電子取引とは？ 電子帳簿保存法の改正で変わること

電子取引とは電子データでの取引情報の授受による取引

電子取引とは、取引情報をやり取りする際に、EDI取引や電子メール、インターネットのホームページ、電子請求書に係るクラウドサービスなど、「電子的な方法」を使用した取引のことです。取引情報は、注文書や契約書、見積書、領収書、請求書など、「国税関係書類に通常記載される事項」のことを指します。

つまり、取引で一般的に使用される文書を、書面の受け渡しや郵送ではなく、インターネットを経由してパソコン上のデータでやり取りした場合、その取引は電子取引であると言えるのです。

電子帳簿保存法における電子取引

では、電子帳簿保存法の中で、電子取引はどのように扱われているのでしょうか。

実は、電子取引は、法律が改正する前から「電磁的記録を保存しなければならない」と記述されていました。しかし、条文の末尾に「ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない」という一文が記述されていたため、紙へ印刷したり、マイクロフィルムに記録したりする方法も認められていたのです。

2022年1月から施行された改正では、この一文が削除されたことで、これまで認可されてきた紙やマイクロフィルムでの保存が無効となりました。なお、電子取引の保存要件を満たさない電磁的記録については国税関係書類として認められません。

電子取引の保存要件

電子帳簿保存法では、作成、読み取りしたデータの不正や改ざんを防ぐ目的で、データを保存する方法が取り決められています。電子取引についても同様です。このような保存するための取り決めを「保存要件」と呼んでいます。

電子取引の保存要件は、大きく二つに分けられます。「真実性の確保」と「可視性の確保」です。

法改正の概要

電子帳簿保存法の改正の目的は、社会全体の電子化の流れに合わせ、国税関係の帳簿や書類の電子データ保存をより容易に、しかし厳正に行うことです。今回の改正によりさまざまな条件が緩和されましたが、電子取引に関しては、以下のような改正が行われました。

• タイムスタンプの付与期間が、3営業日以内から「最長2カ月プラスおおむね7営業日」以内に延長
• 検索要件について、記録項目が「取引年月日」「取引金額」「取引先」に限定（ダウンロードの求めに応じられる場合は）
• 隠ぺいや偽装などの行為により生じた申告漏れについて、重加算税が10％加重されるなど、罰則が強化
• 電子取引により発生した電子書類などを紙などに出力して保存するのは無効とし、電子データでの保存を義務化

電子データの保存方法

電子取引データの保存の際にはどのような点に注意すればよいのでしょうか。

「真実性の確保」では、タイムスタンプの付与や改ざん防止、訂正や削除履歴の保存などの機能を持ったシステムが必要です。ただし、「可視性の確保」という観点から見ると、肝心なのは、税務署職員などの求めがあった際に速やかに必要なデータを検索して、開示できることでしょう。

検索に必要な項目が緩和され「日付、取引金額、取引先」のみになったことで、通常のパソコンの保存機能や表計算ソフトなどの機能を利用しての対応も可能です。具体的な例を見てみましょう。

保存用に特定のフォルダーを作成し、ファイル名に一定の規則性を持たせて、検索に必要な「日付、取引金額、取引先」をファイル名に反映します。

例えば、2022年2月15日に A商店から受け取った150,000円の請求書があるなら、「20220215_150000_A商店」というファイル名をつけます。こうすることで、フォルダーの検索機能を使ってすぐにデータを探し出すことができます。もちろん、フォルダーの作成も得意先別や日付別、書類の種類別など、任意で行うことができ、管理も容易になります。

また、普段使用している表計算ソフトを使って、索引簿を作成する方法もあります。国税庁では、このような簡易な方法であっても検索機能を確保していると認めるとしています。

そのほか、業務効率化を図るために、市販の会計ソフトや文書管理ソフトなど、国税関係帳簿や書類を扱う専用のソフトウェアを利用する方法もあります。その際は、導入するソフトウェアが電子帳簿保存法に対応しているものかどうかも確認しましょう。市販のソフトウェアなどが法的要件に適合しているかどうかの認証を行っている「公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）」の認証ソフトウェアを選ぶのが安心です。

国税庁でも、JIIMA認証情報リストを公開し、利用を推奨しています。

複合機・コピー機・プリンター

最近の複合機は、コピーやプリンター機能のほかにスキャン機能がついたものがほとんどです。書面で受け取った領収書やレシートなどの電子化を行うには、スキャナーが不可欠であり、書類の電子化により、ペーパーレス化にも対応できます。
大塚商会では、お客様の用途や希望に合った複合機を豊富なラインアップの中から選び、ご提案します。複合機1台で書面のスキャンを実現できるでしょう。

複合機・コピー機・プリンター

タイムスタンプ製品、タイムスタンプオプション

eValue V 2nd Edition ドキュメント管理

電子帳簿保存法に対応し、JIIMA認証を受けている文書管理システムです。ドキュメントの階層管理や検索機能の充実、更新履歴の管理、複合機との連携による紙データの電子化などが行えます。
データは、属性検索や全文検索など強力な検索機能を使って、すぐに探せるほか、フォルダーや文書単位ごとのアクセス権限設定などセキュリティ対策も万全です。
タイムスタンプオプションを利用することで、タイムスタンプの付与や一括検証なども低コストで行えます。

文書管理システム「eValue V 2nd Edition ドキュメント管理」

5分で分かる！ 改正電子帳簿保存法とは？