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電子契約システム導入で効率アップ! 電子契約システム導入のポイントやおすすめサービスをご紹介

オフィスのデジタル化が推進されている現在では、ペーパーレス化の一部として「電子契約」の導入が注目されています。電子契約システムを使うことで、クラウド上で契約締結を完了でき、コスト削減や業務効率向上などが実現可能です。

しかし、コストパフォーマンスや情報漏えいなどの懸念点から、導入を断念している企業もあるでしょう。そこでこの記事では、電子契約システムの概要や導入のポイント、選び方、おすすめの電子契約についてご紹介します。

電子契約システムとは

「電子契約」は、従来の紙媒体の代わりに、電子データファイルで契約締結を行うことです。ここでは、電子契約や電子契約システムの機能についてご紹介します。

電子契約とは

電子契約とは、電子ファイルをインターネット上で交換し電子署名を行うことで契約締結を行う方法です。電子データファイルは企業のサーバーやクラウドなどに保管されます。
契約は全てオンライン上で行われるため、契約締結の押印や署名に代わって電子署名やタイムスタンプが用いられます。この電子署名やタイムスタンプによって、「誰が」「いつ」「何を」を締結したかが証明できるのです。

なお、印紙税法では、契約書に収入印紙を貼ることで納税を行うことが義務となっています。しかし、電子契約は、取り扱う契約書ファイルが課税対象から除外されており、収入印紙は必要ありません。そのため、収入印紙にかかるコストや印刷代、郵送代などが削減できます。

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電子契約システムの機能

電子契約では電子データファイルで契約を締結するため、改ざんを防いだり、ファイルを暗号化したりといった仕組みが必要になります。そこで用いられるシステムが「電子契約システム」です。

電子契約システム(電子契約サービス)は、クラウド上で安全に契約書ファイルを取り交わす以下のような機能があります。

電子署名

第三者機関(電子認証局・時刻認証局)が発行した「電子証明書」というタイムスタンプを契約書に埋め込むことにより、本人によって契約が締結されたことを証明する機能です。

電子サイン

メールアドレス認証やシステムログなどによって本人確認ができます。

タイムスタンプ

第三者機関「時刻認証局」によって「署名した時間」などの操作日時を記録する機能です。

ワークフロー

契約書やテンプレート作成から稟議(りんぎ)・承認までをシステム内で完結させることができます。

保管機能

原本として保管した契約書ファイルを検索・管理したり、ほかのシステムと連携させたりする機能です。

セキュリティ機能

クラウドとの通信を常時暗号化したり、アップロードされたファイルを暗号化したりして保存します。

電子契約システム導入のポイント

ここでは電子契約システムのメリット・デメリットや、選び方のポイントをご紹介します。

電子契約システムのメリット・デメリット

電子契約システムは、前述した機能によって以下のようなメリットがあります。

コスト削減

紙媒体の契約でかかっていた印紙代や郵送費などが不要になるため、大幅なコストカットが行えます。また、書面でのやりとりで発生する人件費なども削減できます。

業務効率向上

契約書の作成から管理までをクラウド上で行うため、検索・管理が容易になり業務の効率向上を図れます。さらに書類資料の保存場所も必要なくなり、空いたスペースを有効活用できるでしょう。

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コンプライアンス強化

暗号化技術によって不正な複製・改ざんリスクを低減できます。もし不正な変更が契約書に加えられたとしても、ログが残るため、「誰が」「いつ」行ったかがひと目で把握できます。

一方で、電子契約システムには以下のようなデメリットも存在します。

電子契約が認められていない契約書がある

不動産取引における契約書や重要事項説明書など、一部の契約は電子契約が認められていないため、これらの契約は書面で取り交わす必要があります。ただし今後、法改正などによって変わっていく可能性があるので、随時ご確認ください。

取引先への説得や説明

契約書は、自社で作成するだけではなく取引先にも記入してもらわなくてはいけません。取引先によっては、電子契約への理解が得られない場合もあるでしょう。電子契約システムを導入する際には、システムの概要を説明し、メリットを分かりやすく伝えなければなりません。

導入による業務フローの混乱

電子契約システムを導入することにより、社内の業務フローに変更が生じます。紙の書類に慣れていた社員にとっては、戸惑うことも多いはずです。導入前には新たなフローの説明を丁寧に行い、スムーズな移行を目指しましょう。

サイバー攻撃のリスク

電子契約システムのセキュリティが強固とはいえ、第三者からのサイバー攻撃のリスクはゼロではありません。電子契約システムで取り交わす機密情報が漏えいしてしまわないためにも、電子契約システムを選ぶ際には導入実績やセキュリティなどを詳しく確認する必要があります。

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電子契約システムの選び方

ここからは、電子契約システムを選ぶ際に重要な四つのポイントをご紹介します。前述したメリット・デメリットも踏まえながら、自社に適した電子契約システムを見つけましょう。

自社が取り扱う契約書に対応しているか

契約書の電子化が認められているものは、会計帳簿や見積書、納品書などさまざまです。導入する電子契約システムが自社の事業が取り扱う書面に対応できるか、必ず確認するようにしましょう。

強固なセキュリティ対策が施されているか

電子契約システムはクラウド上で全ての契約書を管理するため、情報漏えいや第三者からのアクセスなどのリスクが存在します。そのため、セキュアなネットワークで重要なデータを保護できるシステムを選ぶことは非常に重要です。

コストパフォーマンスに優れているか

電子契約システムの料金プランはさまざまです。多くの電子契約システムでは、基本料金と契約締結(送信件数)ごとの料金がかかります。また、システムやサービスの中には、送信件数については月当たり通数限定ではあるものの無料となるものもあります。自社の締結件数をあらかじめ算出し、最も費用対効果の高いシステムを選択しましょう。

社内外で高い利便性を得られるか

主な電子契約システムでは送信先のシステム登録は不要ですが、登録が必要だったり利用料金が発生したりするケースも存在します。社外に負担をかけるシステムの利用は控え、社内外の双方で使い勝手の良いシステムを選ぶことが継続的な利用につながります。

電子契約でコスト削減!電子契約のメリットとデメリットとは?

電子契約システムのおすすめサービス

ここでは、大塚商会が提供する三つのサービスについてご紹介します。

paperlogic電子契約(ペーパーロジック)

ペーパーロジックの電子契約は、実印に印鑑証明を添える契約書、認印やサインで済ませるものなど、契約に応じて立会人型、当事者型に使い分けが可能なサービスです。

また、ゲスト(契約相手)も電子証明書の取得/利用が可能な特長を持っています。

paperlogic電子契約(ペーパーロジック)

クラウドサイン

「クラウドサイン」は、契約締結から契約書管理まで、電子契約をクラウド上で一元管理できる電子契約サービスです。現時点で5万社以上が導入しています。
各種機能開発では弁護士が監修しており、電子帳簿保存法にも準拠しています。「認定タイムスタンプ」という機能から、「誰が」「いつ」契約を締結したか把握できる仕組みです。

また、クラウドサインは契約書を受け取る側のアカウントが必要ないことも特長です。初めて利用する人も、操作に戸惑うことなく利用できるよう設計されています。

クラウドサイン

eValue V ドキュメント管理連携テンプレート with Adobe Sign

「eValue V ドキュメント管理連携テンプレート with Adobe Sign」は、契約業務プロセスの効率向上を促進する電子契約システムです。社内稟議など文書管理プロセスを全てデジタルで管理するため、テレワーク業務の効率向上を図れます。

電子署名を必要とする文書が登録されると、「Adobe Sign」へ自動的に文書がアップロードされます。ワークフローと連携させ、社内稟議を通過した契約書を自動アップロードすることも可能です。

また、署名依頼中や署名済みなどのステータスを確認することができます。さらにリマインド機能を利用すれば、署名依頼後の停滞も防止できるでしょう。

そのほか、締結済み文書はシステムに自動保存されるため、手元で文書データを管理する必要もありません。クラウド上で管理する文書は安全・確実な状態が保たれ安心して閲覧が可能です。

eValue V ドキュメント管理連携テンプレート with Adobe Sign

電子契約システム導入のご相談は大塚商会まで

この記事では、電子契約の概要から、導入のポイント、選び方、おすすめのサービスまでご紹介しました。
自社に適した電子契約システムを見つけるには、メリットやデメリットを把握しておくことが重要です。コストの削減や業務の効率向上が図れる一方で、サイバー攻撃のリスクや取引先・社内に対する理解を得る必要があることを認識しておきましょう。また、電子契約システムを選ぶ際は、企業で取り扱う契約書の種類や利便性も考慮する必要があります。

電子契約システムの導入支援なら、ぜひ大塚商会へお問い合わせください。

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