペーパーレスファクスを実現する複合機アプリケーションのこと。受信したファクス文書を電子化し、自動で送信元情報や受信年月日ごとにフォルダーへ振り分けると同時にリネーム処理を行います。また、導入費用も比較的安価で、中堅・中小企業などでも導入しやすいところもポイントです。

主な特長としては冒頭でも紹介したように、受信したファクスを自動的に電子データ化し、フォルダー振り分けを行う、「自動振り分け・自動リネーム機能」のほか、複合機に登録されている電話帳と連携することも可能です。また、Office 365のSharepointやOneDriveなどと連携し、クラウド上に受信文書を保存することで、外部からでもファクスを確認することが可能です。

ペーパーレス化とともに、こうした外部からのアクセスについても、働き方改革で取りざたされています。

簡単設定で楽々ペーパーレス化

図のように、Easyファクスの設定画面はシンプルで分かりやすい構成になっています。
基本的には「おすすめ設定」を選択するだけでOK。一般的によく利用されているフォルダー構成や、ファイル名形式を一括設定することができます。
初めての電子化や、設定方法などのルールが決まっていない場合はこちらを利用することで即時電子化を進めることができます。
また、おまかせ設定はカスタマイズも可能なので、独自のファイル名やフォルダー構成を設定することも可能です。

ペーパーレス化のメリット

Easyファクスを導入することで、大きく分けて2つの観点からメリットを享受することができます。
一つは働き方改革にもつながる「業務改善」。もう一つは単純な「コスト削減」です。

業務改善

業務改善のメリットとして、まずは「時間短縮」が挙げられます。ファクスを受信し、確認する手間や、検索する手間、ファイリングする手間などを省くことができます。

次に「情報共有」。通常のファクスでは一度に1人までしか確認できませんが、データ化されたものであれば、一度に複数人の閲覧が可能です。また、クラウドに保存も可能であるため、外出先からも情報を共有することができます。紙に出力されないので、回収を忘れて情報が漏洩(ろうえい)してしまう危険性も抑えることができます。

コスト削減

コスト削減としては、これまで出力してきた用紙代を減らすことが可能です。出力しないのでトナーの使用量も下がり、カウンター料金の金額も下がります。また、ファイリングして保管に費やしていた手間や費用も削減することが可能です。

業務が改善されることにより、結果的に人件費というコストが抑えられることも期待されます。導入費も抑えられているため、結果として、金額面でのメリットは大きくなると考えられます。

お客様に最適な
ペーパーレスファクスをご紹介

大塚商会なら運用のご相談も承ります!

簡単・手軽に電子化できるEasyファクスですが、初めての電子化は不安も多いもの。価格感が控えめとはいえ、うまく使いこなせなかったり、不具合があったりしては大変です。

大塚商会では、Easyファクスのご紹介・ご購入はもちろん、導入支援サービスや保守運用サービスも展開しております。お客様の電子化をサポートしますので、お気軽にご相談ください。

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