タイムスタンプで電子化した書類の信頼性を確保!

「いつ」「誰が」「どのようなデータを作成したか」を簡単に証明できる

電子データは常に「改ざん」される危険にされされています。複合機を活用すればスキャンした書類に簡単にタイムスタンプをつけることができ、書類の信頼性を確保することができます。

タイムスタンプを必要とするデータが増えている

タイムスタンプとは、電子データがある時刻に確実に存在していたことを証明する電子的な時刻証明書です。タイムスタンプによる証明は、医療分野でのカルテや記録の真正性を確保する手段として利用したり、知財保護の観点から製造業の図面、特許や開発における記録・アイデアの権利の所在を明確にしておくために利用されています。

タイムスタンプを付与するメリット

  • ファイルの存在を証明することができる
    特定の日時にその文書(データ)が存在していたことを証明することができます。
  • 改ざんされていないことを証明できる
    文書(データ)の作成時に、特定の日時以降に改ざんされていないことを証明できます。

複合機のスキャン機能で簡単にタイムスタンプが付与できる!

リコーの複合機と複合機アプリケーション「Quickスキャン タイムスタンプオプション」を連携すれば、複合機の操作パネル上だけでスキャンしたファイルにタイムスタンプの設定ができます。ファイルの保存やメールの送信もそのまま複合機から行えるので、自席のPCに戻って作業する必要がありません。

スキャンと同時にタイムスタンプを付与。そのまま指定したフォルダーに直接保存

領収書や請求書などの書類を複合機でスキャンするときに、PDFファイルにタイムスタンプを付与します。さらに、スキャンしたPDFファイルはそのまま指定したフォルダーに保存できます。

書類の電子化、タイムスタンプの付与、フォルダーへの保存という作業を、いちいちPCから行わずに複合機だけで完結することができるのでとても便利です。

複合機でタイムスタンプを付与したファイルを直接メール送信

複合機でスキャンしたタイムスタンプつきのPDFファイルをメールで送信することも可能です。やり方はとっても簡単。複合機の操作パネル上で宛先を指定するだけの簡単操作でメールを送信することができます。

領収書・請求書の保存もできる!e-文書法に対応したオプション

2016年度からは電子帳簿保存法の規制緩和で領収書や請求書のスキャナー保存が可能になりました。複合機アプリケーション「Quickスキャン e-文書対応オプション」と連携することで、複合機でスキャンした領収書や請求書をタイムスタンプつきのPDFに変換・保存できます。また、登録されているPDFのタイムスタンプの有効性を調べる一括検証ツールもついているので、改ざんの有無を簡単にチェックできます。

「Quickスキャン e-文書対応オプション」は、低コスト導入が可能、コンサルティングが不要、アプリ提供(領収書・請求書)で導入がしやすく、簡単に運用ができるソリューションです。

タイムスタンプ付与は
複合機で簡単に行える

複合機でタイムスタンプを付与するなら「Quickスキャン」がおすすめ

紙文書の電子化・保存作業を大幅に効率化できる複合機アプリケーション「Quickスキャン」なら、コピーをとる感覚で紙文書をスキャンし、簡単に指定したフォルダーに保存ができます。

今回ご紹介したタイムスタンプのほかにもクラウド、文書管理など多くの連携ソリューションがあるのでオフィスで役立つこと間違いありません。この機会にぜひご検討してみてください。

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