重要書類の原本は、安心できる外部倉庫に保管

重要書類の保管に外部倉庫を活用

企業内にある使用頻度は低いが廃棄できない重要書類や、保存義務のある文書の保管には、外部倉庫の活用が最適です。年に一度程度しか参照しない文書の社内保管はオフィススペースを圧迫し、セキュリティ確保も大変な負荷になります。外部倉庫の有効活用は、高いセキュリティの確保とオフィススペースの効率化が出来るだけで無く、BCPへの対応にもつながります。

高セキュリティでBCP上問題のない外部倉庫であることが重要

機密文書を含む重要文書を外部倉庫に保管する場合、高いセキュリティが確保されていることが重要です。外部からの侵入が容易、入退出管理が不十分といった倉庫の利用はお勧めできません。また、BCPの観点からも、紙文書の保管であるため災害に強く以下の要件を満たしている倉庫であることも重要なポイントです。

1. 耐震性が高い
2. 耐火性・耐水性が高い
3. 防湿性が高い
4. 水以外の消火設備も設置されている

原本は外部倉庫で、電子化したファイルを社内で共有

原本は外部倉庫に保管し、社内では電子化した文書を閲覧するという方法が最適です。倉庫に預けても、閲覧が必要になるたびに倉庫から原本を取り出すという手間を省くことができます。

大塚商会の文書管理ソリューションは、高セキュリティで堅牢な外部倉庫にお客様の重要書類を保管します。必要な文書は必要な時に電子化され、暗号化されたPDFファイルで送られるので安心です。

グループウェアを活用した保存・保管

電子化された文書データの保管方法で便利なのが、ASP型のファイル管理サービスです。実際のデータはデータセンターに設置されているハードウェアに保存されますので、BCP対策上も安心です。

ファイルサーバーを整理し無駄を排除

電子化した文書は日々蓄積されファイルサーバーの容量を圧迫します。不要なファイルや閲覧頻度の低いファイルの削除、整理など、ファイルサーバーの定期的なメンテナンスは手間がかかります。サーバーを可視化するツールを活用することでファイルサーバーを簡単に整理・管理することができます。