インボイス制度の概要とは？ 2023年10月までに企業が行うべき対応を解説

インボイスの意味と制度導入の背景

インボイス（適格請求書）は売り手側が買い手側に対して、適用税率や消費税額等を伝達するために用いられるもの、またはそれらの情報が記載された書類やデータを指します。

インボイス制度の正式名称は「適格請求書等保存方式」です。売り手側は、買い手側から求められたらインボイスの発行・写しの保存を行う必要があります。買い手側は受け取ったインボイスを保存することで正確な仕入税額控除を受けられます。

2019年に導入された「軽減税率」が、新たにインボイスが導入されたきっかけと言えます。それまで消費税は一律で計算できたため、会計の処理はそれほど煩雑なものではありませんでした。ところが軽減税率の導入により、8%と10%の消費税が混在するようになったため、商品の仕入や販売時にケースバイケースで消費税率の変更を行う必要が出てきました。

例えば、同じコーヒーを買う際でも「お店のイートインスペースで飲むケース」と「テイクアウトをするケース」とでは消費税が異なります。

そこで、商品やサービスの正確な税率・税額を記載したインボイスを発行し、経理処理のミスや負担を軽減するための仕組みとして新たに「インボイス制度」が導入されました。一見売り手側のみに関係ある制度に見えるかもしれませんが、買い手側も発行されたインボイスを要件どおりに保存すると控除を受けられるため、双方が仕組みを把握する必要があります。

インボイス制度の開始はいつから？

インボイス制度の導入は2023年10月1日からですが、売り手・買い手双方が事前に準備を進める必要があります。まず、売り手側はインボイスを発行するために「適格請求書発行事業者」として登録しなければなりません。

2023年10月1日にインボイスを発行できるようになるためには、2023年3月31日までに手続きを行う必要がありましたが、「令和5年度税制改正大綱」により2023年9月30日まで延長されました。また、免税事業者が2023年10月2日以降にインボイス発行事業者の登録を受ける場合は、登録申請書に登録希望日（提出日から15日以降）を記載すれば、その登録希望日から登録を受けられることになりました。

なお、買い手側もインボイスの保存方法を検討しなければならないため、売り手側の取引先とインボイスの発行方法について協議する必要があるでしょう。

政府は電子データのインボイスも有効であると認めていますが、実際に導入するかどうかは各事業者の判断に委ねられています。電子データの場合、保存スペースを取らない利点がありますが、導入システムの互換性の問題などもある影響から、早いうちから準備を進めておきましょう。

区分記載請求書とは？

まず、現行の制度で用いられている「区分記載請求書」は、軽減税率制度が導入された2019年10月1日より運用が開始されました。従来の請求書等の記載項目である取引内容や金額のほかに、「軽減税率の適用商品であること」と「それぞれの税率で計算した対価の金額」の項目が追加で記載されるようになりました。

区分記載請求書の発行は義務ではなく、買い手と売り手双方の同意があれば、必ずしも交付する必要はないとされています。また、10%のみの税率を扱う企業に対しては、区分記載請求書の書式でなくても差し支えありません。

区分記載請求書の適用は2023年9月30日までとなっており、インボイス制度導入までの経過措置という点に留意しておきましょう。

インボイス（適格請求書）とは？

一方、適格請求書の書式には区分記載請求書の内容に加えて、「インボイスを発行する事業所の登録番号」「各製品やサービスの適用税率および税率ごとの合計額」「それぞれの税率による消費税額」の記載が求められるようになりました。登録番号は前述のとおり、適格請求書発行事業者として登録した事業者のみに与えられます。

「請求書」という名称ではありますが、以下に記載した6つの内容をすべて網羅することで、請求書だけでなく納品書や領収書などの書類も適格請求書として扱うことができます。

1. インボイス発行事業者の氏名または名称および登録番号
2. 取引年月日
3. 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
4. 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および適用税率
5. 税率ごとの消費税額等（端数処理は一インボイス当たり、税率ごとに１回ずつ）
6. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

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適格請求書発行事業者として登録する

売り手側の準備としては、まず「適格請求書発行事業者」の登録申請を済ませましょう。郵送とe-Taxの2種類の申請方法が挙げられます。

郵送の場合、登録申請書のフォーマットをダウンロードし申請書を作成して、各事業所の管轄内にあるインボイス登録センターに送付します。

オンライン申請の場合は、ソフトウェアのインストールが必要な「e-Taxソフト」、インストール不要で個人事業者が利用できる「e-Taxソフト（WEB版）」、同じくインストール不要かつ法人も利用可能な「e-Taxソフト（SP版）」の3種類から選んで申請できます。

なお、登録申請後に審査を通過する必要があるため、登録申請はなるべく早めに済ませておくことをおすすめします。

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インボイスに対応した経理システムなどの導入

先ほど触れたとおり、インボイスの保存方式と現行の区分記載請求書等の保存方式は記載項目や内容が異なります。そのため、新たにインボイスに対応したシステムの導入を考えている方もいるのではないでしょうか。また、すでに何らかのシステムを導入している場合は、現行のシステムや業務フローのままでは運用に支障が生じる場合があるため注意が必要です。

例えば、インボイス制度では、免税事業者や適格請求書発行事業者以外との取引による仕入分に関しては、原則として仕入税額控除が適用されません。このため、適格請求書とそうではない請求書とを区別して管理することが求められます。新たにシステムを導入する場合はどのようなものが適しているのか、早めに検討を進めることが重要です。また、現在のシステムを使う場合は、インボイス制度に自社のシステムが対応しているのか、もしくは今後アップデートが行われる可能性があるのかを事前にチェックしておきましょう。

フォーマットは、自社のビジネスモデルに合わせて適格請求書とする書類を決定します。基本的には請求書で問題ありませんが、請求書と納品書など、双方の書類の関連性が明確になっている場合は、合わせて一つの適格請求書とすることも可能です。なお、フォーマットの変更はインボイス制度の導入時期に合わせる必要はなく、準備が整い次第順次切り替えをしても問題ありません。

適格請求書の発行

適格請求書発行事業者として認定されると、各企業それぞれに登録番号が割り振られます。適格請求書の発行義務があることを示すこと、そして適格請求書発行の要件を満たすために、請求書と納品書それぞれに登録番号を記載します。さらに、「適用税率」「税率ごとに区分した消費税額等」の記載に対応し、こちらも適格請求書としての要件を満たします。

適格請求書事業者番号の検索

インボイス制度の導入後は、取引先が適格請求書発行事業者であるかどうかを事前に確認するプロセスが必要です。手作業では時間のかかるプロセスですが、SMILEシリーズでは登録済みの法人番号を基に情報を取得し、適格請求書発行事業者に登録しているかどうかの確認が素早く行えます。なお、検索した企業情報は仕入先マスターにセットされるため、入力の手間を省けます。

経過措置への対応

適格請求書発行事業者以外の仕入税額控除は原則、認められていませんが、インボイス制度実施から6年間は経過措置が設けられます。イレギュラーな会計業務の対応が求められるケースになりますが、元帳や仕入先台帳等で経過措置取引である旨を記載し対応を図ります。

大塚商会ではこのほかにも、多彩な内容のソリューションでお客様の困りごと・課題をサポートしています。インボイス制度の対応でお困りの方は、ぜひ大塚商会までご相談ください。

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