FAXが変われば働き方も変わる？ペーパーレスFAXの可能性

ペーパーレスFAXが、コストも働き方も変える

経費削減に効果的な「ペーパーレスFAX」。使い方次第では「働き方」も改善できるかもしれません。政府も力を入れ始めた「働き方」について、ペーパーレスFAXから考えます。

文書を電子化して送受信。ペーパーレスFAXの機能とは

ペーパーレスFAXとは、受信したFAX文書をデータ化し、共有フォルダーやメールなどで展開できる機能のこと。これまで紙で出力されていたFAXを電子化することによって、印刷代の節約をはじめ、さまざまな効果を期待できます。ここでは、大塚商会で取り扱うRidocを例にとって、ペーパーレスFAXの代表的な機能についてご紹介します。

ペーパーレスFAXの便利機能とは？

RidocのペーパーレスFAXの主な機能としては以下が挙げられます。

受信FAXの自動振り分け保存
受信時の通知、着信のお知らせ
FAX文書の追記・簡単編集
ワンタッチFAX返信

この四つの機能を活用することで、紙の資源を一切使用することなく、パソコンなどの端末から直接作業を行うことができます。

ペーパーレスFAXになるとなにが変わる？ FAXによる働き方改革

書類処理業務の負担を軽減し、印刷代の節約にもなるペーパーレスFAXですが、働き方はどのように変えることができるのでしょうか？ペーパーレスFAXで変化が見込まれるシーンをいくつかご紹介します。

ペーパーレスだからデスクで対応可能。書類処理の負担を軽減

ペーパーレスFAXを導入すると、席を立たずに書類処理業務を対応できます。電話を受けてFAXを取りに行き、その書類を押印して返信、という一連の作業を、全てPC上で対応することが可能です。こうした事務作業の負担を軽減することで、基幹業務にあたる時間をより多く確保できるので、作業能率UP、残業時間の低減に効果があると考えられます。

ペーパーレスFAXにして業務を効率化

外出先でも書類確認！業務効率大幅UP

クラウドやリモートアクセスで書類保管サーバーと連携すれば、いつでもどこでも受信した書類の確認が可能です。外出先からFAXの内容をタイムリーに確認することで、すぐに取引先などへの対応ができるようになります。いちいちFAXの確認をするためにオフィスに戻る必要もなくなります。

社外から安全、手軽に社内ネットワークへ接続（どこでもコネクトリモート）

複合機の機能を
活用して働き方を改革

働き方を変えるペーパーレスFAX

今回ご紹介したペーパーレスFAXは経費削減だけでなく、業務効率UP、業務負担の軽減といった効果があります。複合機は書類の印刷や受信、送信など、多くの業務に関わってくる重要な設備です。複合機の機能をうまく活用し、効率化できればかなりの業務効率の改善効果が期待できます。

働き方改革につながる便利な複合機のご紹介や、活用方法について、アドバイスすることも可能ですので、ぜひ大塚商会にご相談ください。

【無料】複合機の知恵袋（コラム）がカタログになりました（全28ページ）

この一冊で複合機でできることが分かるカタログを無料でダウンロード

複合機とは何か？事務・営業・経営の立場から複合機の利用シーンをまとめてご紹介します。

複合機でできること
意外と知らない便利機能
知っていると得をする節約術
複合機で業務効率化？

など

資料をダウンロード（無料）