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溶解処理がおすすめ!企業の機密書類を処分する方法

溶解処理は手間をかけずに確実に機密書類を処分できる

溶解処理は企業の機密書類や文書を面倒な手間をかけることなく確実に処分できます。バインダーやクリップ留めされた状態のままでも処理が可能なため、近年利用する企業が増えています。

社内に存在する機密文書(機密書類)とは?

会社には、マイナンバーなどの個人情報や顧客情報、人事や採用、経理に関する文書など、一般的な書類から重要書類までさまざまな書類が存在しています。中でも社外、あるいは部外に見られてはいけない「機密文書(機密書類)」は、内容や適用範囲によって「極秘文書」「秘文書」「社外秘文書」「部外秘文書」などに分けられ、取り扱いや処分には細心の注意をする必要があります。

極秘文書

機密性が非常に高く、社内でも限られた人しか見ることができない重要な文書です。漏えいにより会社の経営や利益に損害を与える恐れがあるため、書類の保管や処分などの管理を厳重にする必要があります。

秘文書

極秘文書ほどではないものの、関係者以外には知らせてはいけない重要度の高い情報を含む文書です。会社の重要な戦略や業績、人事情報などが記載された文書です。

社外秘文書、部外秘文書

社内だけで共有が可能な文書です。調査や統計資料など社外に出してはいけない情報が記載された文書などで、部内だけで共有を行う部外秘文書もあります。

機密文書の処分方法を比較!「シュレッダー」と「溶解処理」の違いとは?

機密文書の処分は、情報漏えいを防ぐためにも再現不能な状態にして処分することが重要です。安全に機密文書を処分するには「シュレッダー」と「溶解処理」2つの方法があります。

シュレッダー

シュレッダーはすぐに処分できるという手軽さがあります。枚数が少なければそれほど時間もかかりません。また、自らの手で確実に裁断し確認できるため処分の安心感があります。

一方でシュレッダーは大量の枚数を処分する場合には向いていません。バインダーやホチキス、クリップ、紐などで綴(と)じられている場合は全て外すという作業が発生するため、時間と手間がかかります。

溶解処理

溶解処理による処分は面倒な手間をかけずに処分することができます。処分書類は水を使って溶解処理を行いますが、業者によってはバインダーやホチキスなどを外さなくても処理できるため、書類が大量でも処分作業に時間をとられることはありません。

溶解処理のデメリットとしては、専用の設備での処理となるため自社で処理を行えず、業者に処分作業を委託する必要があることです。業者によっては信頼性やセキュリティ対策に差があるため、情報漏えいの心配が生じることがあります。

溶解処理のメリット

一般的な溶解処理による処分は「手間がかからない」ことが一番のメリットとして挙げられます。さらにシュレッダーに比べて「処分コストを抑えられる」「再資源としてリサイクルできる」などがあります。

バインダーやクリップのままでもOK。いちいち外す必要なし。

シュレッダーは意外とコストがかかっている。

シュレッダーよりも地球にやさしくリサイクルしやすい。

シュレッダーと溶解処理のコスト比較

溶解処理はシュレッダーに比べて処分費用を抑えることができます。溶解処理はシュレッダー購入、保守費用、電気代がかからないため、1カ月20袋程度シュレッダー処理している事務所では月額約8,600円、3カ月換算で25,917円の経費削減になります。(注1)

  • (注1)大塚商会の溶解処理サービス「メルティBOX」を使用した場合のコスト比較

シュレッダーと溶解処理のコスト比較(費用計算根拠、価格は全て税別)

項目メルティBOX
(タイプW)
シュレッダー
小型シュレッダー(注2)019,800
シュレッダー保守料(注3)06,249
電気代(注4)0813
細断処理・くず交換(注5)08,000
ゴミ代(注6)05,700
溶解処理費用(注7)12,0000
段ボール(注8)1,6450
箱組立、封印(注9)1,0000
合計14,64540,562
  • (注2)月額6,600円×3、小型シュレッダー35万円(リース料率1.9%)
  • (注3)25,000円(年間)÷12×3カ月
  • (注4)消費電力(720W)271 円×3カ月
  • (注5)時給2,000円×4H (240分)400枚20袋×3カ月×0.6秒(10枚重ねて投函)
  • (注6)200kg×28.5円(東京都廃棄処理費用)運搬費含む
  • (注7)メルティBOX10箱×1,200円 200kg
  • (注8)段ボール10箱
  • (注9)時給2,000円×1箱3分×10箱

溶解処理サービスなら大塚商会の「メルティBOX」がおすすめ!

溶解処理サービス「メルティBOX」とは、日々発生する機密書類や大量の文書をダンボールで回収、開梱することなくそのまま溶解処理し、リサイクルに活用するサービスです。

バインダーに綴(と)じられていた書類もそのまま箱に入れるだけで処分可能。溶解処理が完了したら、機密処理抹消の証明書を発行します。

1箱1,200円(税別)の低価格で、ご利用は1箱から可能です。

溶解処理サービス「メルティBOX」

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