どうする!? 新会社や新事務所の開業・開設時のオフィス機器

新事務所・新オフィスの開設の準備

会社を設立し、事務所・オフィスの場所も決まった。その次に考えなければならないのがレイアウトやオフィス機器、オフィス家具の選定です。業務に必要な機器や家具を確認し、実際に事務所・オフィスのレイアウトに収まるのか、しっかりと検討することが重要です。

新会社や新事務所の開業・開設にはさまざまな準備が必要

会社を設立し新しく事務所やオフィスを構える際、会社設立に関する法務・税務、賃貸契約をはじめ、電話・ネット回線やセキュリティ関連の契約など、さまざまな準備が必要となります。また、開業・開設準備の一つとして事務所・オフィスレイアウトの検討、オフィス機器・家具などの選定・準備も進めなくてはなりません。やること、必要なことはたくさんあります。新しいオフィスでの業務開始までのスケジュールをひくと同時に“やることリスト”をまとめて、抜け漏れがないように準備を進めましょう。

レイアウトとオフィス機器・家具は同時進行で検討を

レイアウトの検討とオフィス機器・家具の検討は同時に進める必要があります。執務エリアや会議室などを決めていくと同時に、業務に必要な機器・家具を確認し、それらをどこに配置するのかも同時に決定していくことで、より正確な事務所・オフィスレイアウトをひくことができます。

レイアウトの設計

オフィスのレイアウトは業務に最適な執務エリアや会議室の場所を決めていくのと同時に照明、空調、ネットワーク配線などの内装設計も行います。そのため、どこにデスクを置いて、電話やPCはどこに必要になるのか、オフィス家具の配置も考えながら配線を検討する必要があります。また、複合機やプリンター、ファクス、会議スペースのモニターなどのほか、冷蔵庫や電子レンジ、ウオーターサーバーなども置く予定であれば、必要なところに電源やネット回線を配置していなければ、いざ設置しても使えないということも起こり得ます。

そのオフィスを使う人たちの意見や要望も聞きつつ、レイアウトの設計者と相談しながら決めていくことが失敗しないオフィスレイアウトへのカギとなります。レイアウトが完成したら必要な機器や家具をまとめ、購入やリースにかかる費用と予算とをすり合わせながら決定していきます。

オフィス新設までの主な流れ

1. オフィス物件の選定: 立地、広さ、賃料などの条件に合った物件を探します。条件が合った物件は実際に見て、設備や環境を確認します。
2. 契約手続き: 賃料、保証金、共益費などの契約条件を確認します。賃貸借契約書を作成し、賃貸契約の手続きを行います。
3. レイアウトの設計: 業務が最適に行えるようオフィスレイアウトを設計。電源やネットワーク配線、照明、空調などの内装設計を行います。
4. 内装工事: 内装工事を実施する業者を選定します。なるべく数社から見積りを取得し、比較検討して決定。工事を開始します。
5. 設備の設置: デスク、椅子、収納などの家具を配置。PC、電話、ネットワーク機器、複合機などを設置します。
6. 検収・引き渡し: 工事が設計どおりに完了しているか確認。問題なければ、オフィスの鍵を受け取り、オフィス全体の入居準備を整えます。
7. 入居準備: 新しいオフィスで働く人たち個人の入居準備を進めます。
8. 営業開始: 問題点や不具合がないか確認。何かあれば早めに業者に相談します。

オフィス機器の準備で必要なこと

複合機やプリンター、PC、電話機、モニターなどが一般的にオフィス機器と呼ばれるものになります。オフィス機器は操作性のほか、業務必要な機能を備えていることは最低条件ではありますが、さまざまな機能を備えていればそれだけ高額になります。必要な機能、必要のない機能を見極めて最適なオフィス機器をそろえることが重要です。また、オフィス機器には、購入できるものやリースできるものなどがあります。導入コストやランニングコストだけでなく、修理や保守などのサービス内容までもしっかり確認して検討しましょう。

新規オフィスで必要となるオフィス機器チェックリスト

1. 複合機・コピー機・プリンター: 毎月の使用頻度や印刷品質、必要な機能などを絞り込んで、どの機種がいいのか選定していきます。購入かリースかも予算やアフターサービスなども鑑みて検討する必要があります。
2. ビジネスフォン: 社内に何台必要なのか、どんな機能が必要か、他拠点との内線機能は必要かなどを考えて選定します。また、外出する従業員が多い場合は、併せてスマートフォンの導入も検討しましょう。
3. PC: 業務内容に合わせて、それに見合うスペックのPCを導入します。デスクトップがいいのか、持ち歩くのならノートがいいのか、従業員の業務スタイルを考えて選定します。併せて、セキュリティソフトや周辺機器も検討しましょう。
4. ネットワーク関連: ルーターやハブ（スイッチ）、無線LANアクセスポイントなど、必要な機器を選定し、社内のネットワーク環境を整備します。Wi-Fiで死角となるエリアがないようにネットワークを構築しましょう。
5. モニター、ホワイトボード: PCで使うモニターや会議室で必要なモニターを検討します。最近ではさまざまな機能を備えた電子ホワイトボードやデジタルサイネージなどを導入する企業も増えています。
6. セキュリティ対策: 社内の金庫やPCなどの防犯対策だけでなく、情報の漏えいや災害時などの対策も検討しなければなりません。セキュリティカメラや堅固なサーバー構築など、多角的なセキュリティ対策を検討しましょう。
7. シュレッダー: 機密情報の廃棄の際には必需品となるシュレッダー。オフィスを開設した際に用意しておきますと便利です。
8. その他: 快適なオフィス環境を整備するために、冷蔵庫や電子レンジ、ウオーターサーバー、コーヒーメーカー、電気ポット・電気ケトル、空気清浄機などの導入も検討しましょう。

幅広くオフィス機器をそろえる大塚商会

複合機やプリンター、PC、電話機などの必要なオフィス機器を自分で一つ一ついろいろな業者に手配をすると1社ずつ購入手続きなどをしなければならないために手間がかかり、アフターサービスにもばらつきがあるなど、後々にも苦労がかかることもあります。大塚商会では、オフィス機器を幅広く取り扱っており、複合機やプリンター、PC、電話機など、オフィスに必要な機器を一括でそろえることができます。販売のほか、リースやレンタルも提供しており、導入後の保守やサポートも充実しています。

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大塚商会では、新会社設立や新事務所・オフィスの開業・開設を全方位でサポートしており、オフィス機器の導入に関する相談も受け付けています。大塚商会ならネットワーク構築からオフィスレイアウト、オフィスに必要な機器、オフィス用品までトータルでご提案が可能です。大塚商会はお客様の理想的なオフィスづくりをお手伝いします。

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