今から始める紙の電子化 ~スキャニング編~

意外とカンタンだった! 書類を電子化する方法

書類の電子化の作業には手間がかかると思いこんでいませんか? 実はちょっとしたツールやサービスを使うことで、面倒な電子化の作業は大幅に効率化できます。ぜひ参考にしてみてください。

紙文書を電子化した方がいい理由とは?

文書を電子化するメリットは思った以上に大きいものです。紙文書を電子化すると、どのようなメリットがあるのでしょうか?ここではいくつか代表的なメリットをご紹介します。

検索・共有が簡単にできる

  • 文書の検索が簡単になり、膨大な書類の中から必要な文書を探し出す手間を削減できる
  • 複数人での文書の共有や編集がスピーディーに行える

コストを削減できる

  • 配付資料のコピーや印刷代、ファイル代や保管スペース代などの費用を削減できる
  • 書類の搬送や処分にかかる費用を削減できる

情報を守ることができる

  • アクセス権限の付与やデータの持ち出し不可設定など、セキュリティ管理がしやすい
  • 紙やマイクロフィルムなど、媒体の経年劣化から記載されている情報を守ることができる
  • データによるバックアップや複数拠点での管理が容易にできる
  • 人的災害や自然災害からのリスクに備えることができる

文書の電子化は自社で行う? それとも外部に委託?

業務効率向上やコスト削減など、さまざまなメリットがある文書の電子化。電子化と聞くと専用のスキャナーが必要で大変な作業のように思えるかもしれませんが、複合機があれば自社でも簡単に電子化が可能です。また、電子化を請け負う専門のスキャニングサービス業者もありますので、目的や費用などから選ぶとよいでしょう。

少量、日常業務での電子化は複合機を使うのがおすすめ!

日々の業務で発生する文書の電子化は、経費を節約するためにも自社で行いたいところです。しかしながら一連の電子化作業にはさまざまな面倒な手間が発生します。

面倒な電子化作業の一例

  • スキャンしたデータを自席のPCからファイル名の変更(リネーム)をする
  • スキャンしたデータを指定の保存先に移動させる、仕分けする など

実はこのような面倒な電子化・保存作業は、複合機のスキャン機能を使えば大幅に効率化できるのです。

「Quickスキャン」なら、面倒な電子化作業が簡単に!

紙文書の電子化・保存作業を大幅に効率化できる複合機アプリケーション「Quickスキャン」なら、コピーをとる感覚で紙文書をスキャンし、指定したフォルダーに保存ができます。

保存先の指定やファイル名の変更(リネーム作業)などは、複合機の操作パネル上で行えるため、いちいちPCで行っていた電子化した後のデータの仕分けや、移動作業を省くことができます。

大量の電子化作業は外部に任せて、必要な業務に注力する

自社で電子化するよりも専門のスキャニングサービス会社に依頼した方がよい場合があります。例えば以下のケースです。

  • スキャニングする書類が大量にある
  • 製本やファイルされている、ステープルでとめられている
  • 用紙が折られている
  • 自社(複合機など)で対応できない用紙、用紙サイズ

これらを自社で電子化しようとすると、量が多ければ多いほど膨大な時間と人件費がかかってしまいます。さらに慣れない作業のため、ミスも起こりがちです。

電子化作業を外部に委託すれば、スキャニング業務にかけるスタッフの手配や人件費が不要となり、本来の業務に注力することができるようになります。

「複合機での電子化」、「電子化作業の委託」どちらの解決策もご用意

大塚商会ではお客様の目的やご要望に合わせて「複合機での電子化」、「電子化作業の外部委託」のどちらもお選びできるように両方の解決策をご用意しています。また、電子化した文書を使いやすく整理、活用するためのポイントなどもご紹介しています。

最適な電子化の
方法をご紹介

おすすめは「Quickスキャン」と「スキャニングサービス」

自社で電子化作業を行いたい場合は、「Quickスキャン」をはじめとした複合機の導入・スキャン機能の活用と便利な設定などのご紹介を、電子化作業を委託したい場合は「スキャニングサービス」のご紹介をしております。どちらを選択すべきか迷った場合はご相談ください。お客様に合わせて最適なご提案をします。

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最適な製品を教えてほしい」「 この機種の価格は?」「 費用はいくらくらい?」などのご相談も承っていますので、気になることはお気軽にご相談ください。

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