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経理業務のデジタル化を進めたいものの、手続きや制度が煩雑で実現できずにいる経理担当者の方、個人事業主の方もいるのではないでしょうか。
そこで注目したいのが、2022年1月から施行された電子帳簿保存法の改正です。これにより、国税関係書類のスキャナ保存の要件が緩和され、さまざまな企業でスキャナ保存制度を取り入れやすくなりました。
この記事では、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の概要やメリット、導入時の注意点、国税関係書類のスキャナ保存をサポートするおすすめのソリューションをご紹介します。
スキャナ保存制度は電子帳簿保存法に密接に関わる制度です。経理業務のデジタル化を図るためにも、電子帳簿保存法およびスキャナ保存制度について正しい知識を身に付けましょう。
ここでは、スキャナ保存制度の概要と、その対象となる文書について解説します。
そもそも電子帳簿保存法とは、各税法で原則として紙での保存が義務付けられている帳簿や書類について、一定の要件を満たしたうえで電子データやスキャナーによる保存を可能とする法律のことです。電子帳簿保存法上、電子データによる保存は「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3種類に区分されています。
電子帳簿保存法で定められた保存方法の一つであるスキャナ保存制度は、取引先から受け取った請求書や国税関係書類（決算関係書類を除く）を一定の要件の下で保存できる制度です。
スキャナ保存と混同しやすい保存方法として、電子取引が挙げられます。電子取引は電子データを介して行った取引情報をデータで保存する方法です。具体的には、電子メールやWebからのダウンロード、EDIシステムを使用する取引が該当します。
これに対し、スキャナ保存は紙で受信、作成した書類を画像データで保存する方法という点で異なります。
スキャナ保存制度を含む電子帳簿保存法は、時代に応じて改正されており、徐々に事業者が導入しやすい形になりつつあります。2022年1月に施行された改正では、スキャナ保存の要件がさらに緩和されました。その概要は以下のとおりです。
改正前は原本とスキャナ保存した内容が一致しているかの確認のため、スキャニング処理を完了した原本書類を一時保管することが義務付けられていました。しかし、改正後は、スキャンが正しくされていることが確認できればその時点で原本書類の廃棄が可能となっています。
事前承認制度が廃止されましたが、改正前に税務署長の承認を受けてスキャナ保存を行っていた場合、改正後の要件でスキャナ保存を行うためには、原則として承認を取りやめる届け出の提出が必要です。改正後の要件でスキャナ保存を開始した日を適切に管理・記録し、税務調査時に説明できる場合は、承認を取りやめる届け出の提出は不要です。
電子帳簿保存法の改正の詳しい対応方法については「電子帳簿保存法改正のポイントと具体的な対応方法」の記事をご参照ください。
スキャナ保存可能な書類は、取引相手から受け取った請求書や領収書などで、具体的には以下のとおりです。各書類の写しも対象となります。なお、国税関係帳簿、棚卸表や貸借対照表などの決算関係書類は対象とはなりません。
| 重要書類（重要度・高） | 重要書類（重要度・中） | 一般書類（重要度・低） |
|---|---|---|
| ・契約書 ・領収書 | ・預り証 ・借用証書 ・預金通帳 ・小切手 ・約束手形 ・有価証券受渡計算書 ・社債申込書 ・契約の申込書 （定型的約款なし） ・請求書 ・納品書 ・送り状 ・輸出証明書 | ・検収書 ・入庫報告書 ・貸物受領証 ・見積書 ・注文書 ・契約の申込書 （定型的約款あり） |
参考：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】／国税関係帳簿書類のスキャナ保存の区分」
電子帳簿保存法においては、データの改ざんを防止する観点から「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められるため、保存に関するさまざまな要件が定められています。
スキャナ保存する際の適用要件は以下のとおりです。書類を読み取る際は、「スキャナー」や「複合機」などの機器を使用しますが、一定水準以上の解像度での読み取りが可能であれば、スマートフォン、デジタルカメラの使用も可能です。
| 要件 | 重要書類（決算関係書類以外の国税関係書類） | 一般書類（資金や物の流れに直結・連動しない書類） |
|---|---|---|
| 入力期間の制限 | 〇 | 適時入力 |
| 一定水準以上の解像度 （200dpi以上）による読み取り | 〇 | 〇 |
| カラー画像による読み取り ※赤・緑・青それぞれ256階調（約1677万色）以上 | 〇 | カラー画像ではなくグレースケールでの保存可 |
| タイムスタンプの付与 | 〇 | 〇 |
| 解像度および階調情報の保存 | 〇（令和6年1月1日以後不要） | 〇（令和6年1月1日以後不要） |
| 大きさ情報の保存 | 〇（受領者が読み取る場合、A4以下の書類の大きさに関する情報は保存不要） | 不要 |
| バージョン管理 （訂正または削除の事実および内容の確認） | 〇 | 〇 |
| 入力者等情報の確認 | 〇（令和6年1月1日以後不要） | 〇（令和6年1月1日以後不要） |
| スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持 | 〇 | 〇（令和6年1月1日以後不要） |
| 見読可能装置 (14インチ以上のカラーディスプレイ、 4ポイント文字の認識等)の備え付け | 〇 | 一般書類の場合、カラー画像ではなくグレースケールで保存する場合はカラー対応不要 |
| 整然・明瞭出力 | 〇 | 〇 |
| 電子計算機処理システムの 開発関係書類等の備え付け | 〇 | 〇 |
| 検索機能の確保 | 〇 | 〇 |
なお、令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しにより、2024年1月1日以後にスキャナ保存が?われる国税関係書類については、入力者等情報および、解像度、階調、大きさに関する情報の保存が不要となりました。また、帳簿との相互関連性の保持は重要書類に限定されます。
参考：
スキャナ保存を利用すると、以下の三つのメリットを得られます。
契約書や請求書、領収書など国税関係書類は、法令で7年間の保存が義務付けられています。膨大な書類をこの期間保存するためには、保管スペースや保管に伴うコストが必要です。スキャナ保存であれば要件を満たすことで紙の原本を廃棄できるため、保管スペースや保管コストの削減が可能です。
電子保存であれば、取引先からの問い合わせ時に検索をかけて該当情報を即座に探し出すことができたり、請求書を顧客コード順にとじる作業を削減できたりします。電子取引データと合わせて一元管理ができ、共有しやすく検索性が上がることから、業務効率が改善されます。その結果として、本来の業務に集中でき、生産性の向上を図れるでしょう。
経理業務は、紙やハンコの文化、銀行に出向く必要性、業務の属人化などの問題から出社の必要がありましたが、デジタル化が進めば社外からの承認手続きが可能です。その結果、経理担当者の方はテレワーク環境でも作業しやすくなります。
スキャナ保存を導入する際のデメリットや注意点は以下のとおりです。
スキャナ保存を導入することによって、今までの業務内容がどのように変化するかの見通しや、変化に応じた配置転換の必要性など、十分な準備をする必要があります。計画が不十分だった場合、専用ソフトウェアやサービスの導入費用が人件費を上回ってしまう可能性もあります。また、電子保存と紙保存とが混在する煩雑さから、全て紙の書類に戻すことになるなど、逆ペーパーレス化を引き起こす恐れもあります。
情報漏えいやデータ、画像の改ざんなどデジタル化ならではのセキュリティ対策が必要となります。また、システム障害や入力ミスなど不測の事態にも備えておかなければならないでしょう。適用要件を満たしていない場合や不正があった場合は加重措置を受けることになるため、十分な注意が必要です。
これから経理業務のデジタル化を検討している経理担当者の方や個人事業主の方におすすめしたいのが、大塚商会が提供するソリューションです。ここでは、国税関係書類のスキャナ保存をサポートするサービスをご紹介します。
「複合機連携」による紙文書の電子化、高度な「検索機能」でのナレッジ発掘、「セキュリティ機能」による印刷や持ち出しの制御など、安全な文書共有を実現するシステムです。
取引先から紙で受領する請求書や領収書のスキャナ保存はもちろん、電子取引データの保管など電子帳簿保存法に対応しています。
また、属性検索や全文検索といった強力な検索機能で目的の文書を素早く入手できるほか、フォルダや文書単位のアクセス権限設定など、万全なセキュリティで文書管理が可能です。
この記事では、電子帳簿保存法で定められた保存方法の一つであるスキャナ保存制度の概要やスキャナ保存導入のメリット、デメリットについてご紹介しました。
2022年1月施行の改正法により、経理担当者の方や個人事業主の方の負担軽減につながる要件が緩和されましたが、それに伴い不正があった場合の重加算税が加重されました。繰り返しの改正に対応するためにも、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入を検討しましょう。
電子文書サービスの導入をお考えのご担当者様は、多様なご要望に合わせた豊富な運用、管理ソリューションを持つ大塚商会へお問い合わせください。
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