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電子データには、検索の利便性や保管スペースの削減など、多くの利便性があります。その一方で、紙の書類と比較して改ざんが容易であり、履歴も残らないといったデメリットもあります。
そこで、電子データを安全に、便利に活用できるように、近年はタイムスタンプという技術がさまざまな分野で利用されています。タイムスタンプが付与された時点でそのデータが確かに存在していたこと、そしてそれ以降に文書の改ざんや編集、削除などが行われていないことの二つが証明できます。
この記事では、タイムスタンプに関する基礎知識から、各法律に関連する利用法の解説のほか、タイムスタンプを導入、利用する利点などについて詳しく解説します。
タイムスタンプとは、スタンプが付与された時間に電子データが確かに存在しており、それ以降改ざんされていないことを証明する技術です。
紙の文書であれば、契約者本人の署名や押印などが証拠となり法的効力を持ちます。しかし、電子データは痕跡を残さずに簡単に改ざんできてしまうため、信頼性と安全性の確保が課題でした。
電子文書特有の脆弱（ぜいじゃく）性を改善し、法的効力を持たせるには「作成された電子文書の存在が明確に示されること」「その内容が改ざんされていないこと」もしくは「改ざんがされた場合でも履歴をしっかりと残せる機能を有していること」といった要素を担保することが重要なのです。
電子契約において、安全性と信頼性を高め、「完全性」を確保するために用いられるのがタイムスタンプです。
タイムスタンプによって、文書の作成者と受信者以外の信頼できる第三者機関によって存在証明、非改ざん証明が可能で、文書の信頼性が客観的に保証されます。
例えば、電子カルテにおける非改ざん証明、不動産の売買に関する電子契約、独自コンテンツや研究データにおける知的財産権の保護などを目的に、タイムスタンプが活用されています。
電子文書の作成者がタイムスタンプを付与するためには、まず時刻認証局（TSA）に発行を依頼します。具体的には、保存したい電子文書から作成したハッシュ値を、時刻認証局に送信します。ハッシュ値とは、元になるデータから一定の計算手順により求められた固定長の値のことです。
時刻認証局は送信されたハッシュ値に時刻情報を加えたタイムスタンプを文書作成者に発行します。文書作成者は電子文書とタイムスタンプを保管しておきます。
文書の証明を行う際は、電子文書のハッシュ値とタイムスタンプに格納されているハッシュ値を照合し、双方のデータが一致すれば、文書に何も手が加えられていないことを証明できます。
タイムスタンプは法的効力を持つことが大きな特徴です。そのため、電子文書に関するさまざまな法律で、タイムスタンプの付与が義務付けられています。
ここからは、タイムスタンプに関わるルールを定めている法律をご紹介します。
電子帳簿保存法は、国税関係書類を電子データとして保存する際の規定を定めた法律です。1998年7月にこの法律が制定されるまでは、帳簿書類は紙で保存することが義務付けられていましたが、法律に定められた要件を満たせば、電子データでの保存が可能になりました。
ただし、帳簿書類を電子データで保存する場合、タイムスタンプの付与が必須となります。これは、電子データを受領した人と書類をスキャンした人が同一人物であった場合、その間に改ざんが起こることを阻止するためです。
以前は、電子データの受領からスキャナ保存後、受領者が署名し、3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありましたが、2022年度の法改正後は「速やかに行うこと」と変更され、最長2カ月とおおむね7営業日以内に延長されました。また、税務署の承認なしで速やかに電子化の手続きができるようになったほか、適正事務処理要件の廃止や検索要件の緩和も行われています。
e-文書法は、商法や税法などで、紙での保存が義務付けられた文書に対して、電子データ（電磁的記録）として保存することを認める法律です。電子帳簿保存法とe-文書法とでは、対象となる書類の種類が異なります。
電子帳簿保存法では主に、財務省と国税庁が管轄する法律に関する文書などが対象となります。一方、e-文書法では医療や保険関係、証券や建築など、会社法や商法などで規定されている、より幅広い文書が対象という違いがあります。
e-文書法は府省が管轄する所管法令によって、保存の要件が異なるため特に注意が必要です。例えば、経済産業省が定めた要件には、「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」の四つがあります。このうち、「完全性」については、タイムスタンプを活用することで、「電子データの非改ざん」と「その時間に間違いなく存在していたこと」を証明できます。
電子署名法は、電子データの普及や電子取引の需要が増えたことをきっかけに施行された法律です。
原則として、申し込みと承諾があれば契約は成立し、必ずしも書面でのやりとりは必要ありません。ただし、口頭での契約締結は、トラブルが生じた際に裁判で証拠を提出できないため、書面での署名や押印のような法的効力を持つ証明を準備しておくことが重要です。
証拠力のある電子データとするためには、その文書が真正に成立したこと（本人の意思により作成されたこと）を証明する必要があります。そこで、電子文書についても、法律として「本人による電子署名が行われている」ことを要件として、当該電子文書が真正に成立したものとする、法的効力が法律によって整理されました。
なお、電子署名の特性は、該当の文書が「本人によって作成され」「改ざんが行われていない」ことを証明するものです。しかし、電子署名だけでは「いつ」署名が行われたかは証明できません。電子契約において確実性を持たせるためには、電子署名とともにタイムスタンプを付与することで、完全性の確保が可能となります。
上記以外にも、タイムスタンプの付与が関連する法律は以下のとおりです。
不正競争によって営業上の利益を侵害された、または侵害される恐れのある場合に対して、不正競争の防止と事業者間の公正な競争を確保することを定めた法律です。
例えば、自社製品の盗用や特許侵害の訴え、利己的な営業秘密の漏えいなどによるトラブルは、情報が漏えいした技術や使用権などが確かに存在したことが証明できれば、民事および刑事上の措置を実施できます。
この存在証明として、タイムスタンプが活用されています。
厚生労働省が策定した、医療および介護関連分野に関する情報ガイドラインです。法令によって保存義務が規定されている診療録や診療諸記録の電子媒体による保存や、医療や介護関連機関における個人情報保護のための情報システム運用管理などを含めたガイドラインが記されています。具体的には、医療に関わる情報を扱う全ての情報システムと、それらのシステムの導入、運用から電子的な医療情報を扱う際の運用管理についての指針などが示されています。
このガイドラインでは、紙の書類による医療情報のスキャン保存に際し、証拠能力としての確実性を高めるために、タイムスタンプの付与を要件の一つとして定めています。
ここからは、タイムスタンプをどのように活用すれば良いのか、具体的な利用方法を解説します。
タイムスタンプを導入するには、まずタイムスタンプ専用のシステムを導入する必要があります。サービスにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
クラウド型は、ランニングコストを安く抑えられ、スマートフォンやタブレットなどのさまざまなデバイスでアクセスしやすいことがメリットです。一方で、オンプレミス型は、カスタマイズの柔軟性が高く、自社でカスタマイズしたい企業にとっては運営しやすいサービスといえます。
利用するサービスを決めたら、タイムスタンプを付与する時刻認定局との契約を行います。時刻認定局は日本データ通信協会が認定している事業者でなければなりません。事業者は、同協会の公式Webサイトでご確認いただけます。
タイムスタンプの付与が必要となる国税関係書類には、主に以下のようなものがあります。
また、「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に沿って、医療現場では電子カルテなどにタイムスタンプを付与して、各個人のデータに改ざんがないことを証明する場合もあります。
2016年の電子帳簿保存法の改正によって、一定水準以上の解像度で読み取れればスマートフォンやデジタルカメラを使用しての電子化が可能になりました。加えて、改正前までは不正の危険性などから認められていなかった、領収書を受領した本人による、領収書の電子化も認められています。
直近の2022年1月の改正では、タイムスタンプの付与期間に関する要件が緩和されたほか、それまで定期検査後にしか破棄できなかった原本について、データ保存後すぐの廃棄が認められるようになりました。
法改正により、多くの企業にとって電子化に取り組みやすい状況が生まれていますが、法改正の中身をよく知らないで業務効率化を図ろうとすると、せっかく導入したシステムをうまく使えないという事態も起こり得ます。タイムスタンプの付与に便利なシステムを導入する際は、法改正によってどんな変更があったのかに注意する必要があります。
なお、スタンプ利用にかかる費用は、導入時に必要となるサービスによって異なります。初期費用が安かったとしても、結果的に運営費用が割高になるという可能性もあります。そのため、初期費用だけでなく、利用頻度などを考慮し、従量制か定額制など継続的なコストを軸に判断するようにしましょう。
電子データを有効に活用、運用するためには、データの信頼性と非改ざん性を示すことが最も重要です。タイムスタンプの導入を検討している方は、ぜひ大塚商会のソリューションをご活用ください。
複合機をより便利に活用したいと考えているご担当者様におすすめです。Quickスキャンでは、コピーやスキャンなどの基本機能はもちろん、クラウドサービスや文書管理、そしてオプションサービスでタイムスタンプの付与まで行えます。さらに、タイムスタンプを付与した電子データの指定先保存やメール送信も可能です。
文書管理をより効率向上させたいとお考えなら、文書管理システムの導入もご検討ください。
eValue V 2nd Edition ドキュメント管理では、「複合機連携」による紙文書の電子化、高度な「検索機能」でのナレッジ発掘、「セキュリティ機能」による印刷や持ち出しの制御など、ナレッジの体系化と安全な文書共有を実現しています。さらに、取引先から紙で受領する請求書や領収書のスキャナ保存、電子取引データの保管など、電子帳簿保存法に対応しているほか、フォルダ・文書単位のアクセス権限設定などセキュリティ対策も万全です。
また、リコー製複合機で動作するアプリケーション「Quickスキャン」と連携させることで、文書の登録や検索を簡単に行うことができるほか、ペーパーレス化の推進も期待できます。
ペーパーレス化やDX化が進む現代社会では、電子データをいかに有効活用するかが焦点となっています。電子データの信頼性を高めるためにはタイムスタンプの技術は必要不可欠です。
しかし、「システムがよく分からない」「サービスを選ぶのが難しい」という理由から、導入に二の足を踏む企業もまだまだ少なくありません。
電子帳簿保存法に対応するタイムスタンプや電子署名の導入に不安を抱えているご担当者様は、タイムスタンプオプションや電子署名サービスソリューションを提供する大塚商会のトータルサポートをぜひご活用ください。
ご要望や予算に合わせ、さまざまなドキュメントソリューションを組み合わせて業務の効率向上を実現します。導入のご相談は、大塚商会までお気軽にお問い合わせください。
大塚商会から提案したソリューション・製品を導入いただき、業務上の課題を解決されたさまざまな業種のお客様の事例をご紹介します。
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