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電子契約の導入でコストを削減! 電子契約で印紙が不要な理由とは

契約書や手形、領収書などの国税庁が定める課税文書に該当する書類には、印紙税が課されます。印紙税はあくまでも「紙の文書」に対して課される税金のため、電子契約は対象ではありません。そもそも電子契約とは、電子データに電子署名とタイムスタンプを付与することで法的証拠力が認められる契約方法です。電子契約を導入してコスト削減を図るために、電子契約を印刷した場合の印紙税の扱い方や、書面で合意することが義務付けられている契約について知っておきたいところです。

そこでこの記事では、印紙税の概要から電子契約における印紙税の扱い方、電子契約のメリットとシステム導入のポイントまでご紹介します。

電子契約で業務効率アップ! 電子契約の内容やポイントを紹介

印紙税とは

「印紙税」は、契約書・手形・領収書などの課税文書(課税対象となる書面)に対して課される税金です。課税文書を作成した人物が、印紙を文書に貼り付けて消印を押すことで、印紙税を支払ったという証明になります。消印とは、印鑑などを収入印紙と文書にまたがって押すことです。

収入印紙が必要になる課税文書は、印紙税法によって定められています。印紙税額一覧表では第1号~第20号まであり、課税文書の種類のほか、契約書に記載された契約金額によって印紙税額は異なります。

例えば、不動産、鉱業権、無体財産権、船舶、航空機または営業の譲渡に関する契約書の記載金額が100万を超え、500万円以下のとき、1通または1冊につき必要な印紙税は2,000円です。契約金額や取引件数が増えるほど、印紙税額も大きくなります。なお、印紙税額が不明なときは、国税庁の印紙税一覧表や最寄りの税務署で確認を取ることが可能です。

収入印紙による印紙税納付は課税文書作成者の義務です。しかし、契約金額の大きさや件数によっては印紙税の額が膨れ上がってしまいます。そこで近年は、収入印紙代の削減につながる「電子契約」が注目を集めています。

電子契約における印紙税

電子契約はPDFファイルなどの電子データを用いて契約を締結する契約方式です。書面契約では課税文書として印紙税がかかりますが、電子契約ではどのように扱われるのでしょうか。ここからは電子契約における印紙税についてご紹介します。

電子契約は印紙が不要

課税文書の作成は用紙への記載によるものと定義されており、電子契約には印紙税がかからないとされています。

印紙税法第三条において「課税対象となる文書の作成者は、その作成した課税文書につき、印紙税を納める義務がある」と定められています。ここでの「作成」とは、印紙税法基本通達第44条第1項の定義によると「課税文書となるべき用紙等に課税事項を記載し、これを当該文書の目的に従って行使すること」となっています。
つまり、紙など用紙での交付が課税文書の「作成」とみなされ、電子契約における電子ファイルの送信・交付は課税文書の作成には該当しないということです。

なお、「電子契約に印紙は不要」とは明記されていませんが、2005年(平成17年)の国会答弁において、当時の首相が「文書課税である印紙税においては、電磁的記録により作成されたものについて課税されないこととなるのは御指摘のとおりである」と述べた答弁書が残っています。

電子契約書を印刷すると印紙税がかかる?

電子契約によって取り交わした文書を印刷した場合は課税文書の作成には該当しません。これは文書の作成ではなく、契約書の写しとして取り扱われるためです。
電子契約は後述する電子署名とタイムスタンプによって存在が証明された「電磁的記録」が契約書の本書です。従って、契約書の本書である電子ファイルを印刷したものは「写し」とみなされ、印刷したとしても印紙税がかかることはありません。

ただし、電子契約のデータを送信・交付したのち、印刷したものを契約書の本書として契約した場合には印紙税が必要になります。電子契約ではあくまでも電磁的記録そのものが契約の本書である点に注意が必要です。

全ての契約を電子化できるわけではない

一部の契約は「書面で作成」や「書面で交付」など、紙での契約が定められているため電子契約が利用できません。法整備が進められているとはいえ、全てのケースで電子契約による契約締結ができない点はデメリットといえます。

電子化できない契約の一例として以下のような契約形態があります。

  • 定期借地権契約
  • 定期建物賃貸借契約
  • 宅地建物売買等の媒介契約
  • 宅地建物売買等契約における重要事項説明時に交付する書面
  • 宅地建物売買等契約締結時に交付する契約書
  • 訪問販売等特定商取引における交付書面

上記の例から、不動産に関連する契約書の多くが書面での作成を義務付けられていることが分かるでしょう。なお、訪問販売などの契約書に関しては、電子データで渡すことを許可する法改正の準備が進められています。しかし、訪問販売での契約は過去にトラブルが多発しており、電子契約によるトラブルの増加や被害回復の困難さなどの課題が残っています。

電子契約に必要となる電子署名とタイムスタンプ

電子データは偽造や改ざん、なりすましの危険性があるため、契約を締結する際には「電子署名」「タイムスタンプ」が必要となります。
電子契約における電子署名は紙文書における署名と捺印です。電子署名は時間が経過すると失効してしまうため、タイムスタンプによって「存在証明」「非改ざん証明」をする必要があります。ここでは、「電子署名」「電子証明書」「タイムスタンプ」について簡単に解説します。

電子署名

書面契約におけるサインや印鑑に相当する、作成者を示すために行う暗号化などの措置のことです。また、改ざんが行われていないか確認する手段でもあります。

電子証明書

インターネット上における身分証明書です。信頼できる第三者機関(認証局)が厳格な審査を行ったうえで本人であることを電子的に証明します。

タイムスタンプ

電子データに正確な日時を付与し、スタンプの時刻に書類が存在したこと、またその時刻以降文書が改ざんされていないことを証明する技術です。

電子契約のメリットとシステム導入のポイント

印紙税が不要になる電子契約は、印紙代削減による収益改善が期待できます。先にご説明したとおり、契約書の記載金額が大きく、契約件数が多いほど課せられる印紙税額も大きくなります。そのため事業規模が大きい会社ほど、印紙代削減によるメリットも大きいでしょう。

また、書面による契約書は、情報共有・検索・管理に手間がかかります。一方、電子契約は全ての情報をデータベース上で一元管理できるメリットがあります。データ化によって契約業務の進捗(しんちょく)が可視化され全社で共有でき、検索・管理にかかるコストも大幅な削減が期待できます。

このように、さまざまなメリットがある電子契約ですが、システムを導入するには業務フローなどの見直しが必要です。電子契約導入は具体的に以下のフローで実施するとよいでしょう。

電子契約でコスト削減!電子契約のメリットとデメリットとは?

どの契約に電子契約を活用するかを調査

収入印紙代の削減効果が高い契約書や取り扱い件数が多い契約書などを抽出し調査します。

電子契約サービス(システム)の比較検討

調査した結果を基に、コスト削減、セキュリティ対策、利便性向上などの自社ニーズに対応可能なシステムを比較検討します。

電子契約システム導入で効率アップ! 電子契約システム導入のポイントやおすすめサービスをご紹介

業務フローの見直し、整備

スムーズに電子契約に移行できるように、業務フローの変更や社内規定の整備を行います。

社内・社外(取引先)へ導入の周知

電子契約をいつから・どの範囲で・何のシステム(サービス)で導入するのかを社内外にアナウンスします。システムによっては取引先による登録が必要な場合もあり、マニュアルの配布などを通じて事前の周知を行いましょう。

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電子契約システム導入のご相談は大塚商会まで

この記事では、印紙税の概要や、電子契約における扱い方、電子契約のメリットなどについてご紹介しました。電子契約は印紙課税の対象には含まれないため、コストの大幅な削減が期待できます。そのほか、情報共有やデータ管理・保管なども容易になるでしょう。

電子契約システムを導入するには、契約内容の確認や業務フローの見直しなどを行う必要があります。加えて、自社のニーズに適した電子契約システムの検討も重要です。電子契約システムをご検討であれば、ぜひ大塚商会へお問い合わせください。

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