領収書や請求書などの書類を複合機でスキャンするときに、PDFファイルにタイムスタンプを付与します。さらに、スキャンしたPDFファイルはそのまま指定したフォルダーに保存できます。
書類の電子化、タイムスタンプの付与、フォルダーへの保存という作業を、いちいちPCから行わずに複合機だけで完結することができるのでとても便利です。
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タイムスタンプで電子化した書類の信頼性を確保！
「いつ」「誰が」「どのようなデータを作成したか」を簡単に証明できる
電子データは常に「改ざん」される危険にされされています。複合機を活用すればスキャンした書類に簡単にタイムスタンプをつけることができ、書類の信頼性を確保することができます。
タイムスタンプを必要とするデータが増えている
タイムスタンプとは、電子データがある時刻に確実に存在していたことを証明する電子的な時刻証明書です。タイムスタンプによる証明は、医療分野でのカルテや記録の真正性を確保する手段として利用したり、知財保護の観点から製造業の図面、特許や開発における記録・アイデアの権利の所在を明確にしておくために利用されています。
タイムスタンプを付与するメリット
- ファイルの存在を証明することができる
特定の日時にその文書（データ）が存在していたことを証明することができます。 - 改ざんされていないことを証明できる
文書（データ）の作成時に、特定の日時以降に改ざんされていないことを証明できます。
複合機のスキャン機能で簡単にタイムスタンプが付与できる！
リコーの複合機と複合機アプリケーション「Quickスキャン タイムスタンプオプション」を連携すれば、複合機の操作パネル上だけでスキャンしたファイルにタイムスタンプの設定ができます。ファイルの保存やメールの送信もそのまま複合機から行えるので、自席のPCに戻って作業する必要がありません。
スキャンと同時にタイムスタンプを付与。そのまま指定したフォルダーに直接保存
複合機でタイムスタンプを付与したファイルを直接メール送信
複合機でスキャンしたタイムスタンプつきのPDFファイルをメールで送信することも可能です。やり方はとっても簡単。複合機の操作パネル上で宛先を指定するだけの簡単操作でメールを送信することができます。
タイムスタンプ付与は
複合機で簡単に行える
複合機でタイムスタンプを付与するなら「Quickスキャン」がおすすめ
紙文書の電子化・保存作業を大幅に効率化できる複合機アプリケーション「Quickスキャン」なら、コピーをとる感覚で紙文書をスキャンし、簡単に指定したフォルダーに保存ができます。
今回ご紹介したタイムスタンプのほかにもクラウド、文書管理など多くの連携ソフトウェア・アプリケーションがあるのでオフィスで役立つこと間違いありません。この機会にぜひご検討してみてください。
さまざまなファイル形式にタイムスタンプを付与したい場合はこちら
電子ファイルにタイムスタンプを付与したい場合は、Ats-Press30がおすすめです。Ats-Press30は「ファイル監視+タイムスタンプ処理自動化ツール」です。
お客様環境のクライアントパソコンやサーバーにインストールすることができ、ファイルを特定フォルダに配置するだけで、自動的にタイムスタンプを付与します。また、通常タイムスタンプを付与することができないパスワード付きのPDFファイルや、Officeファイル・音声ファイルなどにもタイムスタンプを付与することが可能です。改正電子帳簿保存法（電子帳簿保存法電子取引）や知的財産の保護の対応にも利用できます。
【無料】複合機の知恵袋（コラム）がカタログになりました（全28ページ）
複合機とは何か？ 事務・営業・経営の立場から複合機の利用シーンをまとめてご紹介します。
- 複合機でできること
- 意外と知らない便利機能
- 知っていると得をする節約術
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