複合機あるある! 複合機のよくある印刷ミスを避けるコツ!

複合機の使い方を知れば、効率も上がる

設定方法が分からずに印刷ミス…よくあることとは言え、経費削減が叫ばれる中では印刷コストも重要。複合機の使い方を覚えれば、コスト削減はもちろん、業務効率化にもつながります。

印刷のミスを減らして、コスト削減!

いざ印刷をしたら、途中で原稿のミスに気づいた、縮尺が間違っててうまく印刷できない…複合機を使っていて失敗をした経験は誰にでもあるもの。よくあることではあるけれど、印刷ミスは業務の手間が増えるばかりか、印紙代も無駄になってしまっています。

つまり上手に複合機を使いこなすことは、業務の無駄を減らし、印紙代を減らす、2つの意味でも経費削減効果があると言えます。

今回は代表的なよくある印刷ミスと、その解決法についてご紹介しますので、ぜひ使いこなして、業務効率化・経費削減を達成しましょう!

その1:大量印刷中に原稿ミスが発覚…

印刷でよく失敗してしまうケースがこちら。プレゼンなどに向け大量の印刷をしたところ、途中でデータにミスが発覚してしまう…こんなときには「ジョブの取り消し」を利用するとよいでしょう。複合機には印刷を途中で停止させる機能があります。これを使えば、気づいた時点で即座に印刷を中止することができます。

  • * 複合機からの場合は、RICOH MP C3004の手順を参考にしてます。
  • * PCにデータがない場合には複合機から印刷を取り消す必要があります。

その2:Excelでうまく印刷ができない!

Excelの資料を印刷したときに起きる印刷ミスの多くは、複合機の設定ではなくExcelでの設定で、「印刷範囲や印刷の向き、印刷サイズを指定してなかった」など印刷設定の見落とし原因ではないでしょうか?「印刷プレビュー画面での設定確認」で大体は印刷ミスを軽減できます。

意外と知らない?「印刷後のデータ保存」

資料を保存したのに印刷した後「○○の変更内容を保存しますか?」といったダイアログがでたりしませんか?

これは印刷設定を変えた場合に表示されるダイアログです。ここで「保存」をしておくことで印刷設定が保存されます。例えば、別の機会で同じデータを開いて印刷をしたときに前回の設定内容で印刷されるため、設定するのを忘れたといった場合においての印刷ミス防止にもつながります。

その3:製本・冊子印刷ができない!

製本・冊子として印刷するうえで代表的な手法は「週刊誌」に多くみられる印刷されたものを重ねて中折りをするパターンと印刷された用紙をそれぞれ半分に折って重ねる通称「ミニ本」のパターンとなります。ここで印刷ミスとなるケースの多くは『集約』ではないのでしょうか?『集約』は複数のページデータを左から順に集約していくため製本として綴(と)じることができません。

このように、複数のページを用紙1枚に集約して印刷するには、最終的にどんな綴(と)じ方をするか事前に確認しておくことが印刷ミスの軽減につながります。

基本機能以外も活用すれば
さらに便利に!

複合機で業務効率化から機密保持まで!

このように、よくある印刷ミスは複合機の機能を知り、活用すれば防げるものばかりです。しっかりと機能を理解することで、印刷ミスを事前に防ぎ、かつ、業務効率化が実現します。

さらに、連携するアプリケーションを利用すれば、印刷物の混入や、回収忘れなど、機密保持に関する心配を軽減することも可能です。大塚商会では複合機はもちろん、連携するアプリケーション導入のご相談や、サポートも実施しておりますので、お気軽にご相談ください。

複合機をフルに活用して、日々の業務をさらに効率化してはいかがでしょうか?

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