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電子契約でコスト削減!電子契約のメリットとデメリットとは?

近年、政府が「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」を推進していることもあり、多くの企業が契約書の電子化を検討しています。

電子契約を導入することで、業務の効率向上やコストの削減などさまざまなメリットを受けることができます。しかし、導入を考えている方の中には、電子契約についてさまざまな不明点や懸念点を持っている方もいらっしゃるでしょう。

そこで、この記事では、電子契約の概要やメリット・デメリット、おすすめの電子契約サービスについてご紹介します。

電子契約とは

これまで、企業と個人、あるいは企業同士の契約は、紙の契約書に契約者本人が署名、押印することによって成立していました。しかし、紙の契約書は対面や郵送などの時間と手間がかかることが課題として挙げられていました。

そこで、政府による脱ハンコの推進やテレワークの増加などに伴い、契約書の電子化に注目が集まっています。では、電子契約とは具体的にどのようなものなのでしょうか。

電子契約とは電子文書に電子署名を行うことで締結する契約方法

電子契約とは、電子文書(電子ファイル)のやりとりをインターネット上で行い、押印の代わりに電子署名を残すことで契約を締結する方法です。契約締結者が本人であるということを保証するために、電子署名に加えて電子証明書の付与が必要な場合もあります。
また、押印された時間を記録するタイムスタンプ機能を利用することで、情報の不正や改ざんを防止できます。

なお、民法では本人の署名、または押印が付与されているものは、本人の意思により承諾したものと推定するとしています。これは電子契約も同様です。電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)第三条では、電子署名(本人だけが行うことができるものに限る)が付与されていれば、真正に成立したものと推定するとされています。

電子契約と書面契約の違い

では、従来の書面での契約と電子契約の違いはどこにあるのでしょうか。
書面での契約の場合、契約者双方が書面に住所や氏名を記入し、実印などの印鑑を押さなければなりません。さらに、改ざんを防ぐために割印や契印を押すこともあります。そのため、書面の受け渡しや契約は対面もしくは郵送で行う必要があるのです。

一方、電子契約では作成した電子文書をメールやクラウドで共有できます。署名や押印も、前述したように電子署名や電子証明書を利用して全てインターネット上で行うことが可能です。

コンプライアンスの強化など、電子契約の主なメリット三つ

電子契約を導入することによってどんなメリットがあるのでしょうか。以下で詳細を見ていきましょう。

1.コスト削減

従来の紙での契約には、契約金額の大きさに応じた金額の収入印紙を貼り納税する義務があります。そのため、契約を結ぶ機会が多いほど、かかる印紙税は増加します。しかし、電子契約は、国税庁の見解では印紙税法における「文書」には該当しないため、収入印紙を貼る必要はないとされています。
また前述のとおり、電子契約はインターネット上で作業が完結するため、印刷のための紙やインク、封筒や郵送の費用なども削減できます。

2.業務・書類保管の効率向上

紙の契約書の場合、対面や郵送でのやりとりが必要なため、それに付随する印刷や郵送手配などの業務が発生します。しかし、インターネットでやりとりを行う電子契約ではそれらの業務が不要になるほか、郵送の時間もかからず、契約までの時間を短縮できます。
また、自社サーバーやインターネット上でデータを保管するため、保管場所を確保する必要がありません。さらに、契約期限や更新などの管理についても、電子契約サービスを利用することで簡単に行うことができます。

なお、電子契約は紙の書面作成や押印を行う必要がないため、リモートワークで対応することも可能です。

3.コンプライアンスの強化

電子契約では、書面での契約よりもコンプライアンスの強化が期待できます。
電子契約における契約書の作成では、その文書に関わった人や時間がログデータとして残ります。また、電子署名についても本人のものと証明するための仕組みが備えられており、改ざんなどの不正が起こりにくい仕組みになっています。さらに、閲覧権限を厳密に管理できるため、契約に関係のない人が勝手に閲覧することはできません。

電子契約のデメリットを理解して対策を講じておくことも大切

ここまで、電子契約の導入によってさまざまなメリットがあることをご紹介しましたが、一方でデメリットも存在します。ここでは、電子契約導入に当たって起こり得るデメリットをご紹介します。

取引先への依頼や説明

電子契約を導入する際には、相手となる取引先や関係企業の理解を得ることが必要です。電子契約の仕組みや業務の流れ、法的に問題はないのかなど、取引先企業が不安に思うことについて説明を行い、協力を依頼します。
また、利用する電子契約サービスによっては、取引先企業にもシステムを導入してもらう必要があります。手間と負担を強いることにもなりかねないため、電子契約を導入するメリットをきちんと伝えなければなりません。

業務フローの変更

これまで紙で行ってきた業務を電子化するには、社内の業務フローを見直す必要があります。社員の中には、紙を使用しない契約方法に抵抗を感じる方もいるでしょう。また、特に法務を扱う部門から不安の声が上がるかもしれません。このような電子契約に関するさまざまな不安を取り除くには、社員に対して導入の経緯を丁寧に説明することが大切です。
そのほか、電子契約を扱うための社員教育や研修、運用が始まってからの管理体制の検討も必要でしょう。

電子契約の導入は一部署のみで行う、というわけにはいきません。社内での調整は特に苦労する工程かもしれませんが、導入のメリットが大きいことを理解してもらえるよう、根気よく進めていくことが大切です。

サイバー攻撃の可能性

電子契約は自社サーバーやインターネット上に保管されます。そのため、サイバー攻撃の被害に遭う可能性も否定できません。システムのセキュリティは向上しつつありますが、電子契約システムを導入する際には、セキュリティの信頼性が高いシステムを選ぶとよいでしょう。

電子契約が認められない契約の存在

民間の一般事業会社が締結する契約のうち、法律により書面による契約書での契約を義務付けられているものもあります。例えば、以下のような契約です。

  • 定期借地契約・定期建物賃貸借契約
  • 宅地建物売買等媒介契約
  • 訪問販売等特定商取引における交付書面 など

契約内容が長期で高額になりがちな不動産関連や、訪問販売等特定商取引などについては、電子契約が認められていません。電子契約を導入する際は、電子契約が認められない契約が社内にないか、顧問弁護士に事前に確認することをおすすめします。

おすすめの電子契約サービス

電子契約のメリット・デメリットを把握したうえで、自社に適した電子契約サービスを検討しましょう。ここでは、大塚商会が提供しているサービスの中から電子契約におすすめの二つのサービスをご紹介します。

クラウドサイン

「クラウドサイン」は、弁護士監修の電子契約サービスです。電子帳簿保存法に準拠しているほか、「認定タイムスタンプ」を利用し情報の改ざん、不正を防止できます。現時点で5万社以上が導入しているため、取引先企業が既に導入している可能性もあります。また、電子契約を初めて利用する方にも操作が分かりやすいことも、導入しやすいポイントです。

クラウドサイン

eValue V ドキュメント管理連携テンプレート with Adobe Sign

生産性の向上と法的有効性を両立させたサービスです。電子署名が必要な契約書を登録すると、「Adobe Sign」に自動的にアップロードされます。その際、署名依頼中または署名済みなどの状況が確認できるほか、リマインダー機能も搭載されており契約の管理も可能です。さらに、「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」で契約が完了した文書の保管・管理や検索を行えるため、データ紛失などのリスクも削減できるでしょう。

eValue V ドキュメント管理連携テンプレート with Adobe Sign

電子契約のご相談は大塚商会まで

この記事では、電子契約の概要からメリット・デメリット、おすすめの電子契約サービスについてご紹介しました。以前は契約を行う際は、対面もしくは郵送で署名や押印を行うことが一般的でした。しかし、テレワークの増加や政府による業務デジタル化の促進などを背景に電子契約サービスが発達し、電子契約を取り入れる企業が増加しています。業務の効率向上やコストの削減も期待できるため、ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

電子契約サービスの導入支援なら、ぜひ大塚商会へお問い合わせください。

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