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知らないと損をする! 複合機のログ管理 7つのメリット

複合機のログを管理すると、情報漏えいの抑止やコスト削減に!

複合機の使用状況や出力された情報を把握・管理するのは意外と面倒で手間がかかります。ログの取得を簡単に行う方法や、情報漏えいの抑止やコスト削減などのメリットをご紹介します。

手軽に複合機のログを取得・管理するなら「Logキャプチャ NX Plus」

Logキャプチャ NX Plusとは、複合機でユーザーが行ったコピー、ファクス、プリント、スキャンの操作内容を、操作ログを画像ログで保存できるアプリケーションです。誰がいつ、どのような書類を印刷したかや、両面印刷や集約印刷が利用されているか、など、複合機に関するあらゆる使用状況を把握することができます。この機能を利用することで、以下の7つのメリットがあります。

  1. 不正使用抑止によるセキュリティの強化
  2. 紙文書からの情報漏えい抑止
  3. 無駄な印刷を抑止
  4. 両面や集約印刷などによるコスト削減
  5. 利用状況把握による複合機の最適配置を実現
  6. 利用枚数に応じての部門振替が可能
  7. プロジェクトごとの印刷コストの振り分け

このなかでも特筆すべきメリットについてご紹介していきます。

使用状況の「見える化」により、社内ルールを遵守させやすくなります

操作ログ管理の周知で、社員の意識が向上

Logキャプチャ NX Plusでは、部署ごとはもちろん、コピー、ファクス送信、プリント、スキャンなどの使用状況を個人利用のレベルで把握できます。この仕組みを社内に周知することで紙文書の管理に対する意識を高め、紙文書の不正使用を抑止することができます。

また、コスト削減を意識して、カラー印刷を極力控えるなど印刷にルールを定めている企業も多くあります。ログを確認することでルールの遵守が徹底されている部署とそうでない部署が把握できます。

印刷コストの割り分け管理を適切に

印刷にかかるコストは、部署やプロジェクトによってさまざまです。なかには管理者が思っている以上に印刷が行われているケースもあります。Logキャプチャ NX Plusで使用状況(枚数やカラー印刷など)を把握することで、必要な部署やプロジェクトへ印刷コストを振り分ける判断がしやすくなります。

部署単位で適切な印刷コストを検討してみてはいかがでしょうか?

複合機の使用状況を把握して
セキュリティ強化・コスト削減へ

セキュリティの強化・コスト削減を複合機で!

今回ご紹介したLogキャプチャ NX Plusを利用することで、情報漏えいなど万が一の時でもコピー、ファクス送信、プリント、スキャンなどの操作履歴(画像ログおよび操作ログ)を確認することで、流出経路をすばやく特定することができます。また、ICカードや認証機能を利用することにより個人も特定できるため、不正な使用に関する抑止効果がさらに上がります。

このように、さまざまなメリットを発揮するLogキャプチャ NX Plusは、印刷コスト削減を目指す企業や、セキュリティの強化を求めている企業に最適です。大塚商会では導入のご相談からアフターフォローまで対応しておりますので、ぜひご相談ください。

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