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複合機で「スキャンできない・できなくなった」の解決策

スキャン機能を利用しようとしたら「スキャンできない」「突然スキャンできなくなった」などの問題が起きて、なかなか解決できずに悩んだことはありませんか? 今回は、そんな問題の解決策を一部ご紹介します。

スキャンができない原因の多くは、送信方法とパスワードの設定

スキャン時においてのエラーで多いのが、スキャンしたデータの送信方法とパソコンのパスワード変更によるものです。

スキャンしたデータを送ったのに届かない

スキャンしたデータの送信方法は、パソコンや共有サーバーなどのフォルダーに直接送る「フォルダー送信」とメール形式で送る「メール送信」の二つに分かれます。

データの送信方法は「フォルダー送信」がおすすめ

企業によっては、メールで送受信できるファイルの容量を制限していることがあります。「スキャンして送ったはずなのに届かない」といった問題の多くは、この容量制限によるものです。機器側では送信できない場合、メモリー蓄積され再送される仕組みのため、問題が起きたことに気づきにくいケースも少なくありません。

解決策としては、スキャンする書類のファイル拡張子を軽いものに選択し直すことで受信することができるようになります。ですが、メール送受信の際の容量制限は企業によって設定がバラバラのため、送信容量を気にせずに送ることができる「フォルダー送信」をおすすめします。

「フォルダー送信」によくあるエラー

「フォルダー送信」の機能を利用するためには、「メール送信」と同様に、送信先(複合機・コピー機)と受信先(パソコンやサーバー)の設定を事前に行う必要があります。「フォルダー送信」におけるエラーの原因の多くは、この受信先の設定によるものです。

「スキャンを開始しても保存ができない」はフォルダーの指定が原因

「フォルダー送信」には、スキャンしたデータの保存先となるフォルダー指定が必要となります。スキャンして保存ができないエラーは、このフォルダーの指定や設定が主な原因と考えられます。幾つかの原因と解決策とあわせてご紹介します。

原因解決策
フォルダー名の変更保存先として指定しているフォルダーの名称を変更した場合は、複合機側で設定されている保存先も変更する必要がありますので、設定の変更で解決します。
フォルダーの共有設定を解除した、もしくは削除したフォルダーには送信先がデータを保存できるように共有の設定をしています。この設定を解除もしくは、フォルダーを削除したらエラーが起きるため、解除した場合は共有の再設定、削除した場合は複合機側とあわせて新規フォルダーの作成と共有の設定、保存先の再設定をしてください。

「突然スキャンできなくなった」はパソコンのパスワード変更が原因

パソコンにログインパスワードを設定している企業は、定期的にパスワード変更も行っているため「昨日までできたのに、突然今日スキャンできなくなった」といったエラーの原因は、パソコンのパスワード変更によるものと考えられます。解決策としては、複合機・コピー機側のユーザー設定に登録されているパスワードの変更で問題は解決します。

「スキャンできない」を解決するQuickスキャンの「Liteスキャン機能」

そうはいっても、定期的なパスワードの変更にあわせて毎回複合機・コピー機も設定し直していては、管理コストがかかってしまいます。そこでおすすめしたいのが、Quick スキャンの「Liteスキャン機能」です。

「Liteスキャン機能」は複合機に宛先を作らずに、クライアントPCから設定をしてスキャンできる機能です。スキャン設定はパソコンのみで済み、複合機・コピー機側の設定が不要になるため、ログインユーザー名・パスワード変更によるエラーが発生しません。従って、複合機・コピー機の管理者の負担を大きく軽減することができます。

さらに宛先の選択ミスもなくなるうえ、複合機・コピー機本体に宛先の情報を残さずにスキャンできるため、セキュリティ強化にもつながります。

「どこでトラブルが
起きているか」が
解決の近道

複合機のソフトウェアでスキャンのミスやエラーを防止

一言で「スキャン」と言っても、実はさまざまな動作を経て書類を電子化しています。スキャンができないときは、どの段階でどんなエラー画面が出ているのかを見極めることで、早期解決へとつながります。大塚商会では今回ご紹介した「Quick スキャン」以外にも、普段のスキャン業務を楽にする製品が豊富にそろっています。ぜひお気軽にご相談ください。

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