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電子化文書の管理にはASPドキュメント管理サービスが便利

電子化された文書の管理には、情報共有だけでなく、閲覧権限などのセキュリティや回覧機能があると便利です。ASP型のグループウェアが持つドキュメント管理サービスを有効活用することで、電子化文書を効率的に管理することができ、BCPへの対応にもつながります。

グループウェアが持つ文書管理機能を有効に活用

多彩な機能を提供してくれるグループウェア

グループウェアには多くの機能が盛り込まれています。その中で文書管理と密接な関係を持つ機能に、下記が挙げられます。

  • 報告書やレポートの提出、回覧機能
  • ファイルやドキュメントの共有
  • セキュリティ機能

もちろん、メール、スケジュール、ワークフローなどの機能もありますが、グループウェアの持つこれらの機能を活用することで、使いやすい文書管理システムとしても利用可能です。

複合機との連携で、発生から始まる文書データのライフサイクルをサポートするグループウェア

グループウェアの中には、複合機と連携することで、文書の自動登録をサポートしている製品があります。この自動登録機能を複合機と連携させることで、紙文書と電子データをまとめて登録できます。

不要なファイルの削除で、サーバー利用の最適化を実現

デジタルデータも整理整頓で、リソースの最適利用を促進

デジタルデータは紙文書に比べて保存場所を取りません。しかし、これは、物理的なスペースを考えた場合のことです。実際にはデータが保存されているハードディスクのスペースを占有することになります。ハードディスクの容量を事務所の面積として考えれば、利用頻度の低いデータは、ハードディスクから削除することを考えるべきでしょう。デジタル化されたとはいえ、限りある資源を有効に使いましょう。

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