印刷した書類の処分はシュレッダーと溶解処理で使い分け

シュレッダーと溶解処理にはそれぞれメリット・デメリットがあるため、処分したい書類の内容と量で使い分けることをおすすめします。

例えば、機密情報が載っていて確実に処分したい個人管理の文書はシュレッダー、保管期限が定まった部や課で管理している書類なら溶解処理、と使い分けるとよいでしょう。
ほかにも、少量で頻繁に処分する書類はシュレッダー、大量の書類を一度に処分するなら溶解処理など、シュレッダーと溶解処理をどちらか一方に絞るのではなく、書類の内容や量などからその時にふさわしい処分方法を選びましょう。

処分方法を使い分ける場合でも、まずは安心して処分できるシュレッダーが必要です。シュレッダー開発のパイオニアである明光商会の「MSシュレッダー ID-431MCFII」は超極小細断シュレッダーです。細断寸法1×5 mmという極小細断は、紙を圧縮し、縦・横同時にカッターで切り刻むワンカットクロス方式が実現しています。機密書類がチップ状に細断されるため、復元不可で安心のセキュリティです。

大量の書類を簡単に一括処分できる溶解処理は、見えない状況下で処分されるからこそセキュリティ面に強いサービスを選択するのが重要です。大塚商会が取り扱っている「メルティBOX 2」は回収した段ボールを無開梱で処分するだけではなく、細かいセキュリティチェックのもと、お預かりした書類を安全に一括処分します。

シュレッダーや溶解処理の環境を整えても、確実に書類の処分がされなければ意味がありません。機密性の高い書類を扱う場合には「Logキャプチャ NX Plus」がおすすめです。Logキャプチャ NX Plusは、いつ、誰が、何をしたのか、複合機の操作ログ（履歴）を残すことができます。操作ログで機密文書の取り扱いを管理し、情報漏えいを未然に防ぎます。また、この仕組みを社内に周知することによって、社員の書類管理に対する意識を高めることができます。