『DX統合パッケージ』であらゆる業務に対応

導入先の概要

導入システム

総合ビルメンテナンスの老舗企業、新規事業として建設工事も受注

『DX統合パッケージ』へ移行して、個別運用のシステムの課題を解消

東宝ビル管理は、以前から販売管理や会計、人事給与システムなどを利用していたが、マスターをシステムごとに個別作成していたためスムーズにデータが連携できず、二重入力といった無駄な作業が生じていた。そうした中、既存の販売管理システムが更新時期を迎えるとともに、本社内に設置されていたサーバーもリース満了となることが判明。そのタイミングでシステム刷新を決断し、抜本的な業務改善に踏み切った。

数社のITベンダーに提案を依頼し、最終的にグループ会社で取引実績のあった大塚商会をITパートナーに選定。2018年2月に基幹業務システムのフィット＆ギャップコンサルティングを実施し、新システムの選定と構築作業に着手した。

販売管理・会計・人事給与など、あらゆる業務で顕著な効果を発揮

東宝ビル管理におけるシステム導入のポイントは、大塚商会がマルチベンダーである強みを生かし、あらゆる業務が『SMILE』シリーズのプラットフォーム上で一元的に行える統合環境を整えたことだ。課題であったマスターの一元管理も実現し、さまざまな用途で顕著な導入効果をもたらしている。例えば販売管理業務では、『SMILE V2 POWER見積』で作成した見積書のデータを『SMILE V2 B.M.Manager』での契約処理に直接反映できるようになり、二重入力が解消された。

経営管理部 経営管理課の谷口 禎彦氏は、「以前は、Excelで個別に見積書を作成し自分のPCに保存してしまう営業担当者もいたので、見積書の共有が困難でした。しかし現在は、PCから全ての見積書を簡単に確認でき、そのデータから当月の売り上げ見込みが確認できます。見積書の上長への申請とその承認も、『SMILE V2 POWER見積』の押印機能を利用して行えるので大変便利です」と語る。さらに、定期的に請求する業務などは『SMILE V2 B.M.Manager』に契約情報として登録。自動売り上げ計上機能などを利用し、『SMILE V2 販売』と連携して請求書を発行している。

情報系のグループウェアも『SMILE』と連携させて活用拡大

『eValue V2 ワークフロー／ドキュメント管理』も、『SMILE』シリーズと連携させている。『eValue V2 ワークフロー』は、交通費などの経費精算や人事異動などの稟議（りんぎ）書、雇用契約の更新、新規取引先登録の申請・承認などで幅広く利用されているという。

「以前は、申請書に領収書を貼り付けて経費精算を行っていたのですが、『eValue V2 ワークフロー』の導入によってデジタル化が一気に進展しました。コロナ禍のリモートワーク時はおかげで迅速に対応できました」（山田氏）

一方、『eValue V2 ドキュメント管理』によって、見積書や請求書などを一元管理する体制も整えた。保存する文書にタイムスタンプを付与することで、改正電子帳簿保存法やインボイス制度に対処している。

「あらゆる業務を一元管理できる統合環境を実現します」

東宝ビル管理株式会社様は基幹業務系と情報系が一体となった『DX統合パッケージ』やセキュリティツールなどをフル活用されて業務効率化を実現されています。さらなる課題解決に向けて有効なご提案をしていきます。