年末調整手続きの電子化とは？ メリット・デメリットや導入のポイントを紹介

年末調整の電子化はいつから可能になった？

2020年10月以降、各保険会社などから取得した控除証明データを基にした年末調整が可能になりました。これにより、申告書を従業員に書面で配布する必要がなくなったほか、会計ソフトに手作業で入力を行う手間も削減されました。電子化の普及・促進によって勤務先が行う事務処理業務の簡便化を図る目的です。

なお、2年前に発行した法定調書が種類ごとにみて100枚以上の企業は、電子化が義務化され、e-Tax、光ディスク等、または国税庁の認定を受けたクラウドサービスを利用して提出しなければならなくなりました。しかし、例えば、年末調整にかかわる法定調書を100枚以上発行していない企業は対象外となるため、書面での年末調整手続きも行えます。ただし、従業員や経営担当者の負担を考慮すると、電子化の検討をおすすめします。

年末調整の電子化で変わったこととは

従来の書面での年末調整手続きは、従業員が各自で取得した控除証明書から申告書を作成して勤務先に提出していました。提出を受けた勤務先の会計担当者は、申告内容を確認し連携している会計システムへの入力処理などを行います。

このとき、申告内容に不備がある場合の従業員側への訂正依頼作業や、過去7年分の申告書を保管する作業などが付随して発生します。書面をベースにした年末調整手続きの業務は煩雑になる傾向にあり、従業員と勤務先の双方の業務を圧迫する要因となり得ました。

一方で、年末調整を電子化することによって手続きが簡便化され、従業員と勤務先の負担が軽減されます。最大のポイントは、「生命保険料・地震保険料の控除証明書」「住宅ローン控除申告書」「住宅ローン控除証明書」などがデータで取得可能になった点です。データで取得できることによって控除額の検算が不要となるほか、添付した原票の確認や保管業務に関する事務処理の軽減が期待できます。

従業員のメリットは書類作成の簡便化

従業員は、国税庁の「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア（年調ソフト）」でデータを作成することができます。それによって、控除額の計算が不要になるほか、書面による手続きの際に発生していた申告内容の不備も削減できます。

さらに、政府が運営するオンラインサービス「マイナポータル」に対応している保険会社であれば、マイナポータル経由で複数の控除証明書をまとめて取得可能です。データで取得すれば保管の負担がなく、紛失した場合に再発行できる点もメリットでしょう。

ただし、団体扱いの保険料控除証明書は電子発行ができないため注意が必要です。

また、年により控除額や年税額などが変更になる可能性があるので、年調ソフトは年末調整を行う年分ごとにダウンロードする必要があります。ただし、作成した申告データは翌年分のソフトに取り込むことが可能になる予定です。

年調ソフトによって正確な申告書を簡単に作成できるため、修正から再提出にかかる手間や時間もかかりません。こうした手続きの簡便化は従業員の業務を削減させ、コア業務に集中できることによって生産性向上へとつながります。

勤務先のメリットは業務効率向上

従業員が年調ソフトを使って申告書データを作成することによって、会計担当者の事務処理の手間とコストは大幅に削減されます。

例えば、従来の書面による手続きの場合に負担になっていたのが、申告書に添付された原票と各控除申告書の内容の確認作業でした。
しかし、データによる申告の場合、ソフトウェアによって自動で控除額の検算や集計が行われます。そのため作業の手間も軽減され、申告書の正確性が飛躍的に向上します。正確な申告により、従業員への修正依頼や問い合わせ対応の業務負担の軽減も期待できます。

紙の書類に関する保管場所の確保も不要となり、オフィスをすっきりさせることができるのもメリットです。

年末調整手続きを電子化することで考えられるデメリット

ここまで、電子化に関するメリットをご紹介しました。ただし、電子化には適切なシステムの導入・運用と従業員の理解が必要不可欠です。社内で電子化のルールやシステムを統一しなければ、書面とデータでの申請が混在してしまい、かえって業務効率を悪化させてしまう恐れがあります。

そのほか従業員が電子データをスムーズに作成できるようにするため、PCやネット回線などの環境を整える必要があります。また、PCやスマートフォン操作に不慣れな従業員に対して支援体制を構築するなど、電子化導入に当たって追加業務が発生することも想定されます。

なお、マイナポータル連携を活用する場合は、マイナポータルの利用者登録やマイナンバーカードの取得を促すことも必要です。このような、付随する業務の負担を考慮したうえで導入を検討しましょう。

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電子化に向けて勤務先がすべきこと

勤務先における電子化の準備には、以下の四つのポイントがあります。

電子化に対応するため従業員が準備すべきこと

年末調整手続きの電子化を導入するために、従業員も準備すべきことがあります。
まず、年調ソフトなど、年末調整申告書データを作成するためのソフトウェアを準備することです。国税庁提供の年調ソフトを使用する場合、個々のPCへのインストールが必要になります。ほか民間ソフトを利用する場合もログインIDやログインパスワードが必要になることがあるため、会社で指示された方法に従いましょう。

もう一つは、控除証明書の取得方法の確認です。控除証明書はマイナポータル経由で取得するものと、各保険会社のホームページから取得するものに分けられます。マイナポータルを経由する場合は、マイナンバーカードとマイナポータルの利用者登録が必要です。一方で、各保険会社などからデータを取得する場合、マイナンバーカードは必要ありません。