「その書類、まだ紙で保管しますか？」会社の未来を創る、文書管理の新しいかたち

なぜ今、ただの「書類整理」ではなく「文書管理」なのか？

「書類はきちんとファイルして、日付順に並べているから大丈夫」。本当にそうでしょうか。例えば、急ぎで過去の取引に関する契約内容を確認したくなった時、「確かあの棚の、青いファイルのどこかに入っているはず……」と、貴重な時間を探し物で消費してしまった経験はありませんか？ メールにPDFで届いた見積書を、わざわざ印刷して、ハンコを押して、ファイリングするという、当たり前だと思っていたそのひと手間。月に、年に換算すると、どれくらいの時間になるでしょう。

こうした日々の目に見えない時間のロスは、実は氷山の一角に過ぎません。

大切な情報を守り、生かすために

紙の書類は、火事や水害、あるいは盗難といった不測の事態に非常に弱いという側面も持っています。万が一の事態が起きたら、お客様との大切な契約書や、会社の根幹を支える経理情報が、一瞬にして失われてしまうかもしれません。さらに情報は「活用」してこそ価値が生まれます。 書類に書かれている売上や経費、お客様とのやり取りといった一つ一つの記録は、いわば会社の活動の全てがつまった「宝の山」です。しかし、その宝が「紙」という形でバラバラに眠っていては、その価値に気付くことすらできません。

砂浜の中から、手作業で砂金を探し出すのは大変です。しかし、もし最初から砂金だけを集めておけるとしたらどうでしょう？ 文書をデジタルで管理するということは、まさにそのような変化をもたらすのです。

「紙」から「デジタル」へ。働き方と会社の未来はこう変わる

もし、これらの「紙の書類」をパソコンで扱える「デジタルデータ」として管理するようになったら、会社にどのような変化が起こるでしょうか。