事務作業を自動化し創造的業務への時間を創出

代表取締役の小杉 啓生氏は、「コロナ禍では巣ごもり需要の追い風でタオルを購入するお客様が増え、業績は好調でした。反面、日常使いのタオルは価格がある程度決まっているので、利益率を上げにくい側面があります。そこでここ数年は、価格を自由に設定できるように、既存のタオルの概念にとらわれない新たな商品作りにも注力しています」と語る。

その一例が、鞄などにさげて持ち運べる “身に着ける”タオル「Mikketa（ミッケタ）」だ。新たなチャレンジを応援するサービス「Makuake」で2021年に先行商品発表を行ったところ、サポーター347人から100万円を超える応援購入を獲得。2022年には自社ECショップ「we LiOru （ウィーリオル）」を開設し、「Mikketa」の新バージョンなどの販売を促進。2024年の東京インターナショナルギフト・ショーでは、30歳以下の若手チームが企画開発した商品を出品し、新たな需要を喚起している。

小杉善は、数十年前に大塚商会からオフコンベースの販売管理システムを導入したことをきっかけに、実質的なIT活用をスタートさせた。その後、基幹業務システム『SMILE BS 2nd Edition 販売／会計／給与』へバージョンアップ。その際、入出庫在庫管理システム『ORBIS-VI 倉庫管理』、輸入業務管理システム『TOSS-SP』、商品情報管理データベース『eBASE』を導入し、それぞれのシステムを連携して活用できる本格的な業務基盤を整えた。

さらに、第三者の視点から物流業務の課題を抽出し、解決策を導き出すために大塚商会に物流コンサルティングを依頼。倉庫内のロケーション管理やバーコードによる棚卸業務を実現することで業務の効率化を図った。以来、誰にでもできるような定型的な事務作業は極力システムに任せ、商品企画など創造的な業務に多くの時間を費やしたいというスタンスで、社内システムの導入と活用を進めている。

「一日の限られた就業時間内で、いかに事務効率を上げて創造的な業務に多くの時間を割けるかどうかがシステム活用の重要なポイントです。社内のシステムをきちんと整備することで、パートや派遣社員だけで事務作業を完結できるようにすることが最終的な目標です」（小杉氏）

その後、Windows OSの更新に合わせて、2019年9月に『SMILE V 販売／会計／給与』へ、2023年3月に『SMILE V 2nd Edition 販売／会計／⼈事給与』へバージョンアップ。純国産のRPAツール『たよれーる WinActor』や、統合型グループウェア『eValue V 2nd Edition』も新たに導入し、さらなる業務改善を推し進めている。

「大塚商会さんをITパートナーに選定した理由は、中小企業向けの使いやすいシステムを数多く取り扱っていることと、それらを連携させることで煩雑な事務作業を軽減できることです。そのうえ、こちらの要望を全て聞き入れていただき、いつも的確な解決策を提案してくださるので、とても頼りになります」（小杉氏）

小杉善は、以前からさまざまなシステムを連携して活用していたが、2019年と2023年にSMILEシリーズをバージョンアップした後も、特に不具合が生じることなく継続的に活用している。その反面、経理業務や物流業務は、ITに詳しいシステム管理者がいなかったので、本来の機能を十分に活用しきれず、ほかの部署に比べてデジタル化が遅れていた。

そうした中、2019年に管理部 部長として入社した寺田 丞氏が、経理業務と物流業務のIT活用の旗振り役となり、デジタル化が一気に進展した。

「当時は、販売管理と会計のシステムに、それぞれデータを手入力して運用している状態でした。そのため、まずは販売管理と会計のシステムを連携させて、データを一元管理する取り組みから始めました。その結果、二重入力の無駄がなくなり、必要なデータを必要なときに取り出せるようになりました」（寺田氏）

その後、人事給与システムも再整備し、パート社員の時給計算などがミスなく効率的に行えるようになった。