年賀状の大量印刷も複合機やプリンターが大活躍

年賀状の宛名印刷からデザイン印刷まで1台で完結

複合機やプリンターで年賀状印刷が簡単にできることをご存じでしょうか。年賀状に宛名印刷からデザイン印刷まで、1台あれば完結できます。便利な年賀状印刷の方法をご紹介します。

年末の「年賀状印刷」における課題

年賀状印刷を外注する手間とコストがかかっていませんか?

年賀状印刷はデザイン印刷から宛名印刷まで、まとめて印刷会社に発注することができます。便利ではありますが、宛名リストを印刷会社指定のフォーマットで用意したり、印刷にかかわる作業をお任せで印刷会社に依頼した分、費用も必要になったりと思ったより手間やコストはかかっていませんか。

宛先情報の正誤確認に苦労した経験はありませんか?

顧客や取引先の住所録をエクセルに入力して管理する場合、データが壊れてしまったり、どれが最新のデータなのか分からなくなってしまったりするリスクもあります。最新のデータでなければ、新規に追加した人のデータがなく送付されていなかったり、反対に削除したはずの宛先にまた送付してしまったりする危険もあります。宛先情報の正誤確認に苦労した経験はありませんか。

複合機やプリンターにある機能やソフトウェアを活用すれば、宛先となる住所録の管理から宛名印刷、デザイン印刷まで、もっと簡単に、もっと安く年賀状の作成ができます。

OCRを活用して、宛先を管理する

OCR(Optical Character Reader)という文字認識機能で、名刺に記載されている顧客情報をスキャンし、名刺管理ソフトやサービスに登録するだけで、データ化されます。データ化された名刺情報が住所録として管理でき、年賀状の宛名印刷に活用することが可能です。

複合機のスキャン機能を活用して名刺を電子化

複合機と連携した名刺管理のソフトウェアを利用すると名刺を簡単に電子化して管理できます。複合機のスキャン機能を使って、名刺に記載されている社名や住所、名前、メールアドレスなどを文字認識(OCR)することでテキストデータに変換。データベースで管理、検索ができます。

名刺管理と電子化のソフトウェア連携で高度な名刺管理を実現

名刺管理ソフトウェアでは、名前や会社名の検索はもちろん、同一人物の名刺が複数登録してあっても自動で名寄せを行い、一人の人物情報として最新の情報管理・共有をすることができます。

複合機やプリンターで宛先を印刷する

複合機やプリンターは、郵便局が販売する年賀はがきに宛名印刷をすることができます。複合機で印刷する場合はトナーでの印刷になりますので、インクジェット紙ではなく普通紙もしくは再生紙の年賀はがきを使用しましょう。

複合機なら社内での少量印刷が可能

複合機やプリンターには、通常のコピー用紙以外にもはがきや名刺のような厚紙をはじめ、封筒のような袋状のもの、クリアファイルのような紙以外への印刷など、特殊用紙への印刷ができるものがあります。こうした印刷は通常、印刷業者などに外注することが多いですが、複合機やプリンターを活用することで、自社ではがきや名刺など、必要な数だけ少量からでも対応することが可能です。また、いざ大量に必要な場合でも用紙などの資材費のみで作成できます。

データベースとの連携で簡単宛名印刷

複合機で宛名印刷を行う場合、手差しトレーから印刷を行うよう設定したり、紙を厚紙やはがきなど、用紙を指定したりする作業が必要になります。宛先印刷には住所録のデータベースが必要ですが、「やさしく名刺ファイリングPro」なら、筆ソフトと連携しているため、取り込み可能なファイル形式で出力でき、宛名印刷がより簡単にできます。また、データの取り込みは名刺だけでなく、はがきの差出人部分を自動で判別し、スキャンした氏名や住所などをデータベースに保存することも可能です。

年賀状の裏面(デザイン面)を印刷する

裏面のデザインは、郵便局が無料で配布する「はがきデザインキット」などを使って簡単に作成することができます。テンプレートから素材を選ぶだけでも作成できるほか、画像やイラストを取り込んだり、テキストも打ち込めたりするため、思い通りのデザインを作成できます。

デザインした裏面は複合機で簡単に印刷することができます。ただし、複合機で印刷する場合はフチなし印刷はできません。

年賀状印刷や
名刺管理の
ご案内

大塚商会の年賀状印刷・名刺管理関連ページをご紹介

複合機やプリンターがあれば、年賀状印刷は思っている以上に簡単にできます。名刺の電子化や名刺管理、宛名印刷など、ご興味がありましたら下記のページもあわせてご参照ください。

具体的な製品をお探しの方は、下記のページをご参照ください。

そのほか、名刺管理に関連した記事や紹介ページをご紹介

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