まず、脱ハンコの実現には具体的にどのようなシステムを導入するのかといった点や、脱ハンコが必要な理由についてご紹介します。
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「脱ハンコ」で何が変わる？ 脱ハンコのメリットと推進するためのポイントを紹介
近年、働き方改革の推進やクラウドサービスの普及などによって、リモートワークをはじめとした場所を選ばない働き方に注目が集まっています。しかし、このような働き方で課題となるのが署名や押印が必要な承認文書の存在です。通常業務のデジタル化は可能でも、決裁のためにはオフィスに出社する必要がありました。
このような課題を解決するために、承認書類への押印が不要になる「脱ハンコ」の動きが普及し始めています。
では、脱ハンコをすることで具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。この記事では脱ハンコのメリットや推進するためのポイント、成功事例、おすすめツールなどについてご紹介します。
脱ハンコとは
脱ハンコ推進の流れ
従来は、契約書や請求書などの紙の書類にはハンコを押す必要がありました。しかし出社して書類に押印をする作業は、テレワークが増加する現代の働き方の課題となっています。そこで、官民問わず公的な書類に必要とされてきた押印という文化を改めようと、脱ハンコの取り組みが注目されています。
脱ハンコとは、契約書や稟議（りんぎ）書・請求書といった書類や、企業取引や行政への届け出などの書類への押印をなくすことです。行政手続きの効率向上を図るほか、テレワークの推進など、働き方改革を促進するうえで重要な取り組みになっています。
増加している業務フローのデジタル化や電子商取引による、紙の文書から電子文書への切り替えを推進するとも考えられています。
なお、総務省は、2021年度より電子文書の改ざんが行われていないことを証明する「タイムスタンプ」の認定制度を設け、不正や改ざんの対応にも取り組んでいます。また、デジタル上の社印である「eシール」の導入についても検討されています。
脱ハンコはなぜ必要？ 脱ハンコの現状とは
日本政府は主要政策の筆頭として、「行政のデジタル化」を挙げてきました。近年は、働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染症の拡大防止などのさまざまな要因から、テレワークを導入する企業も少なくありません。そこで問題となったのが、さまざまな契約書や稟議書などには押印が必要であるということでした。
そこで、「押印のためだけに出社する」といった問題が起こらないように脱ハンコの実現が急務となりました。2020年には行政手続きの9割以上で押印不要もしくは廃止の方向となり、婚姻届・離婚届や年末調整、車検の申請時など、認印を使った押印も廃止されつつあります。
また、民間企業にも業務のデジタル化が波及してきました。
2020年4月1日以降の年度からは、資本金1億円超えの大法人などは法人税等の電子申告が義務化され書面提出が不可になるなど、社会全体においてペーパーレス化や電子化の動きが活発化しています。
一方で、デジタル化が認められない書類がある、さまざまな業務フローの改善を必要とするなど、なかなかハンコ文化から脱却を図れない企業も存在します。
脱ハンコのメリット・デメリット
では、脱ハンコを推進していくに当たって、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
脱ハンコのメリット
脱ハンコには以下のようなメリットがあります。
生産性の向上
ペーパーワークの削減によりオフィスに出社する手間が省け、生産性の向上が期待できます。さらに、紙の書類には押印だけでなく保管や印刷、製本、他社への郵送などさまざまな労力がかかります。これらの作業を全て電子化することでオンライン上のやりとりが可能になり、業務速度やレスポンス処理の負担を軽減できるでしょう。
コスト削減
ペーパーワークによってもたらされるコストは、一つ一つは高額ではないものの、継続した支出になると大きな負担となります。用紙代、インク代、封筒代、プリンターの維持費など、デジタル化を図ることでこれらのコストを削減できます。さらに、物理的な保管スペースの確保や書類管理に割いていたヒューマンリソースを見直すことができ、職場環境を改善するきっかけにもなります。
コンプライアンス強化
紙の書類の保管には、紛失や保管漏れ、文書改ざんといったリスクも少なくありません。セキュリティ対策が施されたサーバー上で書類を保管することで重要書類を保護でき、コンプライアンス強化にもつながります。
脱ハンコのデメリット
脱ハンコのデメリットには、以下のようなものがあります。
デジタル化が認められない書類がある
多くの文書ではデジタル化が認められていますが、一部の契約は「書面で作成」や「書面で交付」など、紙の書面として残さなければならないと定められているものもあります。
デジタル化できない契約の一例として以下のような契約形態があります。
- 訪問販売等特定商取引における交付書面
- 事業用定期借地契約
なお、これまでは不動産の賃貸契約書や重要事項説明書なども電子化の対象外でしたが、法改正により2022年5月から電子契約が可能となりました。
また、訪問販売の契約書などは原則、書面交付が義務付けられていますが、2021年の法改正で消費者の承諾があれば電子交付が可能となりました。施行は2023年6月からです。ただし、消費者被害を防止する観点から実際の運用についてはさまざまなルールが設けられています。
業務内容の大幅な変更が必要
脱ハンコにおけるデジタル化を進める場合、これまでの業務フローを大幅に改善する必要があります。デジタル化の導入コストに加え、従業員に慣れてもらうまで時間を要するかもしれません。また、自社が採用できたとしても、取引先がデジタル化を推進しておらず紙でのやりとりを継続する必要が生じることも考えられます。取引先に対してもデジタル化への理解と協力を得られるような説明が必要でしょう。
脱ハンコの方法とおすすめのツールやシステム
前述したように、脱ハンコ化を進めるためには従業員や取引先の理解が必要です。加えて、業務フローの見直しや導入システムの検討など、段階的に導入を行わなければなりません。ここでは、脱ハンコに向けたデジタル化・ペーパーレス化の方法と、おすすめのツール、システムについてご紹介します。
文書の選別
ペーパーレス化に踏み切る前に気を付けておくべきポイントは、あらゆる文書を一挙にデジタル化しない、ということです。必要のない文書までデジタル化すると、その分の時間や費用もかかるほかサーバーの容量を圧迫してしまいます。文書のデジタル化を行うときは、どの書類をいつまでに行うかといった優先順位を明確にさせましょう。
また、電子化した文書の扱い方について社内ルールを事前に策定することも重要です。保存方法や保存期間を明確にしたり、文書の重要度によって閲覧権限などを設けたりすることが必要です。そのほか、使用するツールやセキュリティ対策などを含めた費用の計算も行っておきましょう。
なお、電子化への準備が整ったら取引先・契約先への確認を行う必要があります。デジタルに切り替えるには時間がかかります。移行期間などの猶予を設けるなどの配慮も忘れないように注意してください。
電子ハンコ導入を成功させるために必要なシステム・ツール
電子化の準備には、ツールやシステムの選定が必要です。以下では、脱ハンコ化におすすめのツール・システムをご紹介します。
- 電子印鑑
電子データ化された印影のことで、電子署名と同様に紙文書での押印と同じ効力を持ちます。単純に印影を画像化するだけでなく、電子契約ソフトなどで作成可能なタイムスタンプなどの識別情報を組み込むことができるものもあります。
- 電子署名
本人が書類を作成し、その書類が改ざんされていないことを証明するものです。紙文書での押印や署名と同等の効力を発揮します。
- 電子契約サービス
署名や印鑑が電子化されても、契約などの手続きに必要なシステムを導入しなければ運用することはできません。電子承認ツールを導入することで、企業内の申請・承認・決裁のフローのデジタル化が可能になります。また、高度なセキュリティ対策がされているものが多いため、安心して導入できます。
- ワークフローシステム
書類の種類・承認者・承認のための手順をあらかじめ自動化できるシステムがワークフローシステムです。進捗（しんちょく）管理や必要書類の検索などができ、人の手よりもはるかにスピーディーに承認決裁の業務が完結します。
大塚商会では電子申請・承認システムとして「eValue V 2nd Edition ワークフロー」をご提供しています。帳簿の電子化だけでなく、柔軟な承認ルートに対応した「簡単ルート管理」で業務プロセスの効率向上を支援します。
脱ハンコの実現にも役立つワークフローシステムの導入・成功事例
脱ハンコを成功させるためには、上述のようなワークフローシステムの導入を行いたいところです。そこで、実際に大塚商会がご提供するワークフローシステムを活用している企業様の事例をご紹介します。
法改正も含めた状況の変化に対応できるシステム導入で業務を効率化
関西で建設工事、設備工事を手がけるA社では、工事進捗度の正確で効率的な管理、案件管理の効率化を図りたいという課題がありました。そこで、原価管理システムを中核として、そこに人事給与システムや勤怠管理システムを連携。さらに、電子申請や承認システムを行えるワークフローシステムも導入することで、管理業務を一気通貫で行える仕組みを構築したとのことです。
IT活用で管理業を大幅に効率アップ
和牛肉の卸業を主軸に、小売り、レストラン事業も行っているB社では、働き方改革を実行するために、早くから基幹業務システム「SMILE V 販売／会計／人事給与」を活用してきました。その上で、証明書類の管理・共有を行うために、「SMILE V ドキュメント管理」を導入し、さらなる業務効率のアップを図りました。牛1頭ごとに発行される各種証明書をデジタル化し、ドキュメント管理システムで素早く情報共有することで、課題が解決したとのことです。
各種情報を一元管理できる体制を構築
産業用マーキング機器を販売しているB社は、基幹業務システムと営業支援システムの連携に課題があり、OSのバージョンアップのたびに改修するコストも生じていました。しかし、全てのシステムをトータルパッケージで刷新し、大塚商会が提供している「SMILE BS シリーズ」をカスタマイズすることでシステム間の連携を実現することができました。ワークフローやセキュリティ対策も強化され、高い生産性をかなえる環境を構築できました。
脱ハンコのご相談は大塚商会へ
ワークフローのデジタル化が波及している近年の日本において、脱ハンコによるシステム刷新は固定コストの削減や生産性の向上に大きく寄与します。一方で、大幅な業務フロー改善が求められることもあり、社内外の理解を得ながら計画的にシステム構築を行う必要があります。
脱ハンコに関するシステム導入の検討やご相談なら、ぜひ大塚商会までお気軽にお問い合わせください。
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