ペーパーレス化による業務の効率改善

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圧力容器製造を変えた、イノベーション企業

業務課題の根本的な解決には、ペーパーレス化が必須

北海グループは林氏の旗振りの下、数年前から業務の効率改善に向けた取り組みを積極的に推進している。その中で浮上した課題の一つが会計業務の効率改善だった。

グループ各社はこれまで、自社開発による基幹システムを長年利用していたが、紙ベースの業務手順は二重入力などのムダが多いのが実情だった。グループの情報システムの開発と運用管理を担当するシステム部 部長の川口 和彦氏はこう説明する。

「例えば購買の際には、取引先に特製伝票を発行してもらい、担当者が押印したうえで生産側と会計側それぞれのシステムに入力する手間が生じていました。また、それぞれの業務に応じた独自のカスタマイズを各社がシステムに施していたため、業務の流れも異なっており、繁忙期にグループ会社間での経理スタッフの応援ができず、グループ内の人的リソースの配置についても効率のよくない状態が続いていました」

また、勤怠管理の効率改善も直面する課題の一つだった。勤怠管理は長年、用紙をOCRで読み取る紙ベースの運用で、現場と総務部門の双方に負荷が大きいものだった。システム課 チーフの北庄司 貴之氏は課題点をこう説明する。

「当社では、当日の残業時間に応じて、2時間であればパン、3時間であれば弁当の夕食を用意していますが、それには当日昼までに全社の残業予定を取りまとめる必要があり、毎日、残業予定表を総務に手渡しするという手間が生じていました。予定表には2週間分の勤怠が記録されるため、総務担当者はOCRでデータを読み取った上で各部署に返却しに、広い敷地内を行き来するというムダな動きも生じていました」

フィッティングコンサルティングで、最適化された環境を実現

システム刷新に先立ち、同社は大塚商会のフィッティングコンサルティングを受けることに。業務課題を客観的に抽出し、優先順位を設定したうえで、具体的な改善策について検討を進めていった。コンサルティングに基づき採用されたのは、基幹業務システム『SMILE V 会計／人事給与』、勤怠管理ソリューション『勤次郎Enterprise』、統合型グループウェア『eValue V ワークフロー／ドキュメント管理』を基盤とした一連のソリューションだった。

大きな課題だった会計業務にまつわる効率改善については、『SMILE V 会計』をグループ共通会計システムとして会計処理を標準化し、各会社の生産管理、予算管理、販売管理システムとデータ連携することで、買掛伝票の捺印、送付、入力や振替伝票手書きなどの作業負荷を軽減。また勤怠管理や給与業務については、紙のOCR勤怠処理を廃止し、『勤次郎Enterprise』と『SMILE V 人事給与』によってペーパーレスと省力化を実現している。さらに、『eValue V ワークフロー』による申請・承認のペーパーレスまで進めている。

また今回は、システム部門の業務省力化とセキュリティの両立という観点から、大塚商会データセンターに自社サーバーを配置する運用へと移行した。

「インフラ管理の省力化という観点から、以前から当社はパブリッククラウドを積極利用していたのですが、その一方で、既存クラウドサービスはアクセス時のセキュリティ担保に課題があるとも感じていました。こうした中注目したのは、大塚商会さんが提供するサーバーアウトソーシングサービスと『どこでもコネクト』の組み合わせでした。現在はこの仕組みを利用し、スマートフォンからも勤怠管理やワークフローをセキュアにアクセスできる環境を構築しているところです」（川口氏）

電子化で「紙」文化から脱却。紙出力を7割削減し業務効率を向上

「フィッティングコンサルティングで、業務課題の洗い出しからサポートします」

株式会社ホッカイ様は、現状の業務課題に対してペーパーレス化こそが効率改善につながることに着目されました。これからも、自社ならではの課題をしっかりとお聞きし、常に最善策で伴走します。