DX統合パッケージ活用でルーティンワーク削減

「それまでは、個々のシステムごとにデータを管理していたので、別のシステムに同じデータを反映させるときに二重入力の手間が生じ、入力ミスも少なからずありました。また、以前のシステムでは月に一度のバッチ処理でデータを更新していたので、リアルタイムな情報が見られないことも悩みでした」と振り返るのは、業務管理事業部 総務部 取締役事業部長 総務部長の山田 忠信氏である。しかし、『SMILEie』シリーズへの刷新によって、システム間のデータ連携が実現し、二重入力の手間は解消。情報はタイムリーにアップデートされ、早い段階で正確な数字をつかめるようになり、決算処理も大幅に効率化された。日常業務の効率化や、データに基づくスピーディーな経営判断が実現したことは言うまでもない。

山田氏は、「DX基盤となるシステム連携や最新ソリューションの活用が、いかに大きなメリットをもたらしてくれるのかを実感しました。これを機に、弊社は積極的なデジタル変革に取り組むことになりました」と明かす。

「事業の数が増えれば、拠点やそこで働く従業員の数も多くなります。結果として人事給与などを担当する総務部の業務負担も大きくなり、システムの活用によって効率化を図らざるを得なくなりました」と事情を説明するのは、業務管理事業部 総務部 部長代理の山口 卓希氏だ。

総務部の業務効率化の手始めとして、2015年4月に同社が導入したのは『たよれーる給与業務支援サービス』だ。これにより、給与明細をオンラインで送付するようにした。

「販売・原価などの情報管理は基幹業務システムで効率化を実現し事業拡大も実現している一方で、増えていく従業員の給与明細は、総務部のスタッフが紙の給与明細を印刷し、手作業で封入・封かんして各拠点やグループ会社に送っていました。誤送付がないように二重のチェックも必要で、一連の業務にかかる手間と時間は相当なものでした。『たよれーる給与業務支援サービス』の導入によってこれらが一気に解消され、発送料もかからないうえ、ペーパーレスも進みました」と山口氏。給与明細を受け取る従業員からも、好評だという。

同年7月には、『SMILEie』シリーズを『SMILE BS 2nd Edition』シリーズにバージョンアップ。この際、Excelで作成していた支払い業務に必要となる一覧表を『SMILE BS 2nd Edition 販売』から出力できるようにカスタマイズを実施し、それまで抱えていた二重入力やダブルチェックの手間、情報共有が難しいといった問題を解決した。

2023年12月からは、『たよれーる給与業務支援サービス』を利用して、年末調整の申告も電子化している。蔦井単体だけで600名以上の従業員がおり、事業部門ごとに従業員の業務内容が大きく異なる同社の総務部にとって、年末調整の申告はかなりの重労働であった。

「総務部全員が数日間、かかりきりで作業して、何とか提出期日に間に合わせていました。その点、『たよれーる給与業務支援サービス』なら正しい所得税額の算出を瞬時に自動計算してくれるうえ、そのままオンラインで各自治体へ申告できるので、負担が激減しました。この効果はとても大きいと感じています」と山田氏は高く評価する。

このほか、2024年4月には、電子請求書発行サービスの『@Tovas』も導入した。蔦井は、多い月には300件前後もの請求書を発行しているが、かつては営業担当者が紙で作成し、郵便やFAXなどで顧客に送っていた。電子ファイルとして作成した請求書をメールで送るようになったことで、業務に要する時間が1～2時間ほど短縮されたという。

蔦井は今後も、革新的なデジタルシステムやソリューションを積極的に導入して、業務の効率化を図っていきたいと考えている。熊田氏は、「ビジネスにおけるAIの活用がトレンドになっていますが、我々もぜひ採り入れていきたいです。大塚商会さんには、弊社に合った活用方法やソリューションを提案してほしいですね」と期待を込めて語った。