紙媒体の資料や文書、書類を電子化(ペーパーレス)したい

紙の資料や文書・書類を電子化することでコスト削減、業務効率化ができます

保存、管理で課題が多い紙の資料や文書。複合機を活用した電子化(ペーパーレス)は、紙媒体の資料や文書の保存・管理業務の課題を解決し、業務を効率的に行うことができます。

紙媒体の資料や文書・書類を電子化して得られるメリット

紙の電子化(ペーパーレス)とは

納品書や請求書、契約書、領収書などの帳票や帳簿書類をはじめ、ファクス(FAX)や郵便物、設計図など、ビジネス環境にはさまざまな紙媒体の資料や文書・書類が存在しています。

そういった紙媒体で印刷された資料や文書、書類をデータで保存・管理ができるようにすることを「電子化(ペーパーレス)」といいます。紙媒体の保管方法を物理的なものから、データ保管に切り替えることで、企業にとってさまざまなメリットが生まれてきます。

電子化のメリットは「コストの削減」と「業務の効率化」

書類・文書を電子化することで、印刷コストの削減はもちろん、物理的な紙文書の保管場所を確保する必要がなくなります。

また、必要な文書を探すにも電子化されていることで、検索機能が利用でき、簡単に書類や文書を探し出す検索性が向上します。さらに電子化された書類データはメールで送れたり、オフィスにいなくても閲覧したりすることができるほか、不要な書類・文書の処分も安全に消去することができます。

紙媒体を電子化する方法

電子化には紙の資料をスキャンできる機器が必要

電子化は、紙媒体をスキャン機器でスキャンすることで可能になります。

とはいえ、日々の業務で発生する紙資料をスキャンするのも手間がかかるため、外部に依頼といった方法を考えますが、資料や文書の内容によっては機密情報の取り扱いについてやコストに不安があり、できれば自社で行いたいところです。

最新のスキャン機能は、リネームから保存先の自動振り分けまで

スキャンした文書データのファイル名がよくわからない英数字の羅列になっていたり、スキャンされたデータがどこに保存されたかわかならいなどの経験はありませんか? 最近のスキャン機能は、保存したデータがどの文書なのかわかるように変更(リネーム)したり、スキャンしたデータの保存先を用意して、そのフォルダーに移動し、仕分けしたりする作業を複合機から行えるため、スキャンからの保存業務が大幅に効率化できます。

複合機は手軽に紙の資料、文書を電子化できるソフトウェア・アプリケーション

電子化ソフトウェア・アプリケーションを活用すれば、複合機でスキャンするのと同様の作業で簡単に電子化できます。電子化した文書は、フォルダーを指定して保存。文書管理も簡単になり、業務の効率化につながります。

スキャン作業を効率化

紙媒体の書類などをスキャンするのも手間がかかります。「Quickスキャン」や「Document Navigator」はスキャンデータのフォーマットの指定やデータ保存先のフォルダーを指定できるなど、スキャン業務を効率化することができます。

図面の電子化(ペーパーレス)

印刷サイズも大きく、大量に保管しておく場所を確保するのが大変な紙図面。また見たいときに探したり開いたりするのも一苦労、なんて事もあるのではないでしょうか。スキャンされた文書の文字を認識するOCR機能で図面のファイル名付けのサポートなどもあり、図面も「図脳タイトルスキャン for RICOH」で効率的に電子化できます。

ファクス(FAX)文書の電子化

紙媒体で受信したファクス(FAX)は、オフィス内にいなければ閲覧することができません。受信したファクスも電子化(ペーパーレス)することで、外出先や在宅勤務でも内容を確認することができるようになります。

自動機能を活用し、スキャン業務を簡略化

「Ridoc GlobalScan Version2」には、スキャン時にフォルダーの自動生成機能やデータの自動振り分け機能があり、ファイル名のリネームも自動でできます。さらにスキャンする際、データをあらかじめ指定したフォルダーに指定したファイル名で保存するという設定も可能で、業務の簡略化ができます。

Ridoc GlobalScan Version2

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