インボイス制度対応「適格請求書」フォーマットの作成ポイントを解説

インボイス制度が2023年10月1日から開始されることで、売り手側は、取引先である買い手側から求められたときに、「適格請求書（インボイス）」を交付する必要があります。適格請求書への切り替えを適切な形で行うには、発行手続やフォーマット作成などの準備を進めておくことがポイントです。この記事では、インボイス制度やフォーマットの作り方、保存義務などについて解説します。

インボイス制度とは？

軽減税率の導入に伴い、請求書を作成するときに消費税を8%と10%の品目で、個別に計算する必要性が生じました。適格請求書は品目ごとの税率、税額に対する認識を一致させるための書類で、仕入税額控除を行ううえで必要な書類の一つです。ここではインボイス制度の概要や主な目的についてご紹介します。

インボイス制度の概要

インボイス制度は複数税率への対応を目的とした制度であり、2023年10月1日から開始されます。制度開始後に仕入税額控除を適用するには、一定の項目が記載された帳簿および適格請求書の交付と保存が必要です。

商品やサービスの売り手は、買い手から適格請求書を求められたら交付し、控えを保管しておく必要があります。また、買い手は仕入税額控除を受けるために、適格請求書や仕入明細書などの書類を一定期間保存することが重要です。

適格請求書の交付を行うには、適格請求書発行事業者として税務署長の登録を受けることが必要条件です。そのためには「課税事業者選択届出書」を税務署へ提出し、課税事業者になる必要があります。登録審査が通った事業者には登録番号の通知、交付が行われます。適格請求書の交付を行うには、審査に通った事業者の氏名又は名称、登録番号が必要です。

登録審査が通った事業者の氏名または名称、登録番号および登録年月日などの情報は、国税庁の「インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト」に公開されます。

インボイス制度による適格請求書とは

適格請求書とは、売り手が買い手に対して正しい適用税率や消費税額を伝える手段として用いられる書類の総称です。必要項目が記載されている書類であれば、請求書やレシート、電子メールなど、書類の様式を問わず適格請求書として分類されます。

不特定多数の顧客と取引を行う小売業や飲食店業などに関しては、適格請求書に代わる書類様式として、適格簡易請求書の発行が認められています。適格簡易請求書は買い手の氏名、または名称を記載する必要がなく、仕入税額控除の要件を満たす書類として取り扱い可能です。

なお、請求書の交付が困難とされる取引に関しては、適格請求書の交付義務が免除されます。国税庁による規定では「公共交通機関による旅客の運送（3万円未満）」や「郵便切手を対価とする郵便サービス（郵便ポスト経由に限る）」などの取引は交付義務の免除対象になっています。

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インボイス（適格請求書）に必要な項目は？

現行の区分記載請求書から適格請求書に切り替えを行う際は、必要な記載項目を適切に把握しておかなければなりません。ここでは、適格請求書の発行に必要な項目を解説します。

インボイスの必要要件

インボイス制度の開始後に仕入税額控除の適用を受けるためには、「適格請求書発行事業者の氏名又は名称および登録番号」「取引年月日」「取引内容」「税率ごとに区分して合計した金額および適用税率」「税率ごとに区分した消費税額等」「書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称」の6項目を記載した適格請求書が必要です。

消費税額は税率ごとに分けた品目の税抜価額に対して消費税率を乗算し、算出された金額に対して端数処理を行います。

区分記載請求書からの切り替え

現状で区分記載請求書の発行に対応している場合、「適格請求書発行事業者の登録番号」「適用税率」「税率ごとに区分した消費税額等」の3項目を追記すると、適格請求書としての要件を満たします。表計算ソフトや請求書作成システムなどで請求書の自社フォーマットを作成しているときは、必要項目を確認して追記し、変更を行うことで対応する方法があります。

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インボイス（適格請求書）フォーマットへの切り替えや書き方のポイント

インボイス制度の開始に合わせて適格請求書を取り扱うには、対応に向けた登録申請、制度の基準を満たしたフォーマットの準備などを進める必要があります。ここでは登録申請の行い方や登録番号の確認方法など、インボイス制度の対応準備に関する情報をご紹介します。

適格請求書登録番号の申請

インボイス制度が開始される2023年10月1日に合わせて適格請求書への切り替えを行うには、2023年9月30日までに「適格請求書発行事業者の登録申請書」を提出する必要があります。

登録申請書の提出は必要書類の郵送もしくはe-Taxによる電子申請で行えます。申請書を郵送する場合は、国税庁のホームページから該当書類をダウンロードし、作成した書類を各事業所の管轄内にある「インボイス登録センター」に送付します。送付先の住所は国税庁Webサイトをご確認ください。

適格請求書等保存方式（いわゆるインボイス制度）の申請手続について（国税庁のページが開きます）

登録番号の通知と確認

適格請求書発行事業者として登録を受けたタイミングで、登録番号が記載された登録通知書が税務署から送付されます。法人番号を有する課税事業者は「T＋法人番号」が、それ以外の事業者は「T＋13桁の数字」が登録番号です。なお、e-Taxで登録申請を実施した場合は登録通知書を電子データで受領できます。

業務システムの見直し

区分記載請求書から切り替えを行う過程では、登録番号、適用税率などの項目を追記したテンプレートを準備する必要があります。近年は適格請求書のテンプレートを配布するWebサイトが増えているため、エクセル対応のテンプレートを利用する選択肢もあるでしょう。

インボイス制度に合わせてシステムの刷新を検討する場合、インボイス対応の会計、請求書作成システムの導入をおすすめします。複数税率に対応した管理機能や、適格請求書登録番号の取込機能が実装されているシステムを選びましょう。

発注先の適格請求書登録番号の確認

買い手が仕入税額控除の適用を受けるためには、登録番号が交付されている発行事業者から交付された適格請求書が必要です。インボイス制度の導入後に取引を行う場合、国税庁の公表サイトで取引先の登録番号を確認すると、仕入税額控除を行えるかが判断できます。

また、免税事業者から仕入を行う際は、仕入税額の一定の割合を控除できる経過措置が設けられています。経過措置が適用されるのはインボイス制度の開始から6年間です。

2023年10月1日から3年間は仕入税額相当額の80%、2026年10月1日から3年間は仕入税額相当額の50%が控除される割合です。経過措置の適用を受けるには、控除対象に含まれる課税仕入れであることを帳簿および適格請求書に記載する必要があります。

インボイス（適格請求書）保存時に注意するポイント

仕入税額控除の適用を受けるには、一定の項目を掲載した帳簿および適格請求書を指定された期間、保存することが条件になっています。ここではインボイスを保存する際の注意点についてご紹介します。

保存義務

適格請求書発行事業者は原則として、適格請求書の交付および保存を行わなければなりません。発行側は適格請求書の写し、受領側は適格請求書および仕入明細書などの保存が必要です。また適格請求書や仕入明細書などの書類は、紙媒体のほか、CDやハードディスクなどの電磁的記録で保存しても問題ありません。

適格簡易請求書、適格返還請求書も電磁的記録による保存ができます。なお、電磁的記録で保存を行う際は「電子帳簿保存法」に準じた方法で保存する必要があるため注意しましょう。

仕入税額控除の適用要件

仕入税額控除の適用を受けるには、必要事項が記載された帳簿および適格請求書の原本を、課税期間の末日の翌日から2月経過した時点を起点として、7年間保存する必要があります。

適格請求書として必要事項が記載されている書類であれば、保存する書類はレジのジャーナルや一覧表、明細表などでも問題ありません。

なお、発行された適格請求書に誤りがあった場合、発行事業者は修正を施した適格請求書を作成し、交付する必要があります。交付方法は、誤りを修正した請求書を再度交付する方法と、修正箇所のみを記載した請求書を追加で交付する方法などが存在します。

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適格請求書等保存方式の概要-インボイス制度の理解のために-（国税庁のPDFが開きます）

インボイス制度に対応した会計・請求書作成システム導入のご相談は大塚商会まで

インボイス制度に対応する課税事業者は、取引先に向けた適格請求書の発行および修正、保存などを行う義務が課されます。対応すべき点も多い中、社内システムや業務をどう調整すべきか悩む方も多いのではないでしょうか。大塚商会では、インボイス制度に対応する「SMILE」シリーズをはじめとしたソリューションを提供しています。