ペーパーレス化による業務の効率改善

コンサルティングサービスで課題を整理。業務とシステムの双方を見直し、ペーパーレス化と業務の省力化を推進

株式会社ホッカイ 導入事例

製造業101~1,000名製品の導入・活用支援営業・業務プロセス効率化

株式会社ホッカイは、鏡板製造に大きなイノベーションをもたらした北海鉄工所を中核とするグループ持ち株会社だ。ペーパーレス化と業務効率アップを目的とした会計業務・給与システムの全面的な見直しは、当初の目的を満たすだけでなく、システム管理部門の本来業務への集中にも大きな役割を果たしている。

  • ペーパーレス
  • 業務効率の向上
  • コスト削減

2022年4月取材

株式会社ホッカイ

導入先の概要

業種
製造業
事業内容
鏡板及び関連製品の製造販売、景観製品における企画・デザイン・設計・製作・据付・メンテナンス、鉄道車両部品
従業員数
219名(国内グループ 2022年4月現在)
ホームページ
https://www.hokkai.co.jp/

導入の狙い

  • ペーパーレス化を促進したい
  • 会計業務を省力化したい
  • 勤怠管理の効率を改善したい
  • 法改正のシステム改修の手間をなくしたい

解決策

  • フィッティングコンサルティングの実施で業務の課題を抽出
  • グループ会社共通システムで業務を標準化。ワークフローシステムも活用し、ペーパーレスを促進

導入したメリット

導入システム

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導入事例詳細

圧力容器製造を変えた、イノベーション企業

代表取締役社長 林 孝彦氏

大阪・岸和田に本社を構える株式会社ホッカイは、創業75年を迎えた北海鉄工所を中核とするグループ4社の持ち株会社だ。その最大の強みは、発電所のボイラーからビール醸造タンクまで、多様な産業を支える圧力容器に不可欠な鏡板(かがみいた)製造で、その国内シェアは6割に及ぶ。代表取締役社長の林 孝彦氏は、その歩みをこう説明する。

「鏡板とは、円筒形の圧力容器の両側にあるドーム型の部位を指します。当社は圧力容器の製造から事業をスタートしましたが、日本経済が右肩上がりで成長する中、鏡板は供給量の不足に伴う売り手市場が続き、納期、品質、価格の全ての面で調達に苦労する状態が続いていました。こうした中、創業者である私の父が、『それであれば、鏡板も内製しよう』と考えたことが鏡板製造に乗り出すきっかけでした。その後、創業から20年ほどで鏡板専業メーカーとして新たな一歩を踏み出すことになりました」

同社が世界で初めて実用化した常温プレス加工は、従来の加熱曲げ加工と比較して製造コストを1/30に圧縮するイノベーションを実現するものだった。さらに受注生産による納期遅れに悩まされてきた経験から、即納品にも対応できるよう規格化による見込み生産を積極的に推進。同社が提案した規格案は、現在ほぼそのままの形でJIS規格に踏襲されているという。

日本経済が成熟した今、圧力容器の需要にかつての勢いはない。同社は中国子会社を立ち上げて成長市場を押さえる一方、国内では、モニュメントの製造、鉄道車両の台車部品の製造など、事業の多角化を積極的に推進している。特に台車の「側梁」と呼ばれる部品については国内市場で8割のシェアを持つという。

現在、同社が積極的に取り組んでいるのが次世代を担う人材教育である。2019年には、工場の安全教育やマナー教育から資格取得に向けた訓練、幹部養成までを社内で行う専門部署「Polaris Academy」を創設。専任講師陣による独自カリキュラムの教育が通年行われており、2022年3月には、活動拠点となる建屋も竣工された。

業務課題の根本的な解決には、ペーパーレス化が必須

北海グループは林氏の旗振りの下、数年前から業務の効率改善に向けた取り組みを積極的に推進している。その中で浮上した課題の一つが会計業務の効率改善だった。

グループ各社はこれまで、自社開発による基幹システムを長年利用していたが、紙ベースの業務手順は二重入力などのムダが多いのが実情だった。グループの情報システムの開発と運用管理を担当するシステム部 部長の川口 和彦氏はこう説明する。

「例えば購買の際には、取引先に特製伝票を発行してもらい、担当者が押印したうえで生産側と会計側それぞれのシステムに入力する手間が生じていました。また、それぞれの業務に応じた独自のカスタマイズを各社がシステムに施していたため、業務の流れも異なっており、繁忙期にグループ会社間での経理スタッフの応援ができず、グループ内の人的リソースの配置についても効率のよくない状態が続いていました」

また、勤怠管理の効率改善も直面する課題の一つだった。勤怠管理は長年、用紙をOCRで読み取る紙ベースの運用で、現場と総務部門の双方に負荷が大きいものだった。システム課 チーフの北庄司 貴之氏は課題点をこう説明する。

「当社では、当日の残業時間に応じて、2時間であればパン、3時間であれば弁当の夕食を用意していますが、それには当日昼までに全社の残業予定を取りまとめる必要があり、毎日、残業予定表を総務に手渡しするという手間が生じていました。予定表には2週間分の勤怠が記録されるため、総務担当者はOCRでデータを読み取った上で各部署に返却しに、広い敷地内を行き来するというムダな動きも生じていました」

システム部 部長 川口 和彦氏

システム課 チーフ 北庄司 貴之氏

アウトソーシングによる課題解決を模索

一方で、川口氏以下5名のシステム部の陣容でこれらの課題に対応していくのは、新たな非効率性につながる懸念もあった。

「独自工程が多い鏡板の生産管理システムには製造工程の理解が不可欠ということもあり、アウトソーシングは困難です。一方で長年、自社開発で運用していた会計システムはインボイス制度の対応、給与システムは毎年ある法改正への対応の負担が多いのが実情です。限られた人的リソースを有効活用するうえでは、会計や給与に関する仕組みをアウトソーシングしていく必要があると実感しました」(川口氏)

こうした中、同社が出会ったのが課題の解決にトータルで対応する大塚商会だった。

「グループの一社が、システム開発で大塚商会さんに依頼したことがそもそものはじまりです。今回もグループ全体の課題を的確に抽出したうえで、課題解決には何が必要なのか、そして何が提供できるのかをとても分かりやすく、説得力がある形で示していただけたことで、当社が直面する課題解決を大塚商会に一任することにしました」(川口氏)

フィッティングコンサルティングで、最適化された環境を実現

システム刷新に先立ち、同社は大塚商会のフィッティングコンサルティングを受けることに。業務課題を客観的に抽出し、優先順位を設定したうえで、具体的な改善策について検討を進めていった。コンサルティングに基づき採用されたのは、基幹業務システム『SMILE V 会計/人事給与』、勤怠管理ソリューション『勤次郎Enterprise』、統合型グループウェア『eValue V ワークフロー/ドキュメント管理』を基盤とした一連のソリューションだった。

大きな課題だった会計業務にまつわる効率改善については、『SMILE V 会計』をグループ共通会計システムとして会計処理を標準化し、各会社の生産管理、予算管理、販売管理システムとデータ連携することで、買掛伝票の捺印、送付、入力や振替伝票手書きなどの作業負荷を軽減。また勤怠管理や給与業務については、紙のOCR勤怠処理を廃止し、『勤次郎Enterprise』と『SMILE V 人事給与』によってペーパーレスと省力化を実現している。さらに、eValue V ワークフローによる申請・承認のペーパーレスまで進めている

また今回は、システム部門の業務省力化とセキュリティの両立という観点から、大塚商会データセンターに自社サーバーを配置する運用へと移行した。

「インフラ管理の省力化という観点から、以前から当社はパブリッククラウドを積極利用していたのですが、その一方で、既存クラウドサービスはアクセス時のセキュリティ担保に課題があるとも感じていました。こうした中注目したのは、大塚商会さんが提供するサーバーアウトソーシングサービスと『どこでもコネクト』の組み合わせでした。現在はこの仕組みを利用し、スマートフォンからも勤怠管理やワークフローをセキュアにアクセスできる環境を構築しているところです」(川口氏)

電子化で「紙」文化から脱却。紙出力を7割削減し業務効率を向上

さらに給与明細書を電子化し、Web配信するたよれーる給与業務支援サービスにより、従来の給与明細書の封入や手配りする作業を不要にした。これらの取り組みを通し、同社は紙出力の約70%削減を実現している。

「紙伝票を何度もシステムに入力したり、OCRの勤怠管理用紙をやり取りする手間が不要になったため、体感ベースではパーセンテージ以上の効果があるはずです。またシステム部としては、これまでその都度、自分たちで対応するほかなかった法改正やサーバーのトラブル対応がアウトソーシングできたことも大きな成果の一つです」(川口氏)

今回のシステム刷新とサーバーのアウトソーシングで、バックオフィス業務のリモートワーク基盤が整備できたこともメリットの一つだ。

「週末の出社やPC利用などの申請・承認が、自宅からでも対応できるようになりました。データセンターのシステムにセキュアにリモート接続できるようになったメリットは非常に大きいです。利用範囲を広げることで、リモートによる業務継続、BCP対策にもつながります」(川口氏)

同社が挙げる今後の課題の一つが、ワークフローの活用推進だ。

「長年、紙書類が当たり前だった当社には、旅費交通費の申請承認や、部署間の申請承認など、まだまだ数多くの申請が今も紙ベースで行われています。これらのペーパーレス促進には、電子化が可能な手続きを一つ一つ拾い上げていくことが大切になると考えています。今回導入したドキュメント管理とワークフローをフル活用していきたいです」(北庄司氏)

創業75周年を迎えた北海グループは、「百年企業」を新たな目標に掲げ、新たな歩みを開始している。その基盤として、今回のシステム刷新が大きな役割を果たすことが期待されている。

大塚商会担当者からのコメント

「フィッティングコンサルティングで、業務課題の洗い出しからサポートします」

株式会社ホッカイ様は、現状の業務課題に対してペーパーレス化こそが効率改善につながることに着目されました。これからも、自社ならではの課題をしっかりとお聞きし、常に最善策で伴走します。

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  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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