まずはお気軽にご相談ください。

【総合受付窓口】
大塚商会 インサイドビジネスセンター

0120-579-215(平日 9:00~17:30)

ペーパーレスFAXで業務を効率化

意外と手間がかかるFAX(ファクス)業務。大塚商会がおすすめするFAXの「ペーパーレス化」で業務効率を改善しませんか?

こんなことに困ってませんか?

FAX受信文書の仕分け・配布作業に手間と時間がかかる

出力不要なFAXに印刷コストが無駄にかかっている

外出先から受信したFAX文書を確認したい

FAX文書は「ペーパーレス化」が業務効率を改善するカギ

FAX文書のペーパーレスとは

FAX文書のペーパーレスとは、受信したFAX文書を印刷することなく、データとして保存する方法です。

FAX文書をペーパーレス化することで、業務とは関係ない販売チラシなど、出力不要なFAX文書の印刷コストが抑えられ、出力されたFAX文書の放置による、紛失リスクも軽減できます。

業務効率のポイントは受信したFAXの「自動振り分け保存」

受信したFAXがデータで保存されてもフォルダーへ自動で振り分けがされなければ、データになっても作業効率は大きく変わりません。

FAX文書を自動振り分け保存することで仕分けの手間が軽減されます。条件次第によっては日時に限らず、送信者ごとのフォルダーに振り分け保存することも可能になります。また、フォルダーの自動作成、ファイル名のリネームも可能なため、FAX受信にかかる業務効率が一段と上がります。

FAX文書のペーパーレス化で拡がる働き方

FAX文書はペーパーレス化することで、文書の出力(保存)先に選択の幅が拡がります。

保存先によっては、受信したFAXを外出先から確認することが可能になります。また複数の製品をかけあわせることで、受信したFAXに文字をいれて返信することも可能になります。

大塚商会がおすすめするFAX製品の構成例

お客様の環境や目的・用途にあわせて最適な製品の構成例をご提案します。

受信したFAXを社内で確認できる「Easyファクス」+「自社PC・サーバー」

Easyファクスで、FAX文書の保存先を自社サーバーへ指定することで、受信したFAX文書を各スタッフや社員が確認し、FAX文書の管理することも可能になります。また、フォルダーの自動作成からファイル名のリネームも可能になため、文書の仕分け業務の手間を削減できます。

ご紹介した製品

受信したFAXを社内で確認・返信できる「Easyファクス」+「Ridoc Smart Director」

「Ridoc Smart Director」は、FAX文書・スキャン文書にコメント追記やスタンプ押印ができるほか、処理後のFAX返信を可能にする製品です。こちらの製品を加えることで受信したFAXの編集・返信が可能になります。

ご紹介した製品

外出先から受信したFAXを確認できる「Easyファクス」+「クラウドサービス」

どこでもキャビネットは、大塚商会が提供する『社内データやFAX画像などをスマートデバイスから確認することができる』オンラインストレージサービスです。クラウドなどオンラインストレージ環境に受信したFAXを保存先に指定することで、スマートフォンやタブレットなどで外出先から受信したFAXを確認することができます。

ご紹介した製品

外出先から受信したFAXを確認・返信できる「どこでもコネクト」+「Ridoc Smart Director」

「どこでもコネクト」は、大塚商会が提供する『外出先から社内のPCやサーバー環境に安全に接続する』リモートネットワークサービスです。社内のPCにリモート接続するため、受信したFAXデータを確認することができます。また「Ridoc Smart Director」と組み合わせることで編集・返信を容易に行うことができます。

ご紹介した製品

ファクスの処理が主となる受発注業務には

リコー社が提供する「Ridoc Document System」はFAX文書の確認・編集・返信はもちろん、さまざまな文書の保存・管理を可能にする製品です。また、同社が提供する「Ridoc GlobalScan」は受信したFAXに限らず、スキャンした文書の自動生成・リネームを行え、「Ridoc Document System」と互換性が高いことから、FAX文書だけではなくそのほかの電子化文書をひとまとめに管理を検討のお客様にもおすすめです。

ご紹介した製品

製品の選定やお見積りなど、お気軽にご相談ください。

複合機・プリンターからPCまで、各種トラブル・サポートは窓口一つで対応

複合機・コピー機・プリンターのトラブルは、PCやネットワークが原因である可能性もあります。大塚商会は、複数のメーカーの複合機・コピー機・プリンター、さらにPCやネットワークまで、専任担当者が対応するワンストップ保守サポートを用意しています。ネットワーク障害の切り分けからサーバー、パソコンの復旧まで、専任担当者が解決します。

  • * サポート内容は、ご契約条件により異なります。詳しくはお問い合わせください。

複合機の保守サポートとサービス

知って得する! 複合機の知恵袋

複合機やコピー機は、ほとんどの企業で毎日使われるもの。目からうろこの複合機の活用方法や、複合機の歴史など、お役立ち情報をまとめました。ぜひご活用ください。

複合機の知恵袋

複合機のよくあるご質問

複合機の導入に関して、お客様から寄せられたご質問の一部を掲載しています。複合機に関することなら、お気軽に大塚商会にご相談ください。

複合機・コピー機・プリンター 導入事例をご紹介

各社それぞれの課題や状況に合わせて、ITの活用による解決方法をご提案しています。複合機・コピー機・プリンターを導入した事例をご紹介します。