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文書管理とは? 社内文書を整理し業務効率向上を図るポイントをご紹介

企業活動では、紙の資料や連絡書類、伝票などの「文書」が発生します。さらに、IT化が進んでからは、電子メールやPDF化された文書なども増加しています。それらの量は膨大になることもあり、文書の管理にお困りの方も多いのではないでしょうか。この記事では、文書管理の目的と重要性や、効率良く行うポイント、紙文書の電子化やパソコン上などで作成された電子文書の管理方法、便利な文書管理サービスについてご紹介します。

文書管理とは

私たちが毎日手にする文書には作成、整理、保存、廃棄というライフサイクルがあります。この作成から廃棄までの段階ごとに文書を適切に管理することを、文書管理といいます。文書とは、紙媒体の文書だけでなく、データによる電子文書も含まれます。

なお、製品やサービスの品質マネジメントシステムの国際規格であるISO9001では、文書管理について、必要なときに必要なところで入手でき、利用に適した状態であること、そしてその情報が十分に保護されていることと規定しています。

文書管理の目的と重要性

では、適切な文書管理を行うことにより、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

まず、必要なときに必要な情報を入手できることで、取引などに関する最新情報や社内ナレッジなど、情報や知識の共有が容易になります。必要な文書を探す時間が短縮されることにより、業務の効率向上にもつながるでしょう。
また、文書を電子化して保存すればペーパーレス化を促進でき、資料保管場所の削減にもなります。

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さらに、リスクマネジメントの面でも、文書管理は重要な役割を果たします。企業で扱う文書には、製造物責任法(PL法)・消費生活用製品安全法などの法律によって保存が定められている書類や、知的財産関連書類などもあります。トラブルが発生した際に、いち早く関連文書を示して対応できれば、企業の信用低下を防ぐことができるでしょう。

このように、文書管理とは、業務の効率向上や、情報漏えい・改ざん・紛失などへのセキュリティ対策、トラブルの際に説明責任(アカウンタビリティ)を果たすためなど、企業にとって重要な事項を改善することにつながります。文書管理とは、企業全体の生産性向上を目的としているのです。

文書管理のポイント

ここでは、文書管理を適切に行うために注意するポイントについてご紹介します。

個人の文書と組織の文書を明確化する

文書が管理対象であるか見極めることが大切です。個人として必要な文書でも組織としては管理不要な場合があります。全てを管理するのは作業が煩雑となるうえ、後から検索して文書を取り出す際に混乱を招く可能性があるため、組織にとって必要な文書のみを管理するようにします。

文書の種類を明確化する

企業内で使用する書類を重要なもの(法定保存文書など)や機密性のレベル、取引記録や顧客の個人情報などで分けると、効率良く管理ができます。

文書のライフサイクルにあわせた管理方法を定める

文書の作成から廃棄までの運用ルールを事前に定めておくことも重要です。文書の保存期間や廃棄作業を行うタイミング、処理方法などを定めておきましょう。

文書管理のルールを定める

文書の名前の付け方や階層レベル(例えば、フォルダーの階層)の統一など、分かりやすいルールを作成し社員全員に運用を徹底させることも重要です。

文書管理を効率良く行うには

では、文書管理は具体的にどのような方法で行えばよいのでしょうか。ここでは、効率の良い文書管理の方法をご紹介します。

ファイリングシステムを活用する

前述したように、文書はルールを定めて分類することをおすすめします。文書をファイルやボックスで管理することをファイリングシステムといい、以下のような種類があります。

バーチカルファイリング

紙製フォルダーやクリアフォルダーに書類を挟み込み、引き出しなどに入れて管理する方法です。書類に穴を開ける必要はなく、フォルダーに挟み込むだけなので、手軽で場所を取りません。ただし、書類をとじていないので紛失しやすいというデメリットがあります。フォルダーは書き込みのできるタブのついたものを選ぶと、書類を探しやすくなります。

簿冊式(バインダー)ファイリング

バインダーなどにとじて管理する方法です。書類に穴を開ける必要がありますが、しっかりとじられるため紛失のリスクは低くなります。バインダーは厚みがあり丈夫なものが多いので、マニュアルや規定集などのページ数が多いものや不特定多数の方が閲覧する資料に向いているでしょう。

ボックスファイリング

フォルダーに書類を挟み込み、それをさらにファイルボックスに入れて管理する方法です。項目ごとにボックスを分けて文書整理ができるため、デスクや書棚を整理するのに向いています。
ただし、フォルダーとボックス両方を用意しなければならないため、コストがかかるのがデメリットです。

なお、バインダーの背表紙やボックスの側面には保存期間や廃棄予定年月などもあわせて記入しておき、対応するファイル管理表などを作成しておくと、廃棄の判断などがしやすくなります。

文書を電子データ化する

電子化を進めている企業であれば、データでの文書管理という選択肢もあります。電子データとして作成された文書である「電子文書」や、紙の文書をスキャンして電子化した「電子化文書」を、専用のシステムを使用して管理するという方法です。

文書を電子文書で管理するメリットには、ペーパーレス化により保存スペースを縮小できる、情報の共有が容易になる、作業効率の向上などが挙げられます。作成年月日や作成者、設定したキーワードなどで検索ができるため必要な文書を素早く見つけられ、一度に多くのデータを保管することも可能です。

一方、デメリットとして挙げられるのは、紙媒体との二重管理が必要となることです。セキュリティ対策においても、紙の文書と二重の管理・対策が必要となります。また、文書管理システムの導入にはコストがかかることもデメリットといえるでしょう。

ところで、政府でも電子文書に関する「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律/民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律(e‐文書法)」を2005年4月1日から施行し、企業の文書の電子化を後押ししています。このe-文書法では、電子化が可能な文書の種類のほか、文書を電子化するときの要件も定められています。基本的な要件は、次の4種類です。

見読性

ディスプレイなどで、明瞭な状態で見ることができるようにすること

完全性

改ざんやコピー、消失などを防ぎ、それが起こっていないことを確認できるように措置を講じること

機密性

許可した人物以外がアクセスできないように管理すること

検索性

必要に応じてすぐに活用できるよう、文書をキーワードで検索できるシステムを整備すること

ただし、この四つの要件は全ての電子文書に求められるものではありません。文書の種類によって、満たすべき要件は異なります。判断が難しい場合は、より厳しい要件にあわせて対応しておく方がよいでしょう。

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文書のライフサイクルにあわせて大塚商会が提供するサービス

文書の電子化や管理にはさまざまな機器やシステムの導入が必要になります。ここからは、大塚商会が提供する文書管理サービスおよびソリューションについて、「文書のライフサイクル」に沿ってご紹介します。

電子文書作成サービス

紙文書を電子文書にするには、紙文書をスキャンしてデータ化しなければなりません。スキャンを自社で行う場合には、スキャン機能のある複合機が必要です。同時に、複合機の機能を存分に引き出し利便性を高めるアプリケーションの導入をおすすめします。
大塚商会の複合機用アプリケーション「Quickスキャン V5」は、コピーやスキャン、FAX機能のほか、複合機からタッチパネルで文書をフォルダーに保存・閲覧・印刷したり、クラウドサービスや名刺管理サービスを利用したりできます。また、オプションでタイムスタンプ機能を追加することもでき、複合機1台で文書管理が可能です。

しかし、膨大な量の文書をスキャンし分類し保存する作業は大変な業務量です。自社で行うのが難しい場合は、業務委託という方法もあります。大塚商会はスキャニングサービスも行っています。

Quickスキャン V5

文書管理ソフト導入サービス

電子文書の「処理」から「保存」までの管理を行うには、文書管理ソフトが便利です。

文書管理ソフトでは、文書の更新履歴を管理することで常に最新版の文書を表示できます。また、文書の発行日や失効日を記録してスケジューリングすることも可能です。セキュリティ対策として、アクセス権限や持ち出し禁止などの設定もできます。
さらに、インターネットを通じて、スマートフォンやタブレット端末、パソコンなどさまざまな端末からアクセスして文書を閲覧できるため、テレワークの推進に役立ちます。

大塚商会がおすすめする文書管理ソフト「SMILE V/eValue V ドキュメント管理」では、これらの機能だけでなく、SMILE Vシリーズのさまざまなソリューションと連携して業務効率向上を図れます。
例えば「SMILE V / eValue V ワークフロー」と連携すると、申請や承認のプロセスをオンライン上で行えます。さらに、「SMILE V / eValue V 複合機連携ソリューション」と連携すると、紙文書の電子化とペーパーレス化をスムーズに行えるなど、連携による機能の拡張が可能です。

なお、原本となる紙文書は、セキュリティが強固な外部倉庫で管理することをおすすめします。社内の保管スペースを削減し、重要な文書をしっかりと守ることができるでしょう。

文書管理システム SMILE V / eValue V ドキュメント管理

電子申請・承認システム SMILE V / eValue V ワークフロー

安全な文書廃棄サービス

紙の文書を廃棄する場合、そのまま捨ててしまうと情報が漏れる可能性があります。大塚商会では、文書の廃棄に関して最適な方法を提案するサービスを行っています。
中でも、文書を確実に処分するには、溶解処理が適しています。

溶解処理は、文書の復元が不可能になり情報漏えいのリスクを下げられます。また、バインダーやフォルダーのまま、段ボールに梱包(こんぽう)した状態で業者に渡し、開梱することなく溶解処理されるため手間もかかりません。

文書管理ソフト導入のご相談は大塚商会まで

企業の重要な法定保存文書から個人のメモまで、ビジネスで使われる文書にはそれぞれに適した管理方法があります。文書の分類ルールを決め、種類ごとに適切な管理をすることが大切です。また、紙文書を電子化することにより、文書管理ソフトを使用して業務効率向上を図ることができます。

文書管理についてお困りのお客様や文書管理ソフトの導入について検討しているお客様はぜひ大塚商会へお問い合わせください。

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