電子契約のメリットとデメリットとは？ 導入時に考慮したいポイント・注意点

電子契約とは電子文書に電子署名を行うことで締結する契約方法

電子契約とは、電子文書（電子ファイル）のやりとりをインターネット上で行い、押印の代わりに電子署名を残すことで契約を締結する方法です。契約締結者が本人であるということを保証するために、電子署名に加えて電子証明書の付与が必要な場合もあります。
また、押印された時間を記録するタイムスタンプ機能を利用することで、情報の不正や改ざんを防止できます。

なお、民法では本人の署名、または押印が付与されているものは、本人の意思により承諾したものと推定するとしています。これは電子契約も同様です。電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）第三条では、本人による電子署名が付与されていれば、有効に成立するとされています。

電子契約と書面契約の違い

では、従来の書面での契約と電子契約の違いはどこにあるのでしょうか。
書面での契約の場合、契約者双方が書面に住所や氏名を記入し、実印などの印鑑を押さなければなりません。さらに、改ざんを防ぐために割印や契印を押すこともあります。そのため、書面の受け渡しや契約は対面もしくは郵送で行う必要があるのです。

一方、電子契約では作成した電子文書をメールやクラウドで共有できます。署名や押印も、前述したように電子署名や電子証明書を利用して全てインターネット上で行うことが可能です。

1.コスト削減

従来の紙での契約には、契約金額の大きさに応じた金額の収入印紙を貼り納税する義務があります。そのため、契約を結ぶ機会が多いほど、かかる印紙税は増加します。しかし、電子契約は、国税庁の見解では印紙税法における「文書」には該当しないため、収入印紙を貼る必要はないとされています。
また前述のとおり、電子契約はインターネット上で作業が完結するため、印刷のための紙やインク、封筒や郵送の費用なども削減できます。

2.業務・書類保管の効率向上

紙の契約書の場合、対面や郵送でのやりとりが必要なため、それに付随する印刷や郵送手配などの業務が発生します。しかし、インターネットでやりとりを行う電子契約ではそれらの業務が不要になるほか、郵送の時間もかからず、契約までの時間を短縮できます。
また、自社サーバーやインターネット上でデータを保管するため、保管場所を確保する必要がありません。さらに、契約期限や更新などの管理についても、電子契約サービスを利用することで簡単に行うことができます。

3.コンプライアンスの強化

電子契約では、書面での契約よりもコンプライアンスの強化が期待できます。
電子契約における契約書の作成では、その文書に関わった人や時間がログデータとして残ります。また、電子署名についても本人のものと証明するための仕組みが備えられており、改ざんなどの不正が起こりにくい仕組みになっています。さらに、閲覧権限を厳密に管理できるため、契約に関係のない人が勝手に閲覧することはできません。

4.契約期限の管理工数の削減

電子契約サービスでは、契約期間が満了する際にリマインドを行う機能が備えられているものもあります。

紙の契約書類では契約期限を別途管理する必要がありますが、電子契約では管理の手間を削減できます。

5.テレワークとの高い親和性

電子契約の導入は、テレワークの導入を推進するうえでも重要なポイントです。

電子契約が導入されていない場合、営業担当者がリモートで受注した案件の契約手続きを出社して行う必要がありますが、電子契約を導入することで出社しなくてもよくなります。

契約手続きがメールやサービス上で完了し、製本の手間等が削減されるため、業務効率向上にもつながります。

取引先への依頼や説明

電子契約を導入する際には、相手となる取引先や関係企業の理解を得ることが必要です。電子契約の仕組みや業務の流れ、法的に問題はないのかなど、取引先企業が不安に思うことについて説明を行い、協力を依頼します。
また、利用する電子契約サービスによっては、取引先企業にもシステムを導入してもらう必要があります。手間と負担を強いることにもなりかねないため、電子契約を導入するメリットをきちんと伝えなければなりません。

業務フローの変更

これまで紙で行ってきた業務を電子化するには、社内の業務フローを見直す必要があります。社員の中には、紙を使用しない契約方法に抵抗を感じる方もいるでしょう。また、特に法務を扱う部門から不安の声が上がるかもしれません。このような電子契約に関するさまざまな不安を取り除くには、社員に対して導入の経緯を丁寧に説明することが大切です。
そのほか、電子契約を扱うための社員教育や研修、運用が始まってからの管理体制の検討も必要でしょう。

電子契約の導入は一部署のみで行う、というわけにはいきません。社内での調整は特に苦労する工程かもしれませんが、導入のメリットが大きいことを理解してもらえるよう、根気よく進めていくことが大切です。

サイバー攻撃の可能性

電子契約は自社サーバーやインターネット上に保管されます。そのため、サイバー攻撃の被害に遭う可能性も否定できません。システムのセキュリティは向上しつつありますが、電子契約システムを導入する際には、セキュリティの信頼性が高いシステムを選ぶとよいでしょう。

電子契約が認められない契約の存在

民間の一般事業会社が締結する契約のうち、法律により書面による契約書での契約を義務付けられているものもあります。例えば、公正証書が必要な事業用定期借地契約などです。

電子契約を導入する際は、電子契約が認められない契約が社内にないか、顧問弁護士に事前に確認することをおすすめします。

なお、不動産取引における契約書や重要事項説明書などの契約は電子契約が認められていませんでしたが、2022年5月に宅地建物取引業法が改正され、重要事項説明書や賃貸借契約書などの電子契約が可能になりました。また、訪問販売など特定商取引法関連の交付書類やクーリングオフ通知書については、書面での交付が義務付けられていますが、2021年の法改正により消費者の承諾があれば電子交付が可能となりました。施行は2023年6月からで、消費者被害を防止する観点から実際の運用についてはさまざまなルールが設けられています。

paperlogic電子契約（ペーパーロジック）

ペーパーロジックの電子契約は、実印に印鑑証明を添える契約書、認印やサインで済ませるものなど、契約に応じて立会人型、当事者型に使い分けが可能なサービスです。

また、ゲスト（契約相手）も電子証明書の取得／利用が可能な特長を持っています。

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クラウドサイン

「クラウドサイン」は、弁護士監修の電子契約サービスです。電子帳簿保存法に準拠しているほか、「認定タイムスタンプ」を利用し情報の改ざん、不正を防止できます。大企業からベンチャー企業まで30万社以上の導入実績があるため、取引先企業が既に導入している可能性もあります。また、電子契約を初めて利用する方にも操作が分かりやすいことも、導入しやすいポイントです。

電子契約サービス「クラウドサイン」

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生産性の向上と法的有効性を両立させたサービスです。電子署名が必要な契約書を登録すると、「Adobe Acrobat Sign」に自動的にアップロードされます。その際、署名依頼中または署名済みなどの状況が確認できるほか、リマインダー機能も搭載されており契約の管理も可能です。さらに、「eValue ドキュメント管理」で契約が完了した文書の保管・管理や検索を行えるため、データ紛失などのリスクも削減できるでしょう。

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