『SMILE』と『eValue』の連携で業務効率向上

宮城県仙台市の株式会社東栄科学産業（以下、東栄科学産業）は、科学領域の学術研究や、製品の研究・開発などに用いられる試験器、分析機器、理科学機器などを販売する専門商社だ。創業は1982年。「東」（東北地方）が「栄」えることに貢献したいという思いから「東栄科学産業」と名付け、東北大学をはじめとする地元の大学や、半導体関連メーカーなどに製品を提供している。

「創業当初は5～6社ほどの製品しか取り扱えませんでしたが、今では700社以上からの仕入れを実現しています。地道に信頼関係を築き、仕入れ先を広げてきたことは当社の最大の強みです」と語るのは、代表取締役の山城 智万氏だ。

現在、仕入れ先に名を連ねるのは、各製品領域でトップに位置するメーカーばかりだ。東栄科学産業が、いかに各メーカーから信頼を得るべく努力を重ねてきたのかが分かる。

「製品を売って終わりではなく、メンテナンスなどのアフターサービスもしっかり行っています。そうした取り組みが、お客様からだけでなく、メーカーからの信頼にもつながっています」と説明するのは、第二営業部門 取締役部長の阿部 邦章氏である。

このように東栄科学産業が同業他社と一線を画すのは、「モノづくりもする専門商社」であることと同時に「専門性を持った営業部門」を擁する「技術商社」であることだと言えよう。1996年に取引先の一つである東北大学から「一品一様」の試験装置の製造を請け負ったのを始まりとして、同社は2000年から磁気特性評価関連機器の設計・製造・販売も行っている。「営業担当はお客様と商品の橋渡しをして販売するだけではなく、専門知識を持ってお客様と技術的な会話ができる。そんな一線を画した特色を持った『技術商社』として、これからも独自の発展を遂げていきたい」と山城社長は語る。

「営業担当の数だけ『ルール』があるような状態で、報告される数字も、その根拠もバラバラでした。結果、会社全体としての売り上げや利益の実績は不確かなものになってしまっていました」と語るのは、経営企画部 次長の山城 拓磨氏だ。

本来なら、受注金額や発注金額などの計算方法は、全社共通の計上基準にのっとって統一したものであるべきだ。しかし、そのルールや仕組みが整っていなかったことが、数字の精度を下げていたのだ。

この課題を解決するため、同社は社員のシステム活用を促す特命チーム「IT企画室」を設置。山城次長、伊藤氏、そして経営企画部 IT企画室 山本 紘士氏の3名で改革をスタートさせた。2024年3月には、以前から取引があった大塚商会を通じて、基幹業務システムを『SMILE V 2nd Edition 販売／会計／人事給与（以下、SMILE V2 販売／会社／人事給与）』に刷新。『SMILE』シリーズのベンダーである大塚商会は、同社の業務フローと課題を確認しながらフィッティングコンサルティングを行い、システム活用の最適化を図る提案をした。

「前システムでは、問い合わせの回答をすぐに得られず、諦めて活用が進まないことも多かったのですが、大塚商会さんは対応にスピードがあるので次々と解決していきました。システムを納めたら終わりではなく、我々の問題解決をしようとしてくださっている大塚商会さんの姿勢が分かり、感謝の気持ちも大きくなっていきました」（山城次長）

そうして同社はシステムが新しくなったのを機に、会社全体としての計上基準を定め、それにのっとって受注・発注金額などを『SMILE V2 販売』に入力していく流れを作り上げた。

「各営業担当者にはこれまでのやり方を改め、同一ルールで数字を入力していく意義を理解してもらうよう努めました。大きな意識改革だったと思います」と山城次長は説明する。

同社は今回、統合グループウェア『eValue V 2nd Edition』と『どこでもコネクト』も導入。「受注や在庫手配、回収予定日の変更、売り上げ確定などの承認プロセスをワークフローで回し、結果は『SMILE V2 販売』に反映されるようにしています。『どこでもコネクト』の導入で、営業担当者はどこからでも情報を見られるので、得意先からの受領書を『eValue』に添付して売り上げ確定申請し、承認されたものはドキュメント管理に保存される流れができたことは相当な効率化となっています。この連携で内部統制が強化されたことも、とても大きな効果と感じます」と伊藤氏は語る。社員の中には、月約15時間の残業時間がほぼなくなったという人も現れたそうだ。

山城社長は、「今後も業務・意識改革の推進によって、顧客とメーカーの双方から信頼される会社であり続けたいと考えています。これからも有益な情報・提案をお願いします」と期待を語った。