受発注をペーパーレスFAXで業務改善

受発注業務を紙媒体で行っている場合、取引の度に大量の紙書類が発生してしまいます。効率的に受発注業務を進めるには、FAXのペーパーレス化が有効です。

受発注をペーパーレス化するメリット

紙と同じように運用

FAX業務を電子化しても、業務フローは今までと変わりません。紙と同じように作業できます。FAX業務に必要な、「コメント記載」「返信」「保存」作業をパソコン上で実施することで、業務体制を変えることなく業務を効率化できます。

コスト削減

受信FAXや送信FAXをペーパーレスにすることで無駄な出力紙を大幅削減できます。機密書類の保管・処理費用を削減することができ、コピー用紙や紙書類の保管場所を有効活用することも可能です。

検索がラクになる

電子データのため、目的の文書をすぐに見つけることができ、重要なFAXを紛失するリスクも軽減できます。また、大量の紙書類に目を通す必要が無くなるため、無駄な工数の削減や、ヒューマンエラーのリスク軽減につながります。

ペーパーレスFAXを実現するサービス

リコー社が提供する「Ridoc Document System」はFAX文書の確認・編集・返信はもちろん、さまざまな文書の保存・管理を可能にする製品です。また、同社が提供する「Ridoc GlobalScan」は受信したFAXに限らず、スキャンした文書の自動生成・リネームを行え、「Ridoc Document System」と互換性が高いことから、FAX文書だけではなくそのほかの電子化文書をひとまとめに管理を検討のお客様にもおすすめです。

ご紹介した製品

さらに受注業務を効率化したい方へ

受注業務には、株式会社エディックワークスのクラウドサービス「isana(イサナ)」もおすすめです。自動返信機能を利用すれば、受信した元文書に自動でテキストやスタンプを加筆することができ、ファクス到着確認の問い合わせ対応の時間を大幅に削減可能です。また、複数の拠点をお持ちの場合、各拠点の受信FAXを集約することで、進捗状況や作業履歴をまとめて管理ができ、簡単に情報共有を図ることが可能です。

複合機・コピー機・プリンター 導入事例をご紹介

各社それぞれの課題や状況に合わせて、ITの活用による解決方法をご提案しています。複合機・コピー機・プリンターを導入した事例をご紹介します。

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