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大塚商会 インサイドビジネスセンター

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文書管理ソリューションは使いやすさが重要

せっかく文書管理ソリューションを導入しても、使い続けなければ意味がありません。文書管理ソリューションを全社で継続的に活用していくためには、必要な機能と共に、使いやすさが重要なポイントになります。

紙時代と同じような手順で文書を管理

機能と使いやすさのバランスが重要

専門的な知識がなければ使えないというシステムでは、どれほど高機能であっても、宝の持ち腐れになりかねません。これまでキャビネットに保管されていた文書をバインダから取り出すように操作できたら、特別な勉強をすることなく電子文書の利用が簡単にできます。

見た目が大事

キャビネットに保存されているバインダは、種類や担当部署ごとにラベルの色が変えられている、あるいは、バインダの色そのものも変えられているかもしれません。キャビネットを開けた瞬間に、探している文書がどのバインダにとじられているのか、一目で分かるでしょう。電子文書管理の世界でも、このような仕組みが実現しています。

ぱらぱら検索も利用者には有効

文書を検索する場合、対象となる文書が明確に分かっている場合は、検索キーを入力することになります。ただし、一定期間の文書を閲覧するようなケースでは、該当する文書がとじられているバインダを開き、ぱらぱらめくるように確認できたら複数のキーワードを入力するより効率的な検索ができるはずです。

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キャビネットと同様の感覚で文書を管理・閲覧・共有
(楽2ライブラリ)

楽2ライブラリのクライアントサーバ用のバージョンです。身の回りにあふれている文書も、ワンタッチで簡単に取り込むことができます。

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