今から始める紙の電子化 ~保存・処分編~

電子化した後の文書の原本は保管する? それとも処分?

増え続ける書類は電子化するのが便利です。しかし、電子化した後に残る原本書類の扱いも考えなくてはいけません。ここでは書類の保管や処分方法に関してお勧めの方法をご紹介します。

ご存じですか? 書類の保管・処分にかかっているコスト

以前の記事では、電子化(スキャニング)の面倒な作業を効率化させる方法についてお伝えしました。

今から始める紙の電子化 ~スキャニング編~

書類を電子化することで文書の活用を効率化させることができますが、残された紙文書は必要に応じて保管、もしくは処分の対応が迫られます。保管・処分のいずれにせよコストはかかってしまいますが、最適な方法を選択をすることでこれらのコストを削減することができるのです。

今使っている「キャビネット」にも場所代はかかっています

一般的なキャビネットのサイズは900mm×400mmです。そこに通路のスペース(900mmと想定)を加えると900mm×(400mm+900mm)=1.17平方メートルになります。坪単価15,000円で事務所を借りている場合、一つの書庫(キャビネット)あたりの賃料は約5,000円/月となる計算です。

上記は一例ですが、このようなコストがかかっていることを考えると、自社で保管し続けるのが本当に良いのかどうかを考えなおすきっかけになるかもしれませんね。場合によっては外部の倉庫で保管をしたり、速やかに処分をした方がいいという判断につながるかもしれません。

続いて以下では保管や処分に関するお勧めの方法を3つ紹介していますので参考にしてみてください。

【その1】重要書類は設備の整った「外部倉庫で保管」

電子化した後は原本の紙文書を扱うことは少なくなりますが、法令で保存年限が定められている文書など処分できない書類も存在します。しかし大量の書類を社内で保管し続けることはセキュリティや、保管スペースの確保などで問題になります。セキュリティや保管設備がしっかり整った専用の外部倉庫で保管することで、これらの問題を解消できます。

1箱120円から! 大事な書類をセキュリティ万全な倉庫で預かる「セービングBOX」

大塚商会が提供する書類保管サービス「セービングBOX」は1箱120円(税別)の低価格で書類を預けられます。耐震、防火、防水、防湿、防犯に優れた倉庫で、お客様の書類をお預かりします。

預かり元の株式会社ワンビシアーカイブズは、4,000社の実績と、預かり箱数500万箱の実績を持ち、書類預かりサービスとしてはパイオニア企業となっています。

【その2】シュレッダーいらず! 保管しない書類は「溶解処理」

保管する必要がない書類は、溶解処理で処分するのがお勧めです。シュレッダーの場合はバインダやクリップ留めされた書類をいちいち外してシュレッダーにかける手間がかかりますが、溶解処理ではバインダのままでも書類を段ボール箱に詰めて送るだけの簡単作業で書類を処分できます。

シュレッダーにかける作業は不要で、箱がいっぱいになったら回収依頼をかけるだけ。箱は開梱(かいこん)せず箱ごと溶解処理を行うので情報漏えいの心配もありません。

1箱1,200円! シュレッダーより簡単&低コストの溶解処理サービス「メルティBOX」

大塚商会が提供する溶解処理サービス「メルティBOX」は1箱1,200円(税別)の低価格で書類を処分できます。確実に書類を処分したことを証明する「機密抹消証明書」も発行しています。

溶解処理ならではのリサイクル率の高さで環境にも優しく、企業としての信頼性向上にもつながります。ご依頼があれば1箱からでも回収に伺うので、利用しやすいサービスとなっています。

【その3】自分で確実に処分するなら「セキュリティレベルの高いシュレッダー」

「溶解処理で処分をするほどでもない」「自分の手で確実に処分をしたい」という場合には、シュレッダーを利用することになるでしょう。しかし、マイナンバー制度も始まり機密書類が増加する近年、シュレッダーの裁断方法・裁断サイズによっては書類を復元されてしまう恐れがあるので注意が必要です。

機密書類など重要な書類を自らの手で確実に処分をする場合は、復元不可能なセキュリティレベルに対応したシュレッダーを使用するのがお勧めです。

セキュリティレベル6以上! 復元不可能なセキュリティレベルのシュレッダー「ShredGear 極美」

「ShredGear 極美」シリーズのシュレッダーは、ドイツ規格協会が制定した工業規格(DIN規格)の最高レベルに分類される裁断寸法の細かさを実現。マイナンバーの書類は復元不可能な状態にして破棄する必要がありますが(注1)、ガイドラインをクリアするセキュリティレベルに対応したシュレッダーです。

  • (注1)「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」及び「(別冊)金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」 に関するQ&Aより

文書の「電子化」による大きなメリットの一つは「コスト削減」

日本経済団体連合会の試算によれば、税務書類を例にすると国内での紙による保存コストは年間で約3,000億円と言われています。(注2)紙文書を電子化し、紙の物理的な保管スペースが不要になるだけで、企業にとってはコスト削減という効果が期待できます。

  • (注2)参考:経済産業省のホームページより

文書の保管・処分の
コスト削減方法をご紹介

おすすめは、書類の「保管」「処分」サービスの利用

大塚商会では文書の「電子化」はもちろん、「保管」「処分」に関してもお客様のお困りごとに合わせて最適な解決策をご用意しています。お客様の会社で何を選択すれば最善なのか迷った場合はご相談ください。ご要望、費用に合わせて最適なご提案をします。

  • * シュレッダー「ShredGear 極美」シリーズにつきましては、お気軽にお問い合わせください。

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最適な製品を教えてほしい」「 この機種の価格は?」「 費用はいくらくらい?」などのご相談も承っていますので、気になることはお気軽にご相談ください。

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