情報漏えいの原因となる紙媒体そのものを電子化することで、そのリスクを大幅に減らすことができます。
紙の電子化のメリットは、それだけではありません。
紙そのものを使わないので、紙使用量の削減になり、さらに文書管理も簡単にできるようになります。
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文書を守る、複合機のセキュリティ対策
複合機で文書のセキュリティを強化
複合機やコピー機で印刷された紙が放置され、情報漏えいの原因になることが多々あります。紙の電子化から認証やログの管理まで、複合機に必要なセキュリティ対策、考えてみませんか。
情報漏えいの原因の多くは紙文書
「印刷した紙を複合機のトレイに置きっ放し」、「ミスプリントを処分せずに机に置いたまま」といった経験はありませんか？実は、媒体別の情報漏えいの原因では、紙媒体が全体の約6割以上といわれています。紙を印刷する複合機やコピー機でセキュリティ対策をしっかりと行うことは、とても重要なのです。
情報漏えいが発覚し、取引先などに損害が出た場合の賠償額は、1件あたり1億円を超えるという試算も出ています。複合機・コピー機でしっかり「水際対策」を行って、漏えいを防ぎたいものです。
解決策1 紙を電子化してペーパーレスに
解決策2 複合機・コピー機のログを取得して原因究明
不要な社内資料のコピー、ファクスの誤送信、個人情報の不正スキャンなど、複合機の利用履歴を画像で保存することができます。
いつ、だれが、どんな操作をしたのかまで把握することができるので、もしものときの原因究明に役立ちます。
ログの取得で不正な操作を監視するソフトウェア・アプリケーション
解決策3 ICカード認証でミスプリントや放置文書を削減
複合機やコピー機を使用する段階で、認証を行うことで「本人のみが印刷物を取り出す」などの使用制限を行うことができます。
ICカード認証ならかざすだけでセキュリティ対策になり、ミスプリントや放置文書も減らすことができるので、コスト削減にもつながります。
ICカード認証で利用者を制限するソフトウェア・アプリケーション
ほかにもある文書のセキュリティソフトウェア・アプリケーション
複合機やコピー機ですぐにできる3つのセキュリティ対策をご紹介しました。このほかにも、地紋印刷で紙文書にセキュリティを付与することで不正コピーを抑止する、印刷物の置きっ放しを防ぐなど、さまざまな文書を守るためのソフトウェア・アプリケーションがあります。この機会に、自社の使い方にあうソフトウェア・アプリケーションを選択して、文書のセキュリティを強化してみませんか。
複合機で文書のセキュリティを
強化するには
ポイントは電子化、ログ、ICカード認証
複合機でできる、紙文書のセキュリティ対策ソフトウェア・アプリケーションはたくさんありますが、すぐできるセキュリティのポイントは、電子化、画像ログ、ICカード認証です。大塚商会では、お客様のお使いの機種や環境、使い方に適したものをご提案しています。
【無料】複合機の知恵袋（コラム）がカタログになりました（全28ページ）
複合機とは何か？ 事務・営業・経営の立場から複合機の利用シーンをまとめてご紹介します。
- 複合機でできること
- 意外と知らない便利機能
- 知っていると得をする節約術
- 複合機で業務効率化？
など
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