今から始める紙の電子化　～保存・処分編～

ご存じですか？ 書類の保管・処分にかかっているコスト

以前の記事では、電子化（スキャニング）の面倒な作業を効率化させる方法についてお伝えしました。

今から始める紙の電子化　～スキャニング編～

書類を電子化することで文書の活用を効率化させることができますが、残された紙文書は必要に応じて保管、もしくは処分の対応が迫られます。保管・処分のいずれにせよコストはかかってしまいますが、最適な方法を選択をすることでこれらのコストを削減することができるのです。

続いて以下では保管や処分に関するお勧めの方法を3つ紹介していますので参考にしてみてください。

【その1】重要書類は設備の整った「外部倉庫で保管」

電子化した後は原本の紙文書を扱うことは少なくなりますが、法令で保存年限が定められている文書など処分できない書類も存在します。しかし大量の書類を社内で保管し続けることはセキュリティや、保管スペースの確保などで問題になります。セキュリティや保管設備がしっかり整った専用の外部倉庫で保管することで、これらの問題を解消できます。

【その2】シュレッダーいらず！ 保管しない書類は「溶解処理」

保管する必要がない書類は、溶解処理で処分するのがお勧めです。シュレッダーの場合はバインダやクリップ留めされた書類をいちいち外してシュレッダーにかける手間がかかりますが、溶解処理ではバインダのままでも書類を段ボール箱に詰めて送るだけの簡単作業で書類を処分できます。

シュレッダーにかける作業は不要で、箱がいっぱいになったら回収依頼をかけるだけ。箱は開梱（かいこん）せず箱ごと溶解処理を行うので情報漏えいの心配もありません。

【その3】自分で確実に処分するなら「セキュリティレベルの高いシュレッダー」

「溶解処理で処分をするほどでもない」「自分の手で確実に処分をしたい」という場合には、シュレッダーを利用することになるでしょう。しかし、マイナンバー制度も始まり機密書類が増加する近年、シュレッダーの裁断方法・裁断サイズによっては書類を復元されてしまう恐れがあるので注意が必要です。

機密書類など重要な書類を自らの手で確実に処分をする場合は、復元不可能なセキュリティレベルに対応したシュレッダーを使用するのがお勧めです。

文書の「電子化」による大きなメリットの一つは「コスト削減」

日本経済団体連合会の試算によれば、税務書類を例にすると国内での紙による保存コストは年間で約3,000億円と言われています。（注2）紙文書を電子化し、紙の物理的な保管スペースが不要になるだけで、企業にとってはコスト削減という効果が期待できます。

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