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印刷した書類の処分はシュレッダーと溶解処理で使い分け

印刷した書類の処分は、書類の内容や処分したい量によって、処分方法をシュレッダーと溶解処理で使い分けるのがおすすめです。

シュレッダーと溶解処理の特徴

いつでも手軽に社内で書類を処分することができるシュレッダーと、大量の書類を処分する溶解処理。書類の処分方法については、どちらがいいのか悩むことも少なくないのではないでしょうか?シュレッダーと溶解処理には、それぞれ特徴があるため、便利で安心に利用できる方法についてご紹介します。

シュレッダーと溶解処理のメリット

シュレッダー
いつでも手軽に書類を処分することができる
溶解処理
書類を段ボールに詰めるだけで簡単に処分することができる

シュレッダーと溶解処理のデメリット

シュレッダー
  • 大量の書類を処分するのが手間
  • 目の粗い裁断は復元可能になり情報漏えいリスクが高まる
溶解処理
  • 回収がくるまでの滞留時間に起きる情報漏えいリスク
  • 回収から処分までの運送中の事後による情報漏えいリスク

処分方法は書類の内容と量で使い分け

シュレッダーと溶解処理にはそれぞれメリット・デメリットがあるため、処分したい書類の内容と量で使い分けることをおすすめします。

例えば、機密情報が載っていて確実に処分したい個人管理の文書はシュレッダー、保管期限が定まった部や課で管理している書類なら溶解処理、と使い分けるとよいでしょう。
ほかにも、少量で頻繁に処分する書類はシュレッダー、大量の書類を一度に処分するなら溶解処理など、シュレッダーと溶解処理をどちらか一方に絞るのではなく、書類の内容や量などからその時にふさわしい処分方法を選びましょう。

確実で安心できるシュレッダー

処分方法を使い分ける場合でも、まずは安心して処分できるシュレッダーが必要です。シュレッダー開発のパイオニアである明光商会の「MSシュレッダー ID-431MCFII」は超極小細断シュレッダーです。細断寸法1×5 mmという極小細断は、紙を圧縮し、縦・横同時にカッターで切り刻むワンカットクロス方式が実現しています。機密書類がチップ状に細断されるため、復元不可で安心のセキュリティです。

大量の書類を一括処分できる溶解処理

大量の書類を簡単に一括処分できる溶解処理は、見えない状況下で処分されるからこそセキュリティ面に強いサービスを選択するのが重要です。大塚商会が取り扱っている「メルティBOX 2」は回収した段ボールを無開梱で処分するだけではなく、細かいセキュリティチェックのもと、お預かりした書類を安全に一括処分します。

処分すべき機密文書はログ管理

シュレッダーや溶解処理の環境を整えても、確実に書類の処分がされなければ意味がありません。機密性の高い書類を扱う場合には「Logキャプチャ NX Plus」がおすすめです。Logキャプチャ NX Plusは、いつ、誰が、何をしたのか、複合機の操作ログ(履歴)を残すことができます。操作ログで機密文書の取り扱いを管理し、情報漏えいを未然に防ぎます。また、この仕組みを社内に周知することによって、社員の書類管理に対する意識を高めることができます。

書類の安全な処分について
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大塚商会では、複数メーカーのシュレッダー機種と溶解処理サービスもあわせてご提供しています。安全・便利に書類を取り扱うための各種ソリューションもご用意していますので、お客様の規模や環境に合わせて最適なご提案を行います。オフィスのお困りごとは、丸ごと大塚商会にお任せください。

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