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ペーパーレスFAXにして業務を効率化

意外と手間がかかるFAX(ファクス)業務。大塚商会がおすすめする方法、複合機・コピー機から始められる「ペーパーレスFAX」で業務効率を改善しませんか?

FAX(ファクス)業務で、こんなことに困ってませんか?

FAX受信文書の仕分け・配付作業に手間と時間がかかる

出力不要なFAXに印刷コストが無駄にかかっている

外出先から受信したFAX文書を確認したい

ペーパーレスFAXが業務効率を改善するカギ

ペーパーレスFAXとは

ペーパーレスFAXとは、複合機・コピー機でFAX受信した文書を印刷することなく、データ化して保存する方法です。

ペーパーレスFAXにすることで、業務とは関係ない販売チラシなど、出力不要なFAX文書の印刷コストが抑えられ、出力されたFAX文書の放置による、紛失リスクも軽減できます。

業務効率のポイントは受信したFAX(ファクス)の「自動振り分け保存」

人が行っている振り分け作業を自動化できれば手間の削減と作業の効率化にもつながります。

ペーパーレスFAXにすることで、条件次第によっては日時に限らず、送信者ごとのフォルダーに振り分け保存することも可能になります。また、フォルダーの自動作成、ファイル名のリネームも可能なため、FAX受信にかかる業務効率が一段と上がります。

ペーパーレスFAXで拡がる働き方

FAX(ファクス)文書はペーパーレスFAXにすることで、文書の出力(保存)先に選択の幅が拡がります。

保存先によっては、受信したFAXを外出先から確認することが可能になります。また複数の製品をかけあわせることで、受信したFAXに文字をいれて返信することも可能になります。

大塚商会がおすすめするペーパーレスFAXの構成例

お客様の複合機・コピー機の環境や目的・用途にあわせて最適なペーパーレスFAXの構成例をご提案します。

受信したFAXを社内で確認できる「Easyファクス」+「自社PC・サーバー」

Easyファクスで、FAX文書の保存先を自社サーバーへ指定することで、受信したFAX文書を各スタッフや社員が確認し、FAX文書の管理することも可能になります。また、フォルダーの自動作成からファイル名のリネームも可能になため、文書の仕分け業務の手間を削減できます。

ご紹介した製品

受信したFAXを社内で確認・返信できる「Easyファクス」+「Ridoc Smart Director」

「Ridoc Smart Director」は、FAX文書・スキャン文書にコメント追記やスタンプ押印ができるほか、処理後のFAX返信を可能にする製品です。こちらの製品を加えることで受信したFAXの編集・返信が可能になります。

ご紹介した製品

外出先から受信したFAXを確認できる「Easyファクス」+「クラウドサービス」

クラウドなどオンラインストレージ環境に受信したFAXを保存先に指定することで、スマートフォンやタブレットなどで外出先から受信したFAXを確認することができます。

ご紹介した製品

外出先から受信したFAXを確認・返信できる「どこでもコネクト」+「Ridoc Smart Director」

「どこでもコネクト」は、大塚商会が提供する『外出先から社内のPCやサーバー環境に安全に接続する』リモートネットワークサービスです。社内のPCにリモート接続するため、受信したFAXデータを確認することができます。また「Ridoc Smart Director」と組み合わせることで編集・返信を容易に行うことができます。

ご紹介した製品

FAX(ファクス)の処理が主となる受発注業務には

リコー社が提供する「Ridoc Document System」はFAX文書の確認・編集・返信はもちろん、さまざまな文書の保存・管理を可能にする製品です。また、同社が提供する「Ridoc GlobalScan」は受信したFAXに限らず、スキャンした文書の自動生成・リネームを行え、「Ridoc Document System」と互換性が高いことから、FAX文書だけではなくそのほかの電子化文書をひとまとめに管理を検討のお客様にもおすすめです。

ご紹介した製品

さらに受注業務を効率化したい方へ

受注業務には、株式会社エディックワークスのクラウドサービス「isana(イサナ)」もおすすめです。自動返信機能を利用すれば、受信した元文書に自動でテキストやスタンプを加筆することができ、ファクス到着確認の問い合わせ対応の時間を大幅に削減可能です。また、複数の拠点をお持ちの場合、各拠点の受信FAXを集約することで、進捗状況や作業履歴をまとめて管理ができ、簡単に情報共有を図ることが可能です。

製品の選定やお見積りなど、お気軽にご相談ください。

動画で紹介「成功するペーパーレスファクス」

この動画は音声が含まれます。再生時は音量がオフになっています。再生中に動画プレーヤーの音量を調節してください。[動画再生時間:1分44秒]

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ファクスをペーパーレス化すると、「情報漏えい対策」「コスト削減」「作業の効率化」が図れます。ペーパーレスを導入する際に押さえておきたいポイントを動画でご紹介します。

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